Gestão de Compras: Como Fazer de Forma Eficiente com IA?

Em um cenário empresarial dinâmico e desafiador, a eficácia na gestão de compras torna-se um pilar fundamental para o sucesso operacional de qualquer organização. A qualidade e a disponibilidade dos produtos e serviços são elementos intrínsecos ao pleno funcionamento de uma empresa, e uma gestão de compras eficiente desempenha um papel crucial nesse contexto.

No entanto, muitas organizações enfrentam obstáculos que impactam diretamente a integridade desse processo vital. Desde a aquisição de insumos essenciais até a busca pela viabilidade financeira, desafios como falta de visibilidade, controle inadequado de fornecedores, questões de conformidade e atividades de retrabalho podem comprometer a eficácia da gestão de compras.

Neste artigo, aprofundaremos o entendimento sobre o que é gestão e as melhores práticas para implementar e gerenciar esse processo de forma mais eficiente com inteligência artificial.

O que é gestão de compras?

A gestão de compras é um processo empresarial que abrange todas as etapas relacionadas à aquisição de bens ou serviços em uma organização. Desde a identificação da necessidade até o pagamento ao fornecedor, esse processo visa otimizar e padronizar as decisões envolvidas na aprovação de ordens de compras, no recebimento de mercadorias e na liquidação de pagamentos.

Por isso, muitas empresas adotam soluções de gestão de compras para automatizar e otimizar esse processo.

O processo de compras geralmente é composto por etapas que iniciam na identificação da necessidade e solicitação da compra e seguem até o pagamento definitivo aos fornecedores. Essas atividades podem ser extremamente demoradas e dispendiosas quando feitas manualmente, uma vez que passam pelas mãos de muitas pessoas e áreas diferentes – o que não indica que, por conta disso, estejam livres de erros.

É por isso que gestores do processo que se importam com a eficiência financeira buscam, muitas vezes, adotar soluções de software para aumentar a otimizar as etapas, reduzir erros e retrabalhos, além de melhorar o controle sobre os gastos, mas falaremos sobre isso mais para frente.

Como funciona o processo de compras?

O processo de compras é uma série de etapas organizadas que uma empresa segue para adquirir bens ou serviços necessários para suas operações. Embora as nuances possam variar entre organizações, geralmente, o processo de compras envolve as seguintes etapas:

Processo de Compras

1. IDENTIFICAR NECESSIDADES

Antes que uma organização possa adquirir e pagar por bens e serviços, ela deve primeiro determinar o que realmente precisa. Esta primeira etapa envolve o departamento aplicável (por exemplo, marketing, RH, vendas, etc.) identificando o que é necessário, qual fornecedor em potencial é o mais adequado e quanto custará os produtos ou serviços.

2. CRIAR REQUISIÇÃO/SOLICITAÇÃO DE COMPRA

Em seguida, o departamento deve criar uma requisição de compra, uma solicitação de compra interna que a contabilidade deve revisar. Se a contabilidade aprovar a requisição de compra, o departamento de compras enviará um documento chamado ordem de compra (PO) – a solicitação de compra oficial voltada para o exterior – ao fornecedor.

3. GERAR ORDEM DE COMPRA

Depois que o departamento cria e envia uma requisição de compra – e a contabilidade a aprova – um documento chamado ordem de compra (PO) vai para o fornecedor. Um PO é um documento enviado a um fornecedor declarando o escopo do trabalho que está sendo acordado. Tanto o comprador quanto o fornecedor devem aprovar este documento.

4. RECEBER A APROVAÇÃO DO PEDIDO DE COMPRA (PO)

Em seguida, o pedido de compra deve ser aprovado por várias partes interessadas. A primeira parte que precisa dar luz verde a uma PO é a equipe de contabilidade do comprador. Frequentemente, os pedidos de compra são rejeitados e devem ir e voltar dentro da organização até que todas as informações estejam corretas. Depois que as equipes necessárias do lado do comprador forem assinadas, o fornecedor receberá o pedido de compra e deverá concordar com ele.

O processo de aprovação de ordens de compra é uma etapa necessária, principalmente quando as empresas possuem um processo P2P manual, pois a aprovação pode detectar erros importantes. No entanto, a aprovação pode ser uma etapa complicada do processo P2P geral, pois o pedido de compra deve passar por várias mãos e pode encontrar muitos gargalos.

5. EMITIR RECIBO DE MERCADORIA

Uma vez que o comprador tenha realmente recebido as mercadorias solicitadas, ele verificará a qualidade do pedido: o fornecedor enviou o número certo de produtos? O produto em si está em boas condições? Se esse tipo de coisa estiver em ordem, o comprador emitirá um recibo de mercadoria. O recebimento de mercadorias aciona algumas ações:

1. O departamento de cadeia de suprimentos usa este documento para ajustar o estoque de acordo.

2. Uma vez gerada a entrada de mercadorias, o comprador pode prosseguir com a aprovação da fatura do fornecedor (etapa 6).

3. RECEBER E REVISAR A FATURA DO FORNECEDOR

Depois que os serviços ou mercadorias solicitados forem concluídos ou recebidos, o fornecedor enviará uma fatura, que é diferente de um pedido de compra e um recebimento de mercadorias. Esta fatura vai para a equipe de contas a pagar, que precisará revisá-la para garantir que as informações estejam alinhadas com alguns dos documentos anteriores gerados ao longo do processo de aquisição para pagamento, ou seja, o pedido de compra e o recebimento de mercadorias.

Essa comparação dos três documentos – o pedido, o recebimento de mercadorias e a fatura – é conhecida como conciliação tripla.

7. APROVAR A FATURA DO FORNECEDOR

Se tudo for verificado após a correspondência de três vias, a fatura poderá ser oficialmente aprovada.

8. PAGAR OS FORNECEDORES

Por fim, a equipe de contas a pagar do comprador inserirá a fatura do fornecedor no sistema de contabilidade da organização – um processo que, quando feito manualmente, é demorado e pode estar repleto de erros caros. Embora as organizações modernas dependam de software para ajudar a automatizar o processo, algumas empresas ainda usam a abordagem manual do passado, que exige que a fatura de cada fornecedor seja digitada no sistema de contabilidade, passe pelas pessoas apropriadas para aprovação e, eventualmente, seja paga.

Qual é a diferença entre compras e suprimentos?

Embora os termos “compras” e “suprimentos” sejam frequentemente usados, eles se referem a aspectos diferentes no ambiente empresarial. “Suprimentos” engloba os insumos necessários para a produção de bens e serviços, incluindo a rede de empresas e processos para garantir sua disponibilidade. Em contrapartida, “compras” se concentra no ato de adquirir esses materiais, representando a etapa final de um processo mais amplo que envolve identificação de fornecedores e otimização da produção.

Ambos são essenciais para o sucesso dos negócios, complementando-se na gestão eficaz da cadeia de suprimentos.

Os maiores desafios da gestão de compras

A gestão do processo de compras é comumente uma tarefa complexa e desafiadora para as empresas, envolvendo diversos aspectos que precisam ser gerenciados adequadamente para garantir a eficiência do processo e a satisfação de ambas as partes (empresa-fornecedor). Alguns dos principais desafios enfrentados na gestão de compras incluem:

1. Falta de visibilidade do processo: Um grande volume de pedidos para diferentes fornecedores pode gerar confusão e falta de visibilidade de compras que estão fora do padrão. Isso pode dificultar a identificação de gargalos e a tomada de decisões informadas.
2. Compras com atividades de retrabalho e bloqueios: As várias etapas do processo de requisição e aquisição, quando realizadas manualmente, são extremamente demoradas e ineficientes para identificar compras com gargalos, além de causar retrabalho para a sua equipe. Essas compras que exigem retrabalho e bloqueios podem atrasar o processo de compras e afetar negativamente a eficiência do processo.
3. Falta de controle de entrega de fornecedores: O controle de entrega de fornecedores pode ser um desafio, especialmente quando há muitos fornecedores envolvidos. A falta de controle dos fornecedores pode levar a atrasos na entrega de bens ou serviços, o que afeta negativamente o processo produtivo da sua empresa. Além disso, também podem ocorrer erros na fatura, uma vez que os fornecedores podem cobrar por itens que não foram entregues ou cobrar a mais por itens que foram entregues em atraso.
4. Problemas no compliance e alçada: Compras acima de um determinado valor geralmente exigem a aprovação de pessoas específicas na empresa e o processo precisa passar por vários departamentos e aprovadores, podendo gerar erros, falha de comunicação, documentos incompletos e até o bloqueio do processo Nesse sentido, a gestão de alçada e compliance precisam garantir que as compras estejam em conformidade com as políticas e regulamentos da empresa, mas a dificuldade do controle dos parâmetros podem levar a compras que não estão em conformidade com as políticas e regulamentos da empresa, gerar atrasos no processo de compras e afetar negativamente a eficiência de todo o processo, fazendo com que contas fiquem presas internamente por vários dias.
5. Falta de conformidade com as políticas: A falta de conformidade regulatória pode levar a erros e atrasos na gestão de compras. Isso pode ocorrer quando há falhas de comunicação, falta de aprovações e atalhos que acabam violando os padrões de conformidade e atrasando o recebimento de bens ou serviços vitais.

Dicas e boas práticas para a gestão de compras

Para garantir a eficiência do processo e reduzir custos no seu processo de compras, é importante adotar algumas boas práticas. Abaixo, listamos algumas dicas úteis para a gestão de P2P:

• Planejamento financeiro: a definição de um orçamento e transparência entre todos os departamentos é muito importante, além de planejar as compras e pagamentos com antecedência para evitar problemas financeiros, como multas e juros.
• Organização: manter registros precisos e atualizados das compras e pagamentos é fundamental para garantir que as contas sejam pagas a tempo, mitigando retrabalhos causados por potenciais falhas humanas.
• Priorização: priorize as compras de acordo com a relevância e o prazo de entrega para garantir que as compras mais importantes sejam realizadas primeiro.
• Comunicação: mantenha uma boa comunicação tanto com os fornecedores quanto com os clientes internos (demais departamentos que solicitam as compras) para que seja possível negociar margens de desconto e flexibilização dos prazos de entrega. Para isso, é essencial que tenha uma visão 360º de quem são seus fornecedores, além das etapas exatas pelas quais seu processo passa.
• Controle de alçada e compliance: estabeleça políticas claras de controle de alçada e compliance, comuniquem essas políticas efetivamente para todos os envolvidos no processo de P2P, implementem um sistema de gerenciamento de compras que ofereça controle de alçada e compliance e realizem treinamentos regulares para garantir que todos os envolvidos no processo de P2P estejam cientes das políticas e regulamentos da empresa e possam tomar decisões informadas e efetivas.
• Métricas e indicadores de desempenho: Estabelecer isso permitirá uma análise mais precisa do processo de P2P e possibilitará a identificação de áreas que precisam de melhorias.
• Automação: use softwares de automação para melhorar a eficiência, eliminar falhas humanas e ter uma operação rastreável e que permita a clareza dos processos.
• Análise: Realize uma análise regular do processo de P2P para identificar problemas a serem corrigidos e oportunidades de melhoria.

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Benefícios da automação para o processo de compras

1. Redução de erros: A automação reduz erros que são causados pela ação humana no processo de compras, como erros de digitação ou cálculo – fatores que levam a atrasos no pagamento e problemas de reconciliação de contas.
2. Maior eficiência: A automação acelera torna a gestão de compras mais eficiente, eliminando a necessidade de tarefas manuais repetitivas, como entrada de dados e aprovação manual de pagamentos.
3. Melhoria da visibilidade: A automação fornece uma visão mais clara e em tempo real do processo de P2P, permitindo que os gerentes monitorem o processo e identifiquem possíveis gargalos ou problemas.
4. Redução de custos: A automação reduz os custos do processo de compras, eliminando a necessidade de tarefas manuais repetitivas e reduzindo a necessidade de pessoal para gerenciar o processo.
5. Melhoria da conformidade: A automação ajuda a garantir a conformidade com as políticas e regulamentos da empresa, eliminando a possibilidade de erros humanos e garantindo que as políticas sejam aplicadas de forma consistente.
6. Aumento da segurança: A automação pode ajudar a aumentar a segurança do processo de compras, ao reduzir a possibilidade de fraude e garantindo que as informações financeiras sejam mantidas em um ambiente seguro.
7. Melhoria da experiência com fornecedores: A automação ajuda na sua relação com os fornecedores porque permite que você tenha uma visão clara do padrão de qualidade e de prazo de entrega de cada fornecedor, fazendo com que você tenha em mãos dados valiosos que poderão influenciar em negociação de preços e condições de pagamento.

No mundo empresarial moderno, é comum a coleta de uma grande quantidade de dados por meio de diferentes sistemas. No entanto, o desafio reside em unir todas essas informações fragmentadas em uma única plataforma, facilitando a análise e o entendimento.

A tecnologia de Process Mining surge como a solução ideal para esse desafio. Ela vasculha os dados de todos os seus processos de negócios, detectando padrões e identificando pontos de melhoria. Tudo isso a partir da conexão da plataforma com o ERP ajuda a encontrar e resolver ineficiências, tornando todo o processo de compra até pagamento mais eficiente e econômico.

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• Mapeamento de processos: como fazer de forma automática
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Como o Process Mining ajuda a tornar a gestão de compras mais eficiente?

A gestão de compras pode ser uma tarefa complexa para as empresas, e é nesse cenário que o Process Mining se destaca como uma ferramenta que integra seus sistemas em um único lugar, para uma visão 360º do processo de compra e pode ajudar a otimizar seu processo de compras.

Com o Process Mining, é possível identificar compras fora do padrão, atrasos e desperdícios financeiros que podem estar ocorrendo no processo de P2P. Isso permite que a empresa tome ações corretivas imediatas, reduzindo perdas e otimizando os resultados.

Outra vantagem é a identificação de oportunidades de desconto em antecipações, que podem ser facilmente despercebidas se não houver um controle efetivo do processo. Com o Process Mining, é possível identificar essas oportunidades e garantir que a empresa esteja aproveitando todas as vantagens financeiras possíveis.

Além disso, o Process Mining também ajuda a entender o perfil do fornecedor, avaliando o lead time, qualidade e taxa de entrega no prazo. Com essa informação, a empresa pode escolher os fornecedores mais adequados para cada necessidade e garantir que o processo de P2P esteja sempre otimizado.

Outro benefício é a redução do tempo de lead time na aquisição de bens e serviços. Com a utilização do Process Mining, a empresa pode encurtar o prazo que leva para adquirir o que precisa, desde a pesquisa de fornecedores até a entrega do produto ou serviço adquirido.

O Process Mining também ajuda a reduzir falhas e retrabalhos que impactam na produtividade das equipes. Através da identificação dessas falhas, é possível tomar ações corretivas e garantir que a gestão de compra esteja funcionando de forma eficiente.

Outra vantagem é o aumento da taxa de pagamentos realizados no prazo. Com o Process Mining, é possível alertar proativamente o vencimento de faturas para evitar multas, juros e atrasos, garantindo que a empresa esteja sempre em dia com seus compromissos financeiros.

O aumento da economia na compra de materiais também é algo a se destacar. Quando o saving (economia) nas negociações é aumentado, a empresa consegue reduzir seus custos e otimizar seu orçamento, o que pode trazer benefícios financeiros significativos a curto e longo prazo.

Além disso, o Process Mining permite controlar as regras de compliance e alçada de forma automatizada, garantindo que a empresa esteja sempre em conformidade com as políticas internas e as regulamentações externas.

Por fim, o Process Mining ajuda a melhorar o controle do fluxo de caixa, permitindo que a empresa acompanhe de perto seus gastos e receitas e tome ações corretivas imediatas quando necessário. Com isso, a empresa pode garantir uma gestão financeira eficiente e otimizada, tomando ações de alocação de recursos naquilo que de fato trará mais lucro para os stakeholders.

Process Mining para processo de compras

A tecnologia de Process Mining descobre o processo de compras a partir de dados existentes no sistema de gestão utilizado pela empresa, mapeando desde a identificação de necessidades e requisição de compra até o recebimento da entrega. Além de mapear o processo, a tecnologia simplifica o monitoramento da performance do processo para identificar todo problema que puder ocorrer no meio do caminho.

O Process mining se divide em 3 etapas:

• Descoberta do problema: Com a visão 360º dos processos da sua empresa, você descobre onde estão as raízes dos gargalos que estão fazendo seu processo empacar e seu negócio perder dinheiro.
• Monitoramento de conformidade: Através da criação de um modelo de processo padrão, você pode comparar processos reais e identificar automaticamente e em tempo real erros operacionais, para que possa agir antes de se tornarem problemas maiores.
• Melhoria contínua: Você vai poder ter clareza dos dados, transformá-los em insights e insights em soluções efetivas para promover a melhoria contínua do processo.

A solução UpFlux Process Mining ajuda a controlar o processo, os fornecedores e as faturas, mitigando atrasos, falhas, bloqueios e perdas financeiras, além de padronizar as etapas para que você sempre saiba quando existir uma violação. Assim, você ganha eficiência reduzindo o tempo e custos do ciclo de compras.

Você é responsável pelo gestão de compras, se identificou com os desafios citados e busca uma solução? Conheça mais sobre os benefícios da UpFlux AI Process Mining.