KPIs de compras: 12 indicadores com fórmula, o que medem e onde buscar no ERP

KPIs de compras são os indicadores que medem se a área compra bem: quanto economiza, quanto do gasto passa pelo processo, quanto tempo o requisitante espera, se o fornecedor entrega e quanto custa cada pedido. Um painel útil tem poucos indicadores, cada um com fórmula declarada, régua de referência e leitura por área e por faixa de valor.

A maior parte das listas de KPIs de compras para no nome do indicador. O problema aparece na hora de calcular: saving contra qual preço? Lead time de quando até quando? Média ou mediana? Este artigo traz 12 indicadores com fórmula em tabela, o que cada um mostra e onde buscar o dado no ERP. Todos podem ser calculados com o que o Protheus, o Datasul ou o SAP já registram, e vários deles são o ponto de partida para organizar a área de compras por tipo de gasto.

Os 12 KPIs de compras, com fórmula

#	Indicador	Fórmula	O que mostra
1	Saving realizado	Σ (preço de referência − preço pago) × quantidade	quanto a negociação devolveu ao caixa, em reais
2	Custo evitado	Σ (primeira proposta − preço fechado) × quantidade	quanto a negociação reduziu sobre o que foi pedido
3	Custo total de aquisição (TCO)	preço + frete + impostos não recuperáveis + armazenagem + manutenção + descarte	se o fornecedor barato é barato mesmo
4	Gasto sob contrato	gasto com contrato vigente ÷ gasto total × 100	quanto do gasto tem condição negociada
5	Maverick spend	(notas sem pedido + pedidos criados depois da nota + compras fora de contrato) ÷ gasto total × 100	quanto do gasto passou por fora do processo
6	Pedidos sem cotação	pedidos sem proposta concorrente ÷ total de pedidos × 100, por faixa de valor	quanto do gasto sai sem comparação de preço
7	Dinheiro na mesa por dispersão	Σ (preço pago − menor preço praticado no item em 12 meses) × quantidade	o que se teria economizado pagando o próprio melhor preço
8	Lead time da requisição ao pedido	mediana de (emissão do pedido − aprovação da requisição)	quanto o requisitante espera por compras
9	Entrega no prazo (OTD)	entregas no prazo ÷ total de entregas × 100	confiabilidade do fornecedor
10	Qualidade de fornecimento	recebimentos sem não conformidade ÷ total de recebimentos × 100	quanto chega como foi pedido
11	Custo por pedido	custo total da área de compras no período ÷ pedidos emitidos	quanto custa processar cada pedido
12	Pedidos por comprador	pedidos emitidos no mês ÷ compradores em tempo integral	a carga real do time

Indicadores de preço: saving, custo evitado, TCO e dispersão

Saving realizado é o indicador mais citado e o mais discutido, porque depende da régua. Há três réguas válidas e diferentes: o preço anterior do mesmo item, a primeira proposta do fornecedor e o menor preço que a própria empresa já pagou. A primeira mede economia contra o passado; a segunda, o efeito da negociação naquele evento, que é o custo evitado; a terceira mostra o que ainda está na mesa. As três, com exemplo, estão em como calcular saving de compras, e a calculadora de saving calcula as três item a item.

TCO importa quando o fornecedor mais barato traz frete, prazo ou manutenção mais caros. Vale para equipamentos e itens com custo de uso; para material de consumo, o preço unitário com frete costuma bastar.

Dinheiro na mesa por dispersão é o indicador que mais revela a cauda. Ele soma, item a item, a diferença entre o preço pago e o menor preço já praticado pela empresa. Nenhum desses pedidos aparece como erro no ERP, porque todos foram aprovados. O mapa de cotação é a ferramenta para tornar essa diferença visível em cada compra.

Indicadores de processo: contrato, maverick spend, cotação e lead time

Gasto sob contrato mostra quanto do gasto tem preço e condição negociados antes. Lido por categoria, aponta onde vale fazer contrato e onde a compra é pontual de verdade.

Maverick spend mede o gasto feito fora do processo: nota lançada sem pedido, pedido criado depois que a nota já chegou e compra de item com contrato vigente feita com outro fornecedor. O cálculo detalhado, com os tipos e como reduzir sem travar a operação, está em maverick spend. O indicador se concentra em poucas áreas e categorias, por isso deve ser lido por área.

Pedidos sem cotação é o indicador que quase nenhum painel tem e o que mais diz sobre a cauda. Por faixa de valor, ele costuma mostrar que o pedido pequeno sai quase sempre sem comparação, não porque não valha a pena cotar, mas porque o comprador não tem tempo.

Lead time da requisição ao pedido mede a parte do ciclo que a área de compras controla. Calcule pela mediana, separe por faixa de valor e exclua os pedidos criados depois da nota, que não são compra rápida, e sim compra fora do processo. O passo a passo está em procure-to-pay.

Indicadores de fornecedor: OTD e qualidade

Entrega no prazo (OTD) é a porcentagem de entregas feitas até a data combinada. A versão mais exigente, que também cobra a entrega completa, é o OTIF. Os dois estão em On-Time Delivery em compras e em OTIF.

Qualidade de fornecimento conta os recebimentos sem não conformidade: quantidade errada, item fora de especificação, avaria, devolução. Junto com o OTD, alimenta a avaliação de fornecedores.

Indicadores de capacidade: custo por pedido e pedidos por comprador

Custo por pedido divide o custo da área de compras (pessoas, sistemas, terceiros) pelos pedidos emitidos. Ele mostra por que o pedido de R$ 300 não é cotado: o custo de processá-lo pode estar perto do valor do próprio pedido.

Pedidos por comprador é a carga real do time. Quando a fila cresce e o time não, a cotação é a primeira coisa a ser pulada, e o indicador 6 piora em seguida. O Hackett Group projetou, em março de 2026, que a carga de trabalho de compras cresce 8% em 2026, com headcount e orçamento em queda. Os dois indicadores de capacidade explicam boa parte dos indicadores de preço.

Exemplo hipotético: um mês de painel

Os números abaixo são hipotéticos e mostram como os indicadores conversam entre si numa área com gasto mensal de R$ 4 milhões:

Indicador (hipotético)	Valor no mês	Leitura
Gasto total	R$ 4.000.000	base
Gasto sob contrato	62% (R$ 2.480.000)	38% do gasto sem condição negociada
Maverick spend	9% (R$ 360.000)	concentrado em manutenção e serviços
Pedidos emitidos	3.200
Pedidos até R$ 5 mil sem cotação	81%	a cauda sai quase toda sem comparação
Lead time mediano até R$ 5 mil	3,5 dias úteis	o requisitante espera e busca atalho
Pedidos por comprador	400 (8 compradores)	sem tempo para cotar o pequeno
Dinheiro na mesa por dispersão	R$ 96.000	o que se teria economizado pagando o próprio melhor preço

A leitura conjunta conta uma história que nenhum indicador conta sozinho: o time está no limite (400 pedidos por comprador), por isso o pedido pequeno sai sem cotação (81%), demora (3,5 dias), empurra o requisitante para fora do processo (9% de maverick spend) e deixa dinheiro na mesa (R$ 96 mil no mês). Atacar só o maverick spend com bloqueio pioraria o lead time.

Onde buscar os dados no ERP

Todos os 12 indicadores saem do que o ERP já grava: requisições, cotações, pedidos, contratos, recebimentos, notas e pagamentos, com data e hora de cada etapa. No Protheus, no Datasul ou no SAP, o dado existe; o trabalho está em juntar as etapas de cada pedido e calcular os tempos.

É aqui que o process mining ajuda. Ele reconstrói o caminho real de cada pedido a partir dos eventos do ERP e calcula lead time, retrabalho, pedido regularizado depois da nota e cotação pulada sem ninguém preencher planilha. A leitura do gasto por categoria e fornecedor, base dos indicadores de preço, está em spend analysis em 5 passos.

Erros que distorcem o painel

1. Saving sem régua declarada. O número não resiste à primeira pergunta da controladoria.
2. Média no lugar de mediana. Poucos pedidos parados por meses distorcem o lead time médio.
3. Faixas de valor misturadas. O pedido de R$ 500 e o de R$ 500 mil no mesmo indicador escondem a cauda.
4. Indicador sem área. Maverick spend e lead time só viram ação quando lidos por área requisitante.
5. Medir sem capacidade de agir. Saber que 81% dos pedidos pequenos saem sem cotação não muda nada se ninguém tiver horas para cotá-los.

Perguntas frequentes

Quais são os principais KPIs de compras?

Saving realizado, custo evitado, custo total de aquisição, gasto sob contrato, maverick spend, pedidos sem cotação, dinheiro na mesa por dispersão de preço, lead time da requisição ao pedido, entrega no prazo, qualidade de fornecimento, custo por pedido e pedidos por comprador.

Como calcular o saving de compras?

Some, item a item, a diferença entre o preço de referência e o preço pago, multiplicada pela quantidade. A régua precisa ser declarada: preço anterior, primeira proposta ou menor preço já praticado pela empresa. Cada uma responde a uma pergunta diferente.

Como calcular o maverick spend?

Some o valor das notas lançadas sem pedido, dos pedidos criados depois da nota e das compras de itens com contrato feitas com outro fornecedor, e divida pelo gasto total do período. Leia o resultado por área e por categoria.

Como calcular o lead time de compras?

Pedido a pedido, subtraia a data e hora de aprovação da requisição da data e hora de emissão do pedido, e resuma pela mediana em cada faixa de valor. Exclua os pedidos criados depois da nota.

Quantos KPIs de compras um painel deve ter?

Poucos: um ou dois por frente (preço, processo, fornecedor e capacidade), lidos por área e por faixa de valor. Um painel com 30 indicadores costuma não ter dono para nenhum.

Existe planilha de indicadores de compras?

A calculadora de saving da UpFlux gera a planilha em CSV com as três réguas de economia calculadas item a item, sem cadastro. Os indicadores de prazo, processo e capacidade vêm dos dados do ERP.

Como a UpFlux faz

A UpFlux calcula esses indicadores com os dados do Protheus, do Datasul ou do SAP, com process intelligence, e atua no ponto em que eles mais se cruzam: o pedido pequeno que sai sem cotação porque o time não tem tempo. O time digital de compras, agentes de IA comandados por especialistas da UpFlux, cota, negocia com o menor preço já pago como âncora e emite o pedido dentro da alçada, com o comprador decidindo por exceção e o saving medido em reais, pedido a pedido. A visão contínua dos indicadores está em inteligência de compras.