Como potencializar a análise de Processos com Inteligência Artificial?

Análise de processos é o estudo de como um processo funciona hoje para encontrar onde ele perde tempo, dinheiro ou qualidade: gargalos, retrabalho, etapas que não agregam valor e desvios do padrão. Ela vem depois do mapeamento e antes da melhoria, e a qualidade do resultado depende do insumo usado: dado de sistema, percepção de poucos ou relato de todos. Bem feita, contribui para uma redução de custos que aparece no resultado da organização.

Existem diferentes técnicas e ferramentas para analisar processos que podem dar maior assertividade e acelerar o impulsionamento da sua operação. Mas é importante ressaltar que este não é um trabalho único. Processos devem ser continuamente aprimorados para manter a competitividade da empresa. Para melhorar a performance das suas operações, gestores de empresas líderes estão atentos às tecnologias que incrementam resultados para processos na indústria.

Neste sentido, a Inteligência Artificial tem contribuído com uma eficiência que ainda não havia sido experimentada. Quando combinada à abordagem de Mineração de Processos (Process Mining), realiza a centralização de dados que permite cruzar informações de processos distintos para uma apuração mais precisa e confiável. Esse nível de análise acurado se reflete em insights de valor potencializado para os negócios.

Conheça neste artigo as ferramentas e tecnologias mais usadas por eles para análises de processos e avalie qual melhor se aplica à realidade que você vive no dia a dia da sua organização. Mas, primeiro, vamos entender sobre a análise de processos de uma forma geral: do que se trata, sua importância, benefícios e quando realizar.

O que é análise de processos?

A análise de processos é a atividade de estudar como um processo funciona para compreender como suas tarefas se relacionam e formam fluxos de atividades em uma organização. O objetivo de uma análise de processos é identificar oportunidades de melhoria para reduzir ineficiências e otimizar uma operação.

Por ser uma tarefa valiosa para a organização, a análise de processos deve ser realizada pelos profissionais responsáveis pela operação. Também é importante que tenham atuação direta e contínua com o suporte das técnicas e ferramentas adequadas. Pois os processos devem ter uma orientação à melhoria contínua para fortalecer a competitividade da organização.

Leia também:

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Qual a importância da análise de processos?

A análise de processos é vital para as organizações, pois identifica ineficiências e otimiza operações. Ela contribui para a redução de custos, melhoria da qualidade, aumento da satisfação do cliente e conformidade com regulamentações.

Com isso, as empresas podem tomar decisões baseadas em dados, promovendo uma cultura de melhoria contínua. Os ganhos de analisar um processo se refletem em maior competitividade no mercado.

Mas quais são os benefícios que levam a esse ganho final?

6 benefícios da análise de processos

Conheça seis motivos pelos quais a análise de processos tem sido priorizada como atividade vital para os negócios.

1. Melhoria da eficiência Entender como os processos realmente ocorrem gera insights sobre as oportunidades de melhoria, acelerando a implementação de mudanças que otimizarão a eficiência. Em resumo, a melhoria de eficiência leva a uma redução de custos e aumento de produtividade.
2. Redução de desperdícios A análise de processos ajuda a identificar ineficiências consideradas desperdícios, como perdas, retrabalhos e gargalos, ou seja, atividades que não geram valor. Eliminando esses desperdícios, é possível direcionar os recursos de forma mais eficiente para aumentar o valor entregue.
3. Melhoria da qualidade Conhecendo a fundo o processo é possível encontrar as principais causas de problemas que prejudicam a qualidade, tanto do processo quanto do produto. Também dá mais clareza sobre quais ações tomar para implementar mudanças, como correção de problemas para gestão de riscos futuros. Isso ajuda para que produtos e serviços atendam às expectativas dos clientes.
4. Aumento da satisfação do cliente Processos eficientes geram uma entrega de valor superior ao cliente, elevando o nível de atendimento, o que melhora sua experiência e fidelidade com a marca.
5. Identificação de oportunidades de negócios Você sabia que analisar sua operação também pode ajudar a encontrar oportunidades como novos produtos e serviços? Geralmente isso se dá pela identificação de algumas perdas ou lacunas nas atividades desempenhadas pelo time que poderiam ser aproveitadas.
6. Adaptabilidade Analisar processos continuamente ajuda a empresa a ser mais flexível e se adaptar rapidamente às necessidades do mercado, identificando oportunidades para automação, por exemplo.

Exemplo de análise de processo

Vamos pegar como exemplo ilustrativo uma grande indústria no setor de manufatura que estava enfrentando desafios crescentes em seu departamento de Contas a Pagar. Com um volume massivo de transações e um processo repleto de etapas manuais, a eficiência estava comprometida, levando a erros, retrabalhos e insatisfação dos fornecedores.

A liderança percebeu o impacto negativo na linha de fundo e na reputação da empresa. Ela decidiu investir na análise de processos. Após uma avaliação detalhada, identificou gargalos, desperdícios e oportunidades para automação. A equipe implementou mudanças estratégicas que aceleraram o ciclo de pagamento, eliminaram ineficiências e melhoraram a qualidade dos pagamentos.

Essa transformação não apenas reduziu os custos operacionais, mas também fortaleceu os relacionamentos com parceiros e fornecedores, elevando a satisfação e a confiança. A análise contínua permitiu que a empresa se adaptasse rapidamente às mudanças do mercado e identificasse oportunidades para inovação e crescimento.

Em um ambiente de negócios altamente competitivo, o exemplo dessa indústria mostra como um processo crítico pode ser transformado em uma vantagem estratégica. Isso demonstra por que a análise de processos é essencial e tem sido adotada como atividade contínua pelo mercado.

Quando analisar um processo?

Existem diversas razões para a necessidade de analisar um processo. Veja algumas abaixo.

1. Quando um processo está sofrendo muitos problemas, como atrasos frequentes, baixa qualidade percebida em um produto específico ou alta rotatividade de colaboradores.
2. Quando a empresa passa por mudanças significativas, como fusão, aquisição, ampliação, entre outras.
3. Quando a empresa quer aumentar sua competitividade no mercado, e precisa melhorar a eficiência e reduzir desperdícios.
4. Quando a empresa quer melhorar a eficiência e qualidade dos produtos e serviços a partir da revisão dos processos produtivos.
5. Quando a empresa busca se adequar a regulamentações específicas e padrões internacionais, como ISO 9000, por exemplo.

Melhores ferramentas para análise de processos administrativos

Entre as melhores ferramentas de análise de processos, a Inteligência Artificial utilizando a abordagem de Process Mining se destaca como uma solução abrangente que automatiza métodos, como o Diagrama de Fluxo de Processos (DFD), Análise de Valor de Fluxo (AVF), Diagrama de Ishikawa e Modelagem BPMN.

O uso dos métodos e das ferramentas tecnológicas mais adequadas para a realidade da organização tornam menos complexo o trabalho da análise de processos. Conheça cinco ferramentas que se destacam.

1. DFD – Diagrama de Fluxo de Processos Diagrama de Fluxo de Processos é uma representação gráfica de como os processos funcionam. Ele ajuda a conhecer o modelo ideal do processo. Você pode montar, com a ajuda de formas, etapa por etapa, para entender a sequência de atividades e como deveriam se relacionar.
2. AVF – Análise de Valor de Fluxo A partir do conhecimento sobre a realidade das operações, a ferramenta Análise de Valor de Fluxo visa identificar desperdícios e outras atividades que não agregam valor ao processo, para então, eliminá-las.
3. Diagrama de Ishikawa Conhecido como Espinha de peixe, o Diagrama de Ishikawa ajuda a descobrir a causa raiz de um problema encontrado no processo. Ela representa a relação de uma falha e suas possíveis causas.
4. Modelagem BPMN A construção da expectativa de processos é simplificada pela Modelagem BPMN. Por meio dela, é possível editar etapa por etapa, definindo sequências e responsáveis, de acordo com o modelo ideal a ser seguido em uma operação.
5. Inteligência Artificial e Process Mining Imagine automatizar todas as tarefas das ferramentas de análise de processo anteriores! Process Mining é uma abordagem utilizada pela Inteligência Artificial para descobrir como todos os processos acontecem na realidade. Permite a identificação ágil de desperdícios, destaca a causa raiz de problemas e suporta a criação de modelos ideais de processos, tudo em uma só ferramenta.

É desta forma que empresas que prezam pela manutenção da sua competitividade no mercado têm identificado problemas em seus processos. De maneira rápida e visual, a IA facilita decisões de implementação de iniciativas de otimização e melhoria.

Como fazer análise de processos? Passo a passo

Para fazer a análise de processos, é necessário seguir, nesta ordem, os passos: identificação dos processos chave, mapeamento dos processos, estudo dos fluxos, identificação das violações, otimização dos processos, implementação e monitoramento, revisão e manutenção contínua.

1. Identificação dos processos chave Processos chave são os críticos para o seu negócio. Sua performance possui impacto direto nos resultados da organização. Você deve focar primeiramente nesses casos. Liste quais são os processos chave.
2. Mapeamento dos processos É hora de entender como os fluxos funcionam. Você pode utilizar o DFD (Diagrama de Fluxos de Processos, já descrito neste artigo), como apoio. Crie as sequências por etapa. Se neste momento já surgirem insights de melhoria, anote. Questione, por exemplo, os tempos de cada etapa e a transição entre elas, os custos relacionados, recursos consumidos, quem são os responsáveis, se existem retrabalhos ou gargalos.
3. Estudo dos fluxos Com o mapa de processo bem desenhado, é hora de estudar seus fluxos. Audite a sequência das etapas, os tempos para desempenhar cada atividade, os retrabalhos existentes, os custos de cada tarefa, tempo consumido por etapa e entre elas. Todas as anotações são válidas para identificar oportunidades de melhoria. Você provavelmente irá encontrar falhas simples que não enxergava antes, como a constatação da relação entre duas atividades que não deveria existir.
4. Identificação das violações Se a causa de uma falha não for tão clara, você e sua equipe podem levantar hipóteses e investigar o que pode estar causando o problema. Para isso, pode ser de grande ajuda o Diagrama de Ishikawa que já mencionamos aqui.
5. Otimização dos processos Quando a causa raiz de um problema for encontrado, é o momento de propor e implementar mudanças. Isso pode incluir a automação de tarefas, a eliminação de atividades desnecessárias, a redistribuição de recursos e a reestruturação dos processos.
6. Implementação e monitoramento Implemente as mudanças sugeridas e acompanhe seu impacto para garantir a conquista dos resultados esperados. É importante definir KPIs (Key Performance Indicators ou indicadores chave de desempenho) para medir os resultados.
7. Revisão e manutenção contínua A análise de processos deve ser feita continuamente para que continuem sendo eficientes ao longo do tempo. Continue acompanhando os KPIs, identificando problemas e implementando melhorias.

Veja também:

• Descoberta de processos automática com Process Mining
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Desvantagens da análise manual de processos

Após conhecer o passo a passo de uma análise de processos, note que a realização manual torna esse um trabalho complexo e demorado. Ferramentas tradicionais (como o Diagrama de Fluxo de Processos e Diagrama de Ishikawa) utilizadas isoladamente tornam a análise sujeita a falhas, como:

1. Erros humanos: interpretações incorretas, subjetividade de opinião, digitação incorreta ou perda de informações; afetam a precisão e confiabilidade dos resultados.
2. Problemas de escalabilidade: imagine fazer com todos os processos de uma organização uma análise manual… Além de demasiadamente demorada, se tornaria inviável analisar todos os dados e todas as informações obtidas, impossibilitando a visão holística dos processos da empresa.

Esses são alguns dos motivos pelos quais faz cada vez mais sentido a automação da análise de processos.

Analisar com que insumo: dado de sistema, percepção de poucos ou relato de todos

Toda análise de processos trabalha sobre um insumo, e o insumo define o teto da conclusão. Um Ishikawa montado sobre a opinião de três pessoas entrega a causa raiz que essas três pessoas imaginam. Antes de escolher a ferramenta, vale escolher de onde vem a informação.

Insumo	Como se obtém	Ponto forte	Limite
Dado de sistema	Log de eventos do ERP e de outros sistemas, com Process Mining	Objetivo, cobre todos os casos registrados, mede tempo entre etapas	Só enxerga o que o sistema grava
Percepção de poucos	Workshop ou entrevistas com gestores e pessoas-chave	Rápido de organizar, traz contexto e histórico	Amostra pequena, tende a descrever o processo ideal
Relato de todos	Entrevista estruturada com cada pessoa que executa	Alcança planilha, e-mail e mensagem; traz frequência e duração por tarefa	É percepção: vale confirmar entre pessoas e cruzar com dado

O segundo insumo é o mais usado porque cabe na agenda. Uma consultoria costuma ouvir de 8 a 12 pessoas em cerca de seis semanas. O problema aparece na hora de priorizar: sem frequência e duração de cada tarefa, a lista de melhorias sai ordenada por quem reclamou mais alto, e não por horas consumidas.

O terceiro insumo ficou viável com o censo de processos por agente de IA, em que um agente entrevista todas as pessoas do escopo, em paralelo e sem agendamento, usando o mesmo roteiro de entrevista para todos. No Nous Scan, da UpFlux, os relatos da mesma tarefa são consolidados, as horas por ano são convertidas em R$ por ano com a premissa de custo/hora declarada, e o resultado separa piso de teto: piso é o que pelo menos duas pessoas confirmaram. A liderança recebe o consolidado, nunca a entrevista individual.

Exemplo: uma conferência manual de notas que 6 pessoas fazem, 40 minutos por dia cada uma, em 22 dias úteis por mês. São 6 × 40 min × 22 × 12 = 1.056 horas por ano. Com custo/hora carregado de R$ 45, são R$ 47.520 por ano em uma única tarefa que talvez nem apareça no fluxograma.

Os insumos não competem. Onde percepção e dado discordam, é ali que a análise rende mais. Se você ainda está na etapa anterior, veja o guia de mapeamento de processos e a página sobre mapeamento de processos com IA.

Perguntas frequentes

O que é análise de processos?

Análise de processos é o estudo de como um processo funciona na prática para identificar gargalos, retrabalho, desperdícios e desvios. O resultado é uma lista de oportunidades de melhoria, de preferência priorizada por impacto em horas ou em custo.

Qual a diferença entre análise de processos e mapeamento de processos?

O mapeamento descreve o processo: atividades, sequência, responsáveis e sistemas. A análise usa esse mapa para encontrar problemas e suas causas. Um depende do outro: analisar um mapa que retrata o processo ideal, e não o real, leva a conclusões erradas.

Como começar uma análise de processos?

Escolha um processo crítico para o resultado, levante como ele acontece hoje e reúna números básicos: volume, tempo por etapa, frequência de retrabalho. Com isso, aplique as ferramentas descritas neste artigo para chegar às causas. Se o processo roda fora de sistema, comece por um mapeamento de atividades.

Quanto tempo leva uma análise de processos?

Depende do insumo. Com log de eventos disponível, a primeira leitura sai em dias, depois que os dados estão extraídos e tratados. Com entrevistas conduzidas por consultor, o usual são várias semanas. Um censo por agente de IA leva cerca de duas semanas para até três áreas.

Dá para fazer análise de processos com IA?

Sim. Com Process Mining, a IA reconstrói o fluxo a partir dos dados e aponta desvios e gargalos automaticamente. Com agentes de IA que entrevistam as pessoas, ela levanta e consolida o trabalho que não está em sistema. A decisão sobre o que mudar continua com quem conhece o negócio.

Automação da análise de processos

Automatizar a análise de processos minimiza problemas, como erros humanos, e torna a atividade escalável. Para adicionar a essas vantagens a potencialização dos resultados da análise com maior precisão e confiabilidade, temos Inteligência Artificial e Process Mining (já mencionada quando falamos das melhores ferramentas para analisar processos). Entenda no vídeo:

Como IA e Process Mining potencializam a análise de processos

A tecnologia combinada de IA e Process Mining utiliza dados de sistemas de informação para descobrir ineficiências em processos, gerando insights para melhorias. Ao permitir analisar todos os fluxos envolvidos de forma rápida e simples, facilita a identificação de desperdícios e atividades que não agregam valor. A análise a partir da mineração de processos inclui como etapas: descoberta de processos, identificação de problemas, análise de desempenho, monitoramento e controle.

1. Descoberta de processos

Process Mining permite que os processos sejam visualizados de forma clara e detalhada em sua totalidade. Os usuários entendem como os processos funcionam e identificam pontos de melhoria.

2. Identificação de problemas

A tecnologia suporta a detecção automatizada de violações nos processos, como desvios, gargalos ou atrasos, além do reconhecimento rápido da causa de problemas.

3. Análise de desempenho

A tecnologia ajuda a analisar o desempenho dos processos ao longo do tempo, entre responsáveis, turnos, filiais e outras comparações, identificando tendências e padrões.

4. Otimização de processos

Como Process Mining traz 100% de transparência sobre a realidade dos processos, confere maior confiabilidade e assertividade às tomadas de decisão, direcionando o olhar da gestão para onde a ação terá maior impacto.

5. Monitoramento e controle

A tecnologia permite monitorar processos em tempo real e garantir que estejam funcionando de acordo com os modelos criados. Isso permite a rápida detecção de problemas e a tomada de decisão de forma ágil.

Em resumo, Process Mining é uma ferramenta para descoberta de processos que tem provado seu valor para organizações líderes em seus segmentos. Ela ajuda a analisar processos pela visualização de fluxos de trabalho com 100% de precisão, identificação automática de erros, ineficiências, violações a Compliance e acompanhamento real time do desempenho de processos.

A UpFlux é a única empresa brasileira reconhecida no Magic Quadrant de Process Mining do Gartner. Ela tem ajudado a promover e perpetuar a eficiência de processos. Quer saber mais sobre como UpFlux pode ajudar sua organização a alcançar excelência operacional? Agende uma demonstração!