IA nas compras do Protheus: o que já vem no ERP e onde entram os agentes

Buscar por IA nas compras do Protheus devolve dois tipos de resposta: o que a TOTVS já embarca no ecossistema e o que fornecedores de nicho oferecem por cima. As duas coisas coexistem e resolvem problemas diferentes. Este artigo separa uma da outra, sem prometer o que cada recurso faz, e mostra por onde começar quando o objetivo é tirar trabalho manual da fila de compras.

Os exemplos numéricos são ilustrativos e servem para mostrar mecânica, não resultado.

O que a TOTVS já oferece de IA no ecossistema

A TOTVS vem incorporando inteligência artificial ao Protheus e ao redor dele. De forma geral, os recursos se agrupam em três famílias.

Insights e painéis. Indicadores de compras, dispersão de preço, fornecedores com atraso e gasto por categoria, apresentados de forma que o gestor não precise montar relatório. É visibilidade sobre o que já aconteceu.

Previsões. Modelos que estimam demanda, consumo e necessidade de reposição, ajudando o planejamento a antecipar solicitações em vez de reagir a elas.

Assistentes. Interfaces em linguagem natural para consultar dados do ERP, tirar dúvidas de uso e navegar em rotinas. Encurtam o caminho até a informação para quem não vive dentro do sistema.

A documentação oficial desses recursos está no TDN, o portal técnico da TOTVS, e na Central de Atendimento. Vale consultar o que está disponível para a versão e a release instaladas, porque o pacote muda com frequência. Sobre a relação entre o ERP e a estratégia de compras, veja a página sobre TOTVS.

O que esses recursos resolvem e o que continua manual

Os três grupos atacam o mesmo problema: falta de visibilidade. Antes deles, saber que um item foi comprado a dez preços diferentes exigia extrair tabelas e montar planilha. Agora essa informação chega pronta. É um ganho real.

O que não muda é a lista de tarefas que fica com o comprador depois de olhar o painel:

• Cotar. Selecionar fornecedores, enviar a cotação (MATA150), receber e digitar as respostas, analisar no mapa (MATA160).
• Negociar. Escrever ao fornecedor, argumentar com o histórico, esperar a contraproposta.
• Emitir o pedido de cauda. Transformar a cotação vencedora em pedido (MATA120 ou MATA121) e acompanhar a liberação na alçada.
• Cobrar fornecedor. Lembrar quem não respondeu, quem atrasou, quem entregou parcial.

Exemplo ilustrativo: uma central com 800 solicitações de compras por mês, em que 600 são de valores abaixo de R$ 5.000. O painel mostra que 40% dessas 600 saíram com preço acima do menor já praticado. A informação é boa. Ainda assim, alguém precisa cotar as 600. Esse é o espaço em que os agentes de IA para compras entram, e é diferente do espaço dos painéis.

O que é um agente de IA operando dentro do Protheus

Um agente é um software que recebe um objetivo, usa ferramentas para alcançá-lo e para quando a decisão sai dos limites definidos. Em compras no Protheus, o ciclo tem quatro passos.

Lê a solicitação aprovada. O agente monitora as solicitações de compras (SC, rotina MATA110) liberadas na alçada e identifica o item pelo código e pela descrição normalizada.

Consulta o histórico. Busca os pedidos anteriores do mesmo item na tabela de itens de pedido (SC7), em todas as filiais, e calcula o menor preço praticado com filtro de registros fora do padrão. Esse piso é a referência da negociação.

Negocia. Envia cotação a fornecedores homologados, lê as respostas em qualquer formato, faz contraproposta com base no piso e fecha quando o valor cabe na regra do comprador.

Escreve o pedido no ERP. Cria o pedido de compra via API REST do Protheus ou ExecAuto, como um usuário faria. O pedido passa pela alçada de aprovação e pela liberação de documentos (MATA094) como qualquer outro. Nada é gravado direto no banco.

A diferença entre agente e assistente está no último passo. O assistente responde; o agente executa e devolve o registro. Sobre como isso se encaixa no dia a dia da área, veja a página sobre Protheus.

Governança e auditoria

Agente que executa exige mais controle do que painel que informa. Três mecanismos precisam existir antes do primeiro pedido.

Alçada do agente. Escrita pelo comprador: faixa de valor, piso e tolerância, fornecedores homologados, condições comerciais, categorias excluídas. Fora dela, o agente para e chama o comprador. A alçada do Protheus continua valendo por cima dessa.

Trilha de auditoria por decisão. Para cada pedido, o agente guarda a SC de origem, o histórico consultado, os fornecedores cotados, as propostas com os e-mails originais, a contraproposta, a regra aplicada e o motivo do fechamento. Isso se soma ao registro do próprio ERP.

Aprovação por exceção com escalada real. O que sai da regra vai para uma pessoa, dentro do sistema, e não por mensagem paralela. A taxa de intervenção, ou seja, quantas solicitações o agente encaminhou, é o termômetro de que a alçada está bem calibrada.

Com esses três mecanismos, o agente é auditável como um comprador seria, com a vantagem de não esquecer de registrar nada.

Por onde começar: diagnóstico de duas semanas

O ponto de partida não é o agente. É um export de eventos de compras do Protheus: SCs, cotações, pedidos e liberações de doze meses, com data, hora e usuário.

Com esse arquivo, um diagnóstico por process mining responde em cerca de duas semanas a quatro perguntas: quanto do volume é cauda, quanto tempo cada solicitação espera em cada etapa, quanto o preço do mesmo item varia entre filiais e onde a alçada é formalidade. Sai uma lista de categorias candidatas e a regra inicial do agente.

Só depois disso faz sentido ligar o agente, começando com o comprador aprovando cada pedido e passando à aprovação por exceção conforme a taxa de erro permite. A UpFlux segue esse roteiro com o Agente Negociador, disponível na TOTVS Store, e usa a base de process mining que a coloca no Gartner Market Guide como única empresa brasileira. Para dimensionar a cauda antes do diagnóstico, veja tail spend e compras indiretas.

Perguntas frequentes

O Protheus já tem IA para compras?

O ecossistema TOTVS oferece recursos de IA em torno do Protheus, em geral nas frentes de insights, previsão e assistentes. Eles melhoram a visibilidade e o planejamento. A execução da cotação, da negociação e da emissão do pedido de cauda continua sendo tarefa do comprador, e é nesse espaço que agentes de IA como o da UpFlux operam.

Qual a diferença entre um assistente de IA e um agente no Protheus?

O assistente responde perguntas e ajuda a navegar; quem executa é a pessoa. O agente recebe uma solicitação aprovada, cota, negocia dentro de uma alçada definida pelo comprador e cria o pedido no Protheus via API REST ou ExecAuto. A diferença está em quem age e em como a decisão fica registrada.

O agente de IA respeita a alçada de aprovação do Protheus?

Sim. O pedido criado pelo agente passa pela alçada e pela liberação de documentos do Protheus como um pedido digitado. Além disso, o agente tem uma alçada própria, mais restrita, escrita pelo comprador. O que sai dela é encaminhado a uma pessoa, com o histórico, as propostas e o motivo da decisão registrados.

Como começar sem mexer no Protheus?

Com um export de eventos de compras de doze meses e um diagnóstico de process mining de cerca de duas semanas, que mede cauda, tempo de espera por etapa e dispersão de preço. A UpFlux faz esse diagnóstico sem instalar nada no ERP; o agente só entra depois, com alçada definida a partir do que os dados mostraram.