Mapa de cotação: como montar, comparar propostas de fornecedores e decidir (com modelo)

O mapa de cotação é a tabela que coloca lado a lado, item por item, as propostas de fornecedores diferentes para a mesma compra. Ele compara preço unitário, prazo de entrega, condição de pagamento, frete e imposto, e registra por que o vencedor venceu. Bem feito, ele responde a duas perguntas: qual proposta custa menos de verdade e quem pode conferir a decisão depois.

A maioria dos modelos que circulam foi feita para obra ou para pequena empresa: uma planilha com três colunas de preço e o menor valor pintado de verde. Em compras corporativas isso engana. O menor preço unitário perde com frequência quando entram o prazo de pagamento, o frete e o crédito de imposto que a empresa consegue aproveitar. Este artigo mostra o modelo para indústria e serviços, a regra de quantas cotações pedir e o ponto em que o mapa deixa de caber na agenda do time de compras com time digital.

O que um mapa de cotação precisa ter

Um mapa útil tem três blocos.

• O que se compra. Item, especificação, quantidade, unidade e data de necessidade, iguais para todos os fornecedores. Se cada um cotou uma coisa diferente, não há comparação: há três compras.
• O que cada fornecedor ofereceu. Preço unitário, frete, prazo de entrega, condição de pagamento, validade da proposta e impostos destacados.
• Por que se decidiu. O critério usado, a nota de cada proposta, o vencedor e quem aprovou. Esse bloco é o que transforma uma planilha em registro de decisão.

O terceiro bloco é o que mais falta. Sem ele, seis meses depois ninguém sabe se o fornecedor mais caro venceu por prazo, por qualidade ou por hábito.

Modelo de mapa de cotação

O exemplo abaixo é ilustrativo: um item de manutenção, 40 unidades, três fornecedores.

	Fornecedor A	Fornecedor B	Fornecedor C
Preço unitário	R$ 182,00	R$ 175,00	R$ 189,00
Frete total	incluso	R$ 420,00	incluso
Prazo de entrega	5 dias úteis	12 dias úteis	3 dias úteis
Condição de pagamento	28 dias	à vista	56 dias
Imposto com crédito aproveitável	sim	não	sim
Total da compra	R$ 7.280,00	R$ 7.420,00	R$ 7.560,00
Atende a data de necessidade	sim	não	sim
Decisão	vencedor: menor total que atende o prazo	eliminado pelo prazo	segundo colocado

O fornecedor B tinha o menor preço unitário e terminou eliminado. Com o frete, ficou mais caro que o A, e o prazo não atendia a necessidade. É o caso mais comum de decisão errada em mapa feito só com a coluna de preço.

Para copiar o modelo, mantenha as linhas e troque as colunas pelos seus fornecedores. Os campos são os mesmos no Protheus, no Datasul e no SAP. O que muda é o nome da tela, não a lógica.

Como comparar além do preço

Preço unitário é a primeira linha, não a decisão. Quatro ajustes mudam o vencedor com frequência:

1. Frete e embalagem. Some ao total. Proposta "FOB" e proposta "CIF" não estão no mesmo preço.
2. Condição de pagamento. Prazo maior vale dinheiro para o caixa. Uma forma simples de comparar é trazer cada proposta a valor presente com a taxa que o financeiro usa. Se o financeiro não tem uma, peça antes de montar o mapa.
3. Imposto. Compare pelo custo líquido: o preço menos o crédito de imposto que a sua empresa consegue aproveitar naquela compra. A mesma nota pode gerar crédito para uma empresa e não para outra. Com a reforma tributária, isso passa a depender também do pagamento do fornecedor, como explicado em crédito condicionado ao pagamento.
4. Prazo de entrega contra a data de necessidade. Fornecedor que não atende a data não é o mais barato; é o que vai gerar uma compra emergencial depois.

Quando qualidade e confiabilidade do fornecedor pesam, use critério ponderado: dê peso a cada fator (por exemplo, custo líquido 60%, prazo 25%, histórico de entrega 15%), dê nota a cada proposta e registre a conta no próprio mapa. O peso é decisão da política de compras, não do comprador na hora.

Quantas cotações pedir

A "regra dos três orçamentos" vem da compra pública. No setor privado ela é política interna, e a política boa varia com o valor e com o risco do item. Um desenho comum:

• Valor baixo e item recorrente: uma cotação basta quando há referência de preço, ou seja, o histórico do que a própria empresa já pagou pelo item. O controle é comparar com essa referência, não juntar papel.
• Valor intermediário: duas ou três cotações, com mapa simples.
• Valor alto ou item crítico: três ou mais cotações, mapa ponderado e aprovação na alçada correspondente, como descrito em alçada de aprovação de compras no Protheus.

O erro mais caro está na faixa baixa. Exigir três cotações para todo pedido pequeno não aumenta o controle: faz o comprador pular a cotação ou fracionar o pedido. O tema está em fracionamento de pedidos e compras emergenciais.

Onde o mapa de cotação trava

O mapa funciona bem no pedido que alguém decidiu tratar. O problema é o volume. Numa área que emite centenas de pedidos por mês, a maior parte é de valor baixo, e montar mapa para cada um não cabe na agenda. O resultado é previsível: esses pedidos saem com o último fornecedor, sem cotação e sem comparação com o histórico. É a cauda, explicada em curva C em compras.

Há três saídas:

• Contrato ou catálogo para o que se repete, e o mapa deixa de ser necessário.
• Cotação automática no ERP, que dispara pedidos de cotação e monta o comparativo. Ajuda no tempo, mas ainda depende de alguém decidir. Ver cotação automática no Datasul e IA nas compras do Protheus.
• Um agente que monta e decide o mapa dentro da alçada, compara com o histórico do item, negocia e devolve ao comprador só a exceção. O passo a passo está em como automatizar cotação e requisição com IA.

Perguntas frequentes

O que é um mapa de cotação?

É a tabela que compara, item por item, as propostas de fornecedores diferentes para a mesma compra. Reúne preço unitário, frete, prazo de entrega, condição de pagamento e impostos, e registra o critério usado e o vencedor. Serve para escolher a proposta de menor custo real e para deixar a decisão auditável.

Como fazer um mapa de cotação?

Padronize o pedido (item, especificação, quantidade e data de necessidade iguais para todos), colete as propostas com os mesmos campos, calcule o total com frete, compare pelo custo líquido de imposto e pela condição de pagamento, elimine quem não atende o prazo e registre o critério e o vencedor. No Protheus, no Datasul e no SAP o ERP já tem a tela de comparação de propostas; a planilha só é necessária quando o ERP não é usado.

Qual a diferença entre mapa de cotação e mapa comparativo de preços?

Na prática, são o mesmo documento. "Mapa comparativo de preços" é o nome mais usado em compra pública, onde a pesquisa de preços segue regra legal. Em empresas privadas, "mapa de cotação" e "mapa comparativo de propostas" são os nomes mais comuns.

Quantas cotações uma empresa privada deve pedir?

Não há regra legal para o setor privado. A política costuma variar por faixa de valor e risco: uma cotação com referência de preço para itens de valor baixo e recorrentes, duas ou três para valores intermediários e três ou mais, com mapa ponderado, para valores altos ou itens críticos.

O menor preço sempre vence o mapa de cotação?

Não. Frete, condição de pagamento, crédito de imposto e prazo de entrega mudam o custo real. A proposta de menor preço unitário perde com frequência quando esses fatores entram na conta, ou é eliminada por não atender a data de necessidade.

Como a UpFlux faz

A UpFlux opera a cotação que ninguém tem tempo de fazer. O Agente Negociador lê 12 meses de histórico do item, encontra o menor preço já praticado pela própria empresa, cota com os fornecedores, negocia dentro da alçada e emite o pedido no Protheus, no Datasul ou no SAP, com o mapa e o motivo da decisão registrados em cada pedido. O comprador aprova por exceção. É o trabalho do time digital de compras da UpFlux.