Procure-to-Pay (P2P): como aumentar a eficiência do processo com IA

Procure-to-Pay (P2P) é o processo que vai da necessidade de compra até o pagamento ao fornecedor: requisição, cotação, pedido, recebimento, conferência da nota e pagamento. Ele atravessa duas áreas, compras e contas a pagar, e fica registrado no ERP. Há duas pontas para melhorar, e elas pedem coisas diferentes: a do pagamento (conferência de nota, conciliação e prazo), onde costuma estar a automação, e a da compra (cotação, negociação e pedido), onde está o preço. Muitas organizações ainda enfrentam falta de visibilidade, pouco controle de fornecedores e de compliance, retrabalho e bloqueios nas duas.

Neste artigo, exploraremos o que é P2P e como funciona, bem como as melhores práticas para implementar e gerenciar um processo de compras eficiente com a ajuda da tecnologia.

O que é Procure-to-Pay (P2P)?

O P2P (Procure-to-Pay), também conhecido como Purchase-to-pay ou processo de ordem de compras é um processo empresarial que engloba todas as atividades relacionadas à aquisição de um bem ou serviço, desde a identificação da necessidade até o pagamento ao fornecedor. Trata-se de um processo crítico que pode impactar significativamente a eficiência e a rentabilidade de uma organização.

Por isso, muitas empresas adotam soluções de P2P para automatizar e otimizar esse processo.

O processo de P2P geralmente é composto por etapas que iniciam na identificação da necessidade e solicitação da compra e seguem até o pagamento definitivo aos fornecedores. Essas atividades podem ser extremamente demoradas e dispendiosas quando feitas manualmente, uma vez que passam pelas mãos de muitas pessoas e áreas diferentes – o que não indica que, por conta disso, estejam livres de erros.

É por isso que gestores de suprimentos que buscam aumentar a eficiência adotam soluções de P2P baseadas em software para otimizar o processo, reduzir erros e retrabalhos, além de melhorar o controle sobre os gastos. E uma das formas de conseguir realizar isso é aumentando o percentual de entregas no prazo, conhecido por On-Time Delivery ou OTD.

Qual a diferença entre procure-to-pay e purchase-to-pay?

São nomes diferentes para se referir ao mesmo processo. Procure-to-Pay (P2P) e Purchase-to-Pay (P2P) são dois termos frequentemente usados para descrever o processo de negócio que abrange todas as atividades relacionadas à aquisição de bens e serviços, desde a identificação da necessidade até o pagamento ao fornecedor. Embora esses termos possam parecer diferentes, na prática, eles se referem ao mesmo processo empresarial e podem ser utilizados, inclusive, como sinônimos.

Como funciona o processo de compras?

P2P (Procure-to-Pay) abrange todas as atividades relacionadas à aquisição de bens e serviços, desde a identificação da necessidade até o pagamento ao fornecedor. Ele geralmente envolve as seguintes etapas:

Processo de Procure to Pay (P2P)

1. IDENTIFICAR NECESSIDADES

Antes que uma organização possa adquirir e pagar por bens e serviços, ela deve primeiro determinar o que realmente precisa. Esta primeira etapa envolve o departamento aplicável (por exemplo, marketing, RH, vendas, etc.) identificando o que é necessário, qual fornecedor em potencial é o mais adequado e quanto custará os produtos ou serviços.

2. CRIAR REQUISIÇÃO/SOLICITAÇÃO DE COMPRA

Em seguida, o departamento deve criar uma requisição de compra, uma solicitação de compra interna que a contabilidade deve revisar. Se a contabilidade aprovar a requisição de compra, o departamento de compras enviará um documento chamado ordem de compra (PO) – a solicitação de compra oficial voltada para o exterior – ao fornecedor.

3. GERAR ORDEM DE COMPRA

Depois que o departamento cria e envia uma requisição de compra – e a contabilidade a aprova – um documento chamado ordem de compra (PO) vai para o fornecedor. Um PO é um documento enviado a um fornecedor declarando o escopo do trabalho que está sendo acordado. Tanto o comprador quanto o fornecedor devem aprovar este documento.

4. RECEBER A APROVAÇÃO DO PEDIDO DE COMPRA (PO)

Em seguida, o pedido de compra deve ser aprovado por várias partes interessadas. A primeira parte que precisa dar luz verde a uma PO é a equipe de contabilidade do comprador. Frequentemente, os pedidos de compra são rejeitados e devem ir e voltar dentro da organização até que todas as informações estejam corretas. Depois que as equipes necessárias do lado do comprador forem assinadas, o fornecedor receberá o pedido de compra e deverá concordar com ele.

O processo de aprovação de ordens de compra é uma etapa necessária, principalmente quando as empresas possuem um processo P2P manual, pois a aprovação pode detectar erros importantes. No entanto, a aprovação pode ser uma etapa complicada do processo P2P geral, pois o pedido de compra deve passar por várias mãos e pode encontrar muitos gargalos.

5. EMITIR RECIBO DE MERCADORIA

Uma vez que o comprador tenha realmente recebido as mercadorias solicitadas, ele verificará a qualidade do pedido: o fornecedor enviou o número certo de produtos? O produto em si está em boas condições? Se esse tipo de coisa estiver em ordem, o comprador emitirá um recibo de mercadoria. O recebimento de mercadorias aciona algumas ações:

1. O departamento de cadeia de suprimentos usa este documento para ajustar o estoque de acordo.

2. Uma vez gerada a entrada de mercadorias, o comprador pode prosseguir com a aprovação da fatura do fornecedor (etapa 6).

3. RECEBER E REVISAR A FATURA DO FORNECEDOR

Depois que os serviços ou mercadorias solicitados forem concluídos ou recebidos, o fornecedor enviará uma fatura, que é diferente de um pedido de compra e um recebimento de mercadorias. Esta fatura vai para a equipe de contas a pagar, que precisará revisá-la para garantir que as informações estejam alinhadas com alguns dos documentos anteriores gerados ao longo do processo de aquisição para pagamento, ou seja, o pedido de compra e o recebimento de mercadorias.

Essa comparação dos três documentos – o pedido, o recebimento de mercadorias e a fatura – é conhecida como conciliação tripla.

7. APROVAR A FATURA DO FORNECEDOR

Se tudo for verificado após a correspondência de três vias, a fatura poderá ser oficialmente aprovada.

8. PAGAR OS FORNECEDORES

Por fim, a equipe de contas a pagar do comprador inserirá a fatura do fornecedor no sistema de contabilidade da organização – um processo que, quando feito manualmente, é demorado e pode estar repleto de erros caros. Embora as organizações modernas dependam de software para ajudar a automatizar o processo, algumas empresas ainda usam a abordagem manual do passado, que exige que a fatura de cada fornecedor seja digitada no sistema de contabilidade, passe pelas pessoas apropriadas para aprovação e, eventualmente, seja paga.

Os maiores desafios da gestão de P2P

A gestão de Procure to Pay é comumente uma tarefa complexa e desafiadora para as empresas, envolvendo diversos aspectos que precisam ser gerenciados adequadamente para garantir a eficiência do processo e a satisfação de ambas as partes (empresa-fornecedor). Alguns dos principais desafios enfrentados na gestão de P2P incluem:

1. Falta de visibilidade do processo: Um grande volume de pedidos para diferentes fornecedores pode gerar confusão e falta de visibilidade de compras que estão fora do padrão. Isso pode dificultar a identificação de gargalos e a tomada de decisões informadas.
2. Compras com atividades de retrabalho e bloqueios: As várias etapas do processo de requisição e aquisição, quando realizadas manualmente, são extremamente demoradas e ineficientes para identificar compras com gargalos, além de causar retrabalho para a sua equipe. Essas compras que exigem retrabalho e bloqueios podem atrasar o processo de P2P e afetar negativamente a eficiência do processo.
3. Falta de controle de entrega de fornecedores: O controle de entrega de fornecedores pode ser um desafio, especialmente quando há muitos fornecedores envolvidos. A falta de controle dos fornecedores pode levar a atrasos na entrega de bens ou serviços, o que afeta negativamente o processo produtivo da sua empresa. Além disso, também podem ocorrer erros na fatura, uma vez que os fornecedores podem cobrar por itens que não foram entregues ou cobrar a mais por itens que foram entregues em atraso.
4. Problemas no compliance e alçada: Compras acima de um determinado valor geralmente exigem a aprovação de pessoas específicas na empresa e o processo precisa passar por vários departamentos e aprovadores, podendo gerar erros, falha de comunicação, documentos incompletos e até o bloqueio do processo Nesse sentido, a gestão de alçada e compliance precisam garantir que as compras estejam em conformidade com as políticas e regulamentos da empresa, mas a dificuldade do controle dos parâmetros podem levar a compras que não estão em conformidade com as políticas e regulamentos da empresa, gerar atrasos no processo de P2P e afetar negativamente a eficiência de todo o processo, fazendo com que contas fiquem presas internamente por vários dias.
5. Falta de conformidade com as políticas: A falta de conformidade regulatória pode levar a erros e atrasos no processo de P2P. Isso pode ocorrer quando há falhas de comunicação, falta de aprovações e atalhos que acabam violando os padrões de conformidade e atrasando o recebimento de bens ou serviços vitais.

Dicas e boas práticas para a gestão de P2P

Para garantir a eficiência do processo e reduzir custos no seu processo de compras, é importante adotar algumas boas práticas. Abaixo, listamos algumas dicas úteis para a gestão de P2P:

• Planejamento financeiro: a definição de um orçamento e transparência entre todos os departamentos é muito importante, além de planejar as compras e pagamentos com antecedência para evitar problemas financeiros, como multas e juros.
• Organização: manter registros precisos e atualizados das compras e pagamentos é fundamental para garantir que as contas sejam pagas a tempo, mitigando retrabalhos causados por potenciais falhas humanas.
• Priorização: priorize as compras de acordo com a relevância e o prazo de entrega para garantir que as compras mais importantes sejam realizadas primeiro.
• Comunicação: mantenha uma boa comunicação tanto com os fornecedores quanto com os clientes internos (demais departamentos que solicitam as compras) para que seja possível negociar margens de desconto e flexibilização dos prazos de entrega. Para isso, é essencial que tenha uma visão 360º de quem são seus fornecedores, além das etapas exatas pelas quais seu processo passa.
• Controle de alçada e compliance: estabeleça políticas claras de controle de alçada e compliance, comuniquem essas políticas efetivamente para todos os envolvidos no processo de P2P, implementem um sistema de gerenciamento de compras que ofereça controle de alçada e compliance e realizem treinamentos regulares para garantir que todos os envolvidos no processo de P2P estejam cientes das políticas e regulamentos da empresa e possam tomar decisões informadas e efetivas.
• Métricas e indicadores de desempenho: Estabelecer isso permitirá uma análise mais precisa do processo de P2P e possibilitará a identificação de áreas que precisam de melhorias.
• Automação: use softwares de automação para melhorar a eficiência, eliminar falhas humanas e ter uma operação rastreável e que permita a clareza dos processos.
• Análise: Realize uma análise regular do processo de P2P para identificar problemas a serem corrigidos e oportunidades de melhoria.

Leia também:

• Contas a pagar: O guia definitivo para otimiza-lo
• Order to cash: veja como alavancar sua eficiência operacional
• Contas a Receber: Como fazer para otimizar este processo?

Benefícios da automação para o processo de compras

1. Redução de erros: A automação reduz erros que são causados pela ação humana no processo de P2P, como erros de digitação ou cálculo – fatores que levam a atrasos no pagamento e problemas de reconciliação de contas.
2. Maior eficiência: A automação acelera o processo de P2P, eliminando a necessidade de tarefas manuais repetitivas, como entrada de dados e aprovação manual de pagamentos.
3. Melhoria da visibilidade: A automação fornece uma visão mais clara e em tempo real do processo de P2P, permitindo que os gerentes monitorem o processo e identifiquem possíveis gargalos ou problemas.
4. Redução de custos: A automação reduz os custos do processo de P2P, eliminando a necessidade de tarefas manuais repetitivas e reduzindo a necessidade de pessoal para gerenciar o processo.
5. Melhoria da conformidade: A automação ajuda a garantir a conformidade com as políticas e regulamentos da empresa, eliminando a possibilidade de erros humanos e garantindo que as políticas sejam aplicadas de forma consistente.
6. Aumento da segurança: A automação pode ajudar a aumentar a segurança do processo de P2P, ao reduzir a possibilidade de fraude e garantindo que as informações financeiras sejam mantidas em um ambiente seguro.
7. Melhoria da experiência com fornecedores: A automação ajuda na sua relação com os fornecedores porque permite que você tenha uma visão clara do padrão de qualidade e de prazo de entrega de cada fornecedor, fazendo com que você tenha em mãos dados valiosos que poderão influenciar em negociação de preços e condições de pagamento.

Como calcular o lead time da requisição ao pedido

O lead time de compras mais útil para quem gerencia o P2P é o tempo entre a requisição aprovada e o pedido emitido ao fornecedor. É a parte do ciclo que a área de compras controla: o prazo de entrega depende do fornecedor, mas a espera até o pedido sair depende de cotação, aprovação e fila.

A fórmula é simples: lead time da requisição ao pedido = data e hora de emissão do pedido − data e hora de aprovação da requisição. O cálculo se faz por pedido e depois se resume por mediana, não por média, porque poucos pedidos parados meses distorcem a média.

O ciclo completo se divide em trechos, e cada um tem dono diferente:

Trecho	Começa em	Termina em	Quem controla	O que costuma travar
Aprovação da requisição	requisição criada	requisição aprovada	gestor do requisitante	aprovador ausente, alçada mal desenhada
Requisição ao pedido	requisição aprovada	pedido emitido	compras	fila do comprador, cotação sem resposta
Aprovação do pedido	pedido emitido	pedido liberado	alçada de compras	pedido acima do limite, revisão de condição
Entrega	pedido liberado	recebimento registrado	fornecedor	prazo, ruptura, frete
Conferência e pagamento	recebimento registrado	pagamento	contas a pagar	divergência entre pedido, recebimento e nota

Para ler o número certo, quatro cuidados:

1. Separe por faixa de valor. O pedido de R$ 500 e o de R$ 500 mil não devem ter o mesmo lead time, e misturar os dois esconde a fila dos pequenos.
2. Exclua o pedido criado depois da nota. Ele aparece com lead time negativo ou zero e não é compra rápida: é compra fora do processo, que se mede como maverick spend.
3. Conte em horas úteis quando a operação for de horário comercial. Uma requisição aprovada na sexta à noite não está esperando o comprador no fim de semana.
4. Leia o processo real, não o desenhado. O process mining reconstrói cada pedido a partir dos eventos que o ERP grava e mostra quantas vezes a cotação foi refeita ou a aprovação voltou.

Exemplo hipotético: uma requisição aprovada na segunda às 10h vira pedido na quinta às 16h. São 78 horas corridas, ou 30 horas úteis numa jornada das 9h às 17h (7 horas na segunda, 8 na terça, 8 na quarta e 7 na quinta). Se a mediana da faixa até R$ 5 mil for essa, o requisitante espera três dias para um item que, muitas vezes, poderia ser cotado e pedido no mesmo dia.

O lead time da requisição ao pedido conversa com o prazo do fornecedor: o requisitante sente a soma dos dois. A medida do lado do fornecedor está em On-Time Delivery em compras, e a visão geral do conceito, em lead time.

Como integrar meus sistemas ERP em P2P?

O P2P já roda no ERP: é nele que requisição, pedido, recebimento e nota ficam registrados, seja o TOTVS Protheus, o Datasul ou o SAP. Por isso a pergunta útil não é como integrar o ERP ao P2P, e sim o que cada camada cobre. São três, e elas convivem:

Camada	O que faz no P2P	O que fica de fora
ERP	Registra requisição, pedido, recebimento, nota e pagamento, com alçada e aprovação	Não negocia: o pedido sai com o preço que alguém digitou
Plataforma de compras (e-procurement)	Organiza fluxo, catálogo, rede de fornecedores e evento de cotação	O pedido de baixo valor emitido sem cotação e a recompra do item recorrente
Time digital	Assume a fila de pedidos dentro do ERP: cota, negocia e emite o pedido dentro da alçada	A decisão fora da alçada, que volta para o comprador

Para enxergar o processo real antes de mexer em qualquer camada, o caminho é ler os eventos que o ERP já grava. O process mining reconstrói o caminho de cada pedido, da solicitação ao pagamento, e mostra lead time, retrabalho e aprovação parada sem ninguém preencher planilha.

Leia também:

• Mapeamento de processos: como fazer de forma automática
• Análise de processos: o que é, como fazer e melhores ferramentas
• Melhoria contínua de processos: Como colocar em prática?

Como IA e Process Mining ajudam a otimizar o processo de P2P?

A gestão de P2P (Procure-to-Pay) pode ser uma tarefa complexa para as empresas, e é nesse cenário que Inteligência Artificial (IA) e Process Mining ajudam: leem os eventos que os sistemas já gravam e mostram o P2P de ponta a ponta, e a partir daí apontam onde agir no processo de compras:

• Com Inteligência Artificial e Process Mining, é possível identificar compras fora do padrão, atrasos e desperdícios financeiros que podem estar ocorrendo no processo de P2P. Isso permite que a empresa tome ações corretivas imediatas, reduzindo perdas e otimizando os resultados.
• Outra vantagem é a identificação de oportunidades de desconto em antecipações, que podem ser facilmente despercebidas se não houver um controle efetivo do processo. Com a tecnologia, é possível identificar essas oportunidades e garantir que a empresa esteja aproveitando todas as vantagens financeiras possíveis.
• Além disso, IA e Process Mining também ajudam a entender o perfil do fornecedor, avaliando o lead time, qualidade e taxa de entrega no prazo. Com essa informação, a empresa pode escolher os fornecedores mais adequados para cada necessidade e garantir que o processo de P2P esteja sempre otimizado.
• Outro benefício é a redução do tempo de lead time na aquisição de bens e serviços. Com a utilização de IA e Process Mining, a empresa pode encurtar o prazo que leva para adquirir o que precisa, desde a pesquisa de fornecedores até a entrega do produto ou serviço adquirido.
• A tecnologia também contribui para reduzir falhas e retrabalhos que impactam na produtividade das equipes. Através da identificação dessas falhas, é possível tomar ações corretivas e garantir que o processo de P2P esteja sempre otimizado e funcionando de forma eficiente.
• Outra vantagem é o aumento da taxa de pagamentos realizados no prazo. É possível alertar proativamente o vencimento de faturas para evitar multas, juros e atrasos, garantindo que a empresa esteja sempre em dia com seus compromissos financeiros.
• O aumento da economia na compra de materiais também é algo a se destacar. Quando o saving (economia) nas negociações é aumentado, a empresa consegue reduzir seus custos e otimizar seu orçamento, o que pode trazer benefícios financeiros significativos a curto e longo prazo.
• Além disso, IA e Process Mining permite controlar as regras de compliance e alçada de forma automatizada, garantindo que a empresa esteja sempre em conformidade com as políticas internas e as regulamentações externas.
• Por fim, IA e Process Mining ajuda a melhorar o controle do fluxo de caixa, permitindo que a empresa acompanhe de perto seus gastos e receitas e tome ações corretivas imediatas quando necessário. Com isso, a empresa pode garantir uma gestão financeira eficiente e otimizada, tomando ações de alocação de recursos naquilo que de fato trará mais lucro para os stakeholders.

IA e Process Mining para processo de compras

A tecnologia de IA e Process Mining descobre o processo de Procure to Pay a partir de dados existentes no sistema de gestão utilizado pela empresa, mapeando desde a identificação de necessidades e requisição de compra até o recebimento da entrega. Além de mapear o processo, a tecnologia simplifica o monitoramento da performance do processo para identificar todo problema que puder ocorrer no meio do caminho.

IA e Process mining se divide em 3 etapas:

• Descoberta do problema: Com a visão 360º dos processos da sua empresa, você descobre onde estão as raízes dos gargalos que estão fazendo seu processo empacar e seu negócio perder dinheiro.
• Monitoramento de conformidade: Através da criação de um modelo de processo padrão, você pode comparar processos reais e identificar automaticamente e em tempo real erros operacionais, para que possa agir antes de se tornarem problemas maiores.
• Melhoria contínua: Você vai poder ter clareza dos dados, transformá-los em insights e insights em soluções efetivas para promover a melhoria contínua do processo.

Onde a UpFlux entra no P2P

A UpFlux não vende uma plataforma de P2P nem uma licença de software: vende capacidade de execução na ponta da compra. Um time digital de compras, agentes de IA comandados por especialistas da UpFlux, assume a fila de pedidos dentro do ERP que a empresa já usa e trabalha pedido a pedido: cota, negocia contra o menor preço que a própria empresa já pagou pelo mesmo item e emite o pedido dentro da alçada do comprador. O caso que sai da alçada volta para a pessoa, e o resultado é medido em reais, item a item.

O alvo é justamente o que a plataforma de compras não alcança: o tail spend, o pedido de baixo valor que nunca abre cotação e a recompra do item recorrente. Numa multinacional industrial, em produção, R$ 22 milhões processados na cauda, onde ninguém negociava, devolveram R$ 1,6 milhão de saving ao caixa sem nenhuma contratação nova (resultados).

Para ir mais fundo:

• Agente Negociador: como a negociação acontece dentro do Protheus, do Datasul ou do SAP, com trilha de auditoria por decisão.
• BPO de compras com time digital: a operação de compras inteira, com o custo que encolhe a cada ciclo.
• Robô comprador ou agente de IA: o que cada um automatiza em compras.

Você é responsável pelo processo de Procure to Pay e se identificou com os desafios apresentados? Agende uma reunião com nossos especialistas e tenha uma demonstração exclusiva da nossa solução:

Perguntas frequentes

O que é procure-to-pay (P2P)?

Procure-to-pay é o processo que vai da necessidade de compra até o pagamento ao fornecedor: requisição, cotação, pedido, recebimento, conferência da nota e pagamento. Também é chamado de purchase-to-pay. Atravessa compras e contas a pagar, e fica registrado no ERP da empresa.

Qual a diferença entre procure-to-pay e source-to-pay?

O source-to-pay (S2P) começa antes: inclui a estratégia de categoria, o sourcing e o contrato com o fornecedor. O procure-to-pay começa quando a necessidade de compra aparece e termina no pagamento. Na prática, o S2P decide com quem e em que condições comprar; o P2P executa cada compra.

Quais são as etapas do procure-to-pay?

Identificar a necessidade, criar a requisição, gerar o pedido de compra, aprovar o pedido, receber a mercadoria ou o serviço, receber e conferir a nota do fornecedor, aprovar a nota e pagar. A conferência entre pedido, recebimento e nota é a conciliação tripla.

Onde o P2P deixa dinheiro na mesa?

No pedido de baixo valor emitido sem cotação e na recompra do mesmo item a um preço maior do que a empresa já pagou. Nenhum dos dois aparece como erro no ERP, porque o pedido sai aprovado. É a cauda de compras, também chamada de tail spend, curva C ou compras indiretas, e é sobre ela que o Agente Negociador atua.

Plataforma de P2P, robô comprador e time digital são a mesma coisa?

Não. A plataforma organiza o fluxo, o catálogo e o evento de cotação. O robô comprador segue regra escrita antes e opera sobre o pedido que já ia abrir cotação. O time digital assume a fila inteira dentro do ERP, inclusive o pedido que nunca abre cotação, com especialistas tratando a exceção e o resultado medido em reais. As três camadas convivem, e a comparação detalhada está em robô comprador ou agente de IA.

Como calcular o lead time de compras?

Subtraia a data e hora de aprovação da requisição da data e hora de emissão do pedido, pedido a pedido, e resuma pela mediana em cada faixa de valor. Exclua os pedidos criados depois da nota, que são compra fora do processo, e conte em horas úteis quando a operação for de horário comercial.