OTIF: um indicador essencial para aumentar a performance das entregas

OTIF é um indicador fundamental de eficiência para diversos setores de uma empresa, como supply chain, logística, compras e comercial, além de ser crucial para garantir a satisfação dos clientes.

Ao medir a eficiência das entregas com base no cumprimento de prazos e conformidade com as especificações do pedido, o OTIF permite que as áreas de compras e logística otimizem processos, reduzam custos e melhorem a gestão de estoque.

No âmbito comercial, o indicador é um aliado estratégico para fortalecer parcerias e construir relacionamentos de confiança com clientes. Dessa forma, o OTIF impulsiona a performance global da empresa, promovendo excelência operacional e aumentando a competitividade no mercado.

Entenda neste artigo mais sobre o indicador OTIF, como fazer o cálculo desta métrica e implementar, além dos motivos da sua adoção pelas empresas. Você verá também dicas práticas sobre como integrar a utilização do OTIF às suas operações.

O que é OTIF? E o que significa a sigla?

OTIF é a sigla para On-Time In Full, que significa “no prazo e completo”. Este indicador mostra em porcentagem o quanto as entregas estão sendo entregues em conformidade com a quantidade e o cronograma especificados no pedido.

Como métrica de desempenho, OTIF é usada na cadeia de suprimentos para avaliar a performance das entregas, sejam elas entregas de fornecedores de suprimentos ao setor de Compras ou a entrega de Vendas ao cliente final. Resumidamente, é um mecanismo para alinhamento da empresa aos objetivos de varejistas e fabricantes.

Como calcular OTIF: conheça a fórmula do On-Time in Full

O cálculo do On-Time In Full envolve dois componentes principais: pontualidade da entrega (On-Time) e completude do pedido (In-Full). Na fórmula, a obtenção da informação se dá com a multiplicação entre os dois componentes e, como a medida é analisada por porcentagem, o resultado é dividido por 100.

Fórmula do OTIF

(On-Time x In-Full) / 100

Já para a obtenção dos dados de On-Time e In-Full, deve-se dividir o número de pedidos correspondentes pelo número total de pedidos e, ao final, multiplicar o valor por 100.

Fórmula do On-Time

(Nº Pedidos Entregues no Prazo / Nº Total de Pedidos) x 100

Fórmula do In-Full

(Nº Pedidos Entregues Completos / Nº Total de Pedidos) x 100

Felizmente, existem ferramentas que captam essas informações de forma automática. Com a ajuda da Inteligência Artificial, elas geram não apenas a porcentagem do OTIF, mas insights para otimizações e melhorias de performance a partir deste indicador.

Por que as empresas usam OTIF para medir a performance das entregas?

Para entender as perspectivas da cadeia de suprimentos sobre o OTIF, a Trading Partner Alliance (TPA) e a McKinsey conduziram uma pesquisa com 24 grandes varejistas e fabricantes de bens de consumo que operam na América do Norte.

Alguns apontamentos sobre a pesquisa ilustram a importância do indicador para as empresas:

• Dessas empresas, 79% utilizam o OTIF como uma única métrica para medir as entregas no prazo e na íntegra (enquanto 17% medem os dois componentes separadamente).
• A utilização do OTIF para acompanhar a otimização das entregas levou à redução em mais de 90% do tempo para a entrega no período de três anos. O resultado foi alcançado por um grande player norte-americano.
• Os fabricantes devem se atentar ao OTIF porque os varejistas estão impondo penalidades financeiras por não conformidade.

“Para evitar esses encargos, os fabricantes podem ser forçados a tomar medidas de mitigação, incluindo entregas aceleradas ou o estabelecimento de cadeias de suprimentos dedicadas para clientes específicos.”

O estudo também traz uma proposta de padrão para a análise do OTIF entre as empresas para alinhamento de expectativas de negócios.

McKinsey. Defining ‘on-time, in-full’ in the consumer sector. Acesso em set 2024

Em quais áreas é utilizado?

O KPI (Key Performance Indicator) OTIF é utilizado pela cadeia de suprimentos, logística, gestão de dados e pelo varejo, contribuindo para objetivos em cada perspectiva, como descrito a seguir.

OTIF em Supply Chain e Logística: empresas que precisam gerenciar e otimizar suas operações de entrega

• Logística  Empresas que lidam com transporte, armazenamento e distribuição de produtos têm o desafio de garantir que tudo chegue conforme o esperado. O OTIF, ou On-Time In Full, atua como um termômetro da eficiência dessas operações. Ele mede em que medida as entregas estão sendo realizadas dentro do prazo estipulado e com todos os itens solicitados. Isso ajuda as empresas a ajustar processos e melhorar seu desempenho, alinhando as operações ao que foi combinado com os clientes.

• Cadeia de Suprimentos  Em Supply Chain, o OTIF entra como um aliado essencial para medir a eficácia das entregas em toda a cadeia, desde o fornecedor até o cliente final.

• Gestão de Armazéns  Empresas que gerenciam estoques necessitam de precisão em cada etapa, e o OTIF ajuda a monitorar se os pedidos estão saindo dos armazéns no tempo certo e sem erros. Ele revela se a gestão do estoque está alinhada com as necessidades do mercado, proporcionando mais segurança nas operações e minimizando falhas nas entregas.

OTIF no Varejo (B2B e B2C): negócios que dependem de entregas precisas para clientes finais ou outras empresas

• Atendimento ao Cliente e Vendas  No varejo, seja B2B ou B2C, entregar no prazo e de forma completa é fundamental para a satisfação do cliente. O OTIF ajuda a medir isso com clareza, oferecendo uma visão sobre o quão bem as expectativas de entrega estão sendo atendidas. Um alto índice de OTIF reflete que a empresa está em sintonia com as demandas dos clientes, garantindo entregas que cumprem com o prometido.

OTIF em Tecnologia e Gestão de Dados: empresas que buscam implementar uma gestão baseada em indicadores-chave e dados de performance

• Tecnologia e Sistemas de Gestão  As empresas que desenvolvem soluções tecnológicas para a área de logística contam com o OTIF como um indicador chave dentro de seus sistemas. Ele fornece dados essenciais para monitorar o desempenho das entregas, ajudando a identificar onde estão os gargalos e a propor melhorias. Quanto maior o OTIF, mais eficiente é o processo logístico, demonstrando que as entregas estão sendo feitas com precisão e pontualidade.

• Gestão de Operações  A gestão eficiente das operações envolve garantir que todos os processos estejam funcionando de forma integrada. O OTIF serve como uma métrica valiosa para acompanhar essa integração. Ele revela se a empresa está conseguindo alinhar suas atividades produtivas com as demandas de entrega, oferecendo insights para ajustes contínuos que aumentam a eficiência e reduzem custos.

Para potencializar o acompanhamento deste indicador em diferentes setores, as empresas estão utilizando tecnologias inteligentes que aumentam a rastreabilidade dos processos e permitem o monitoramento em tempo real das entregas.

Tecnologias e ferramenta para acompanhar entregas completas e no prazo

As tecnologias de Inteligência Artificial (IA) em conjunto com Process Mining (ou Mineração de Processos) são atualmente aliadas estratégicas das companhias para monitorar indicadores chave para o negócio, como o On Time In Full. Elas permitem a visualização completa de processos e gera instantaneamente relatórios detalhados de performance.

É o caso da UpFlux, empresa Artificial brasileira reconhecida internacionalmente como a principal ferramenta de IA e Process Mining para Otimização de Processos da América Latina. Com soluções desenvolvidas para a cadeia de suprimentos, setor de Compras e setor de Vendas, fornece insumos para acelerar tomadas de decisão com impacto no aumento da eficiência operacional e na redução de custos, melhorando negociações em Compras e a satisfação dos clientes em Vendas.

Dicas práticas para integrar o OTIF às suas operações

Integre o acompanhamento do OTIF às atividades diárias da gestão de Vendas e de Compras utilizando a IA da UpFlux:

A ferramenta permite o acompanhamento da pontualidade e completude das entregas, além da análise de casos específicos

OTIF em Vendas

• Acompanhe quais pedidos estão antecipados ou atrasados:

Monitoramento de OTIF, entregas atrasadas e antecipadas

• Visualize quais clientes estão sofrendo com atrasos e em qual medida:

Acompanhamento de performance das entregas aos clientes

OTIF em Compras

• Veja os casos de recebimentos das entregas no prazo e os casos de recebimentos fora do prazo:

Acompanhamento de ordens perfeitas, recebimentos fora do prazo, pontualidade e completude dos pedidos

• Descubra o perfil de entrega dos fornecedores e tenha insumos para melhores negociações:

Visualização por fornecedor da porcentagem de entregas atrasadas e retrabalhos por erros ou falhas em entregas

Conheça todos os recursos da ferramenta!

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