A automação de processos de negócios não é um fenômeno recente. Surgiu entre as décadas de 70 e 80 quando as empresas começaram a adotar sistemas de gestão empresarial, como os ERPs (Enterprise Resource Planning). Ainda que focados na integração de dados, eles representaram um importante passo em direção à automação, que foi evoluindo ao longo dos anos.
Sistemas de relacionamento com o cliente (CRM — Customer Relationship Management) e de gestão da cadeia de suprimentos (SCM — Supply Chain Management) são alguns exemplos de evoluções. No entanto, foi a partir de 2000 que o assunto se tornou mais recorrente. As organizações se atentaram aos benefícios da automação de processos para aumento da eficiência e redução de custos.
Sua importância foi ainda mais notada a partir do surgimento da Automatização de Processos Robóticos (RPA — Robotic Process Automation) e ganhou força após o período mais crítico da pandemia de Covid-19, que exigiu uma rápida e constante adaptação às demandas por eficiência e resiliência que garantissem a sobrevivência das organizações.
Desde então, só cresce o interesse pela automação, como mostra o mais recente estudo da Deloitte sobre o tema. Ele aponta que as organizações seguem desenvolvendo gradualmente sua maturidade em automação de processos. O motivo?
“A redução de custos continua a ser uma das principais prioridades de muitas organizações. A automação inteligente é uma forma comprovada de conseguir isso.”
Robotic process automation (RPA) | Deloitte Insights
No entanto, o mesmo estudo traz que a pura adoção de ferramentas de automação não garante o impacto desejado. Neste artigo, você vai entender o porquê e verá como os gestores de negócios estão superando os principais desafios para obter ganhos expressivos a partir da automação de processos. Também irá conhecer mais a respeito desta aplicação tecnológica, seus benefícios, ferramentas e o caminho para que as organizações prosperem com a sua implantação.
O que é automação de processos?
A automação de processos é a aplicação de tecnologias e sistemas que operam de forma autônoma para executar tarefas repetitivas e complexas com precisão e eficiência. Na gestão empresarial, é uma importante ferramenta para aumentar a competitividade e a entrega de valor para os clientes. Ela contribui para otimizar operações, reduzir custos, aumentar a velocidade de produção e melhorar a qualidade dos produtos e serviços. No entanto, é preciso não confundir o termo com automatização.
Qual a diferença entre automação e automatização?
Automação é a execução automática de processos por meio de tecnologias e sistemas, sem intervenção humana contínua. Por exemplo, uma linha de produção operada por robôs industriais representa uma automação do processo de produção. Já automatização é o ato de implementar a automação em um sistema ou processo. Ou seja, é tornar um processo automático. A ação de instalar robôs na linha de produção é uma automatização.
Observe que os termos não são excludentes, já que um descreve o ato que vai gerar a automação (automatização) e o outro, o estado final (automação). Ou seja, na prática, ambos são utilizados para descreverem as mesmas tecnologias e ganhos, que vão do aumento da produtividade das equipes à redução de custos para a organização. Mas esses não são seus únicos benefícios.
10 benefícios da automação de processos
A automação de processos proporciona às empresas benefícios, como: melhores fluxos de trabalho, menor ocorrência de erros manuais, maior controle dos processos em tempo real, registro automático das atividades realizadas, centralização de processos em uma só ferramenta, maior satisfação dos colaboradores, melhor controle de prazo das operações, maior garantia de qualidade para os clientes, menor quantidade de retrabalhos, menos custos e maior margem para investimentos.
A seguir, entenda como a automação de processos oferece cada um dos benefícios.
- Melhores fluxos de trabalho
Por promover otimização e padronização dos fluxos de trabalho, a automação de processos elimina gargalos e redundâncias. Sistemas automatizados fazem com que as tarefas sejam realizadas de forma sequencial e coordenada, garantindo que cada etapa do processo seja concluída de maneira eficiente e dentro do prazo. - Menor ocorrência de erros manuais
A automação reduz significativamente a ocorrência de erros humanos, pois sistemas automatizados seguem instruções precisas. Isso leva a uma maior confiabilidade nas operações, além de minimizar os custos associados à correção de erros. - Maior controle dos processos em tempo real
Com a automação, as empresas ganham a capacidade de monitorar e controlar processos em tempo real. Dados e insights instantâneos sobre o desempenho das operações permitem ajustes imediatos e decisões informadas, garantindo o alinhamento dos processos com os objetivos organizacionais. - Registro automático das atividades realizadas
Ao facilitar o registro automático e detalhado de todas as atividades realizadas, a automação de processos simplifica a auditoria e o rastreamento. Também fornece uma base de dados valiosa para análise e otimização contínua. - Centralização de processos em uma só ferramenta
A centralização dos processos em uma única ferramenta simplifica a coordenação das atividades pelos gestores, aumentando a eficiência, facilitando a integração de dados e a comunicação entre diferentes áreas. - Maior satisfação dos colaboradores
Automatizar tarefas repetitivas e monótonas libera os colaboradores para se concentrarem em atividades mais estratégicas e desafiadoras. Isso aumenta a satisfação no trabalho e promove o desenvolvimento de novas habilidades. - Melhor controle de prazo das operações
Sistemas automatizados seguem programações rigorosas e alertam sobre atrasos potenciais. Esse controle ajuda as empresas no cumprimento de prazos de entrega, melhora da confiabilidade e eficiência junto aos clientes. - Maior garantia de qualidade para os clientes
A automação de processos proporciona padrões de qualidade uniformes e monitoramento contínuo dos resultados, detectando e corrigindo qualquer desvio instantaneamente. Isso resulta em produtos e serviços de alta qualidade, que atendem ou superam as expectativas dos clientes. - Menor quantidade de retrabalhos
Como os processos automatizados são mais precisos e consistentes, há menos necessidade de corrigir ou refazer tarefas, gerando economia de tempo e recursos. - Menos custos e maior margem para investimentos
O aumento da eficiência operacional permite que a empresa libere recursos financeiros para investimento em áreas estratégicas, como inovação, desenvolvimento de novos produtos e expansão de mercado.
Com todos esses benefícios, a automação de processos, sem dúvida, é desejada pelas empresas. Mas ela precisa estar alinhada com a estratégia de negócio. Neste sentido, é importante utilizar o método para gestão de processos empresariais que engloba a automação de processos como componente: o Business Process Management (BPM).
Automação de Processos como estratégia do BPM
A Automação de Processos de Negócio ou BPA (Business Process Automation) é um componente do BPM (Business Process Management). Como abordagem holística e sistemática para fazer melhoria contínua dos processos de negócio de uma organização, o objetivo do BPM é a melhoria da eficiência, eficácia e agilidade dos processos de negócios.
Neste sentido, a Automação de Processos de Negócio contribui de forma bem específica. Ela foca no aumento da eficiência a partir da redução de atividades manuais e repetitivas, liberando as pessoas para tarefas mais estratégicas. Para isso, utiliza ferramentas, como RPA (Robotic Process Automation), sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) e outras tecnologias de automação.
Tanto a estratégia de BPM quanto a ferramenta de automação precisam se adaptar à realidade de cada processo a ser automatizado. Por isso, vamos ilustrar como a automação se apresenta para três realidades: processo de Compras, processo de Order to Cash e processo de Contas a Pagar.
Exemplos de automação de processos
Automação no Processo de Compras
Imagine que uma empresa de manufatura quer aumentar a eficiência e reduzir erros manuais. Uma solução estratégica é a automação das atividades que são realizadas manualmente. Elas são demoradas, propensas a erros e exigem muita intervenção humana.
A automação do processo de Compras pode ser realizada nas etapas de:
- identificação da necessidade de materiais ou produtos;
- solicitação de cotações de fornecedores;
- comparação de cotações;
- aprovação da compra;
- emissão de ordens de compra;
- recebimento e verificação dos produtos;
- processamento de pagamentos.
Os benefícios da automação na área de Compras vão desde a maior velocidade da execução do processo à redução de custos operacionais, com melhor gestão de estoques e maior conformidade dos procedimentos com as políticas da empresa.
Automação no Processo de Order to Cash
Para este exemplo, vamos considerar uma empresa de software que vende licenças de uso de seu produto. A implementação da automação no processo de Order to Cash pode trazer ganhos imediatos à organização se aplicada nas etapas de:
- pedido de licença de uso do software pelo cliente;
- geração de fatura e envio ao cliente;
- ativação da licença após o recebimento do pagamento.
Com a automação dessas atividades, a empresa leva menos tempo para processar pedidos e ativar licenças, o que acelera o fechamento de negócios. Do lado do cliente, pode ser notada uma melhor experiência, com mais rapidez e conveniência no atendimento das suas necessidades. Com o aumento da eficiência, são diminuídos também os custos operacionais de processamentos manuais.
Automação no Processo de Contas a pagar
Em uma empresa de médio porte, podemos considerar no processo de Contas a Pagar algumas atividades em comum que podem se beneficiar da automação. São elas:
- recebimento de Faturas de fornecedores;
- verificação da validade das faturas;
- registro no sistema contábil;
- programação dos pagamentos;
- Aprovação pelos gestores responsáveis.
- Pagamento.
Automatizando essas etapas das Contas a Pagar, o processo é agilizado e são minimizados os riscos de pagamentos duplicados ou atrasados. A relação com fornecedores também se fortalece, pois os pagamentos passam a ser mais rápidos e transparentes.
As principais ferramentas para automação de processos
As ferramentas de automação de processos podem ser classificadas em diferentes tipos, cada uma com sua finalidade e funcionalidades específicas. A seguir, confira as principais ferramentas utilizadas atualmente.
- Robotic Process Automation (RPA): automatiza tarefas repetitivas e baseadas em regras com robôs de software que atuam de forma semelhante a um usuário humano.
- Gestão de Workflows (Workflow Management): automatiza processos empresariais que seguem um fluxo de trabalho predefinido, com etapas sequenciais em uma ordem específica.
- Automatização de Processos de Integração (Integration Process Automation): automatiza a integração entre diferentes sistemas e aplicativos, com transferência de dados e informações.
- Automatização de Processos de Documentos (Document Process Automation): automatiza tarefas relacionadas ao processamento de documentos, como digitalização, classificação, extração de dados e arquivamento.
- Gestão de Regras de Negócio (Business Rules Management): permite gerenciar regras de negócio complexas sobre o comportamento dos processos de negócio, automatizando a aplicação dessas regras.
- Gestão de Processos de Negócio (Business Process Management – BPM): modela, automatiza, executa, monitora e otimiza processos de negócio completos.
- Automatização de Processos Cognitivos (Cognitive Process Automation): combina automação de processos com Inteligência Artificial e Machine Learning para automatizar análises para decisões baseada em dados.
Esses são os principais tipos de ferramentas de automação de processos. Sua escolha deve se basear nas necessidades de automação de cada organização. No entanto, a seleção da ferramenta não deve ser o primeiro passo desta jornada. Sabe por quê?
Você já parou para pensar o quão eficiente é automatizar processos sem a certeza de que eles estão realmente eficientes?
É preciso lembrar que a automação potencializa os processos como eles estão. Logo, há outros desafios que as empresas precisam superar para realizarem uma automação de processos que gere resultados que sejam de fato positivos.
Desafios para fazer a automação de processo nas empresas
A fragmentação de processos tem sido a principal barreira para a implementação de automações de processos nas empresas. A dependência da área de TI (Tecnologia da Informação) e a falta de visão estratégica clara compõem o pódio que tem afastado as organizações de terem uma automação inteligente.
Esses dados foram levantados pela Deloitte em 2022. O Automation with intelligence constatou que processos imaturos e fragmentados têm sido o maior desafio das empresas para a automação de processos, liderando o ranking da pesquisa nos últimos 4 anos. Para derrubar esta barreira, o estudo trouxe algumas orientações:
“Para reduzir a fragmentação dos processos, as organizações devem adotar uma abordagem de automação de ponta a ponta.
A combinação de novos pensamentos e capacidades (tecnologias humanas, nativas e emergentes) pode ajudar a criar processos mais poderosos que proporcionam um valor sem precedentes para as partes interessadas.
Para ajudar a quebrar a fragmentação de processos e impulsionar a padronização entre processos, as organizações devem considerar o uso de Process Mining e monitoramento de processos.”
Como vencer o principal desafio para a Automação de Processos
As orientações da Deloitte vão ao encontro de um movimento que já começa a acontecer nas empresas: a transformação orientada por insights. O mesmo estudo traz Inteligência Artificial, monitoramento de processos e Process Mining (Mineração de Processos) como as ferramentas mais consideradas por executivos no planejamento das tecnologias para automação inteligente nos próximos três anos.
Ao proporcionar inteligência de processos, essas ferramentas permitem a uma organização extrair dados para tomar as melhores decisões de transformação.
“Inclui mineração de processos, mineração de tarefas e ferramentas de simulação e gerenciamento de execução com a capacidade de reprojetar e automatizar processos para realizar rápida otimização de processos e fornecer eficiência de custos, receitas e riscos de ponta a ponta.”
O resultado não é surpresa para a Gartner. A empresa, referência em pesquisa e consultoria tecnológica, tem a expectativa de que o mercado de Process Mining continue crescendo entre 40 e 50% anualmente.
Junto com Process Mining, outra aposta da pesquisa da Deloitte é o Task Mining ou mineração de tarefas. Ambas as tecnologias aumentam a visibilidade de problemas e a precisão do monitoramento de ponta a ponta dos processos, ajudando a resolver o problema da fragmentação que tem impedido o avanço da automação.
“O monitoramento de processos fornece aos líderes visibilidade em tempo real do que está acontecendo em seus processos, permitindo-lhes acompanhar o progresso em direção ao processo padrão que desejam.
Acreditamos que isso ajudará a fornecer os dados e a visibilidade de que as organizações precisam para lidar com a fragmentação de processos, o que, por sua vez, estabelecerá bases sólidas para mais digitalização e automação no futuro.”
Como IA e Process Mining potencializam resultados da automação de processos
Como apontado nos estudos, Inteligência Artificial e Process Mining (ou mineração de processos) são componentes essenciais na jornada de transformação das empresas, ajudando a vencer a principal barreira para implementação da automação. E não é necessário aderir a essas tecnologias separadamente.
Empresas têm adotado uma solução que une as duas tecnologias e é referência na otimização de processos na América Latina, a UpFlux:
- Com a tecnologia de Process Mining, UpFlux faz a leitura de dados dos sistemas de informação das empresas e concentra processos inteiros em uma única plataforma. Além de resolver o problema da fragmentação, isso permite identificar padrões, gargalos e oportunidades de melhoria nos processos de negócio existentes, reduzindo desperdícios e alcançando uma expressiva redução de custos.
- Para potencializar os ganhos de eficiência, a Inteligência Artificial da UpFlux já traz alguns modelos de automação. Ela permite criar regras inteligentes de negócio que automatizam etapas rotineiras da equipe, reduzindo as chances de erros e retrabalhos. Também faz uma análise automática de padrões e grandes volumes de dados para fornecer insights acionáveis que orientam decisões inteligentes de negócios.
Com estas tecnologias integradas, a plataforma traz uma visão de ponta a ponta dos processos, permitindo que as organizações monitorem e avaliem continuamente sua eficiência. Assim, além de ajudar no problema da fragmentação de processos, UpFlux ajuda a preparar os processos para uma automação que crie ainda mais valor para as organizações. Afinal, automatizar a eficiência é exponencializar resultados, concorda?
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