Processo de compras: etapas, fluxograma e onde ele trava de verdade

O processo de compras é a sequência de etapas que leva uma necessidade interna até o item ou serviço entregue: requisição, aprovação, cotação, negociação, escolha do fornecedor, emissão do pedido, aprovação por alçada e recebimento. Bem desenhado, equilibra preço, prazo e controle. O fluxograma mostra o caminho ideal; os dados do ERP mostram o real.

Os fluxogramas de compras que circulam são quase todos iguais, e quase todos desenham o processo como deveria ser. Isso tem valor, mas não ajuda a encontrar o problema, porque o problema está justamente onde o processo real se afasta do desenhado. Este artigo mostra as etapas e o fluxograma de referência, a tabela de quem responde por cada etapa e, principalmente, como enxergar o fluxo real e onde ele costuma travar. O ciclo completo até o pagamento ao fornecedor é tema de procure-to-pay; aqui o foco é o trecho de compras, da necessidade ao recebimento, que é onde atua o time digital de compras.

As etapas do processo de compras

1. Identificação da necessidade. Uma área precisa de um material ou serviço, ou o planejamento de materiais aponta a reposição.
2. Requisição. O requisitante registra no ERP o que precisa, com especificação, quantidade, data e centro de custo.
3. Aprovação da requisição. O gestor confirma a necessidade e o orçamento.
4. Cotação. Compras consulta fornecedores, ou aplica o contrato ou o catálogo vigente, se houver.
5. Negociação e escolha do fornecedor. Compara as propostas pelo custo total, negocia e registra a decisão.
6. Emissão do pedido. O pedido de compra é emitido no ERP com preço, prazo e condição de pagamento.
7. Aprovação por alçada. O pedido passa pelos aprovadores conforme o valor.
8. Envio e acompanhamento. O pedido vai ao fornecedor e o prazo é acompanhado.
9. Recebimento. A entrega é conferida contra o pedido e a nota fiscal é lançada.

Depois do recebimento vêm a conferência entre pedido, recebimento e nota, e o pagamento, que fazem parte do ciclo procure-to-pay. A diferença entre os documentos das etapas 2 e 6 está em requisição e pedido de compra.

Fluxograma do processo de compras

O fluxograma de referência, em texto, com as decisões que mudam o caminho:

• Necessidade → Requisição no ERP → Requisição aprovada?
  • Não: volta ao requisitante com o motivo.
  • Sim: segue.
• Existe contrato ou catálogo vigente para o item?
  • Sim: pedido contra o contrato, sem nova cotação.
  • Não: segue para cotação.
• Cotação conforme a regra da faixa de valor → Negociação → Escolha do fornecedor com registro do critério.
• Emissão do pedido → Pedido dentro da alçada?
  • Não: sobe para o aprovador do nível seguinte.
  • Sim: pedido liberado.
• Envio ao fornecedor → Acompanhamento do prazo → Recebimento conferido?
  • Não: devolução ou tratativa com o fornecedor.
  • Sim: lançamento da nota e encaminhamento ao pagamento.

Duas decisões são as que mais pesam no custo: se existe contrato para o item, que elimina a cotação do recorrente, e a regra de cotação por faixa, que define quanto esforço cada pedido recebe. As duas são decisões da política de compras, não do fluxograma.

Quem responde por cada etapa

Etapa	Responsável	Aprova	É informado	Prazo de referência (hipotético)
Requisição	requisitante	gestor do centro de custo	compras	no dia da necessidade
Aprovação da requisição	gestor do centro de custo	n/a	requisitante, compras	até 1 dia útil
Cotação e negociação	comprador da categoria	n/a	requisitante	1 a 5 dias úteis, conforme a faixa
Escolha do fornecedor	comprador	gerente de compras, acima da faixa definida	requisitante	junto com a cotação
Emissão do pedido	comprador	n/a	requisitante, fornecedor	no dia da escolha
Aprovação por alçada	aprovador da faixa de valor	n/a	comprador	até 1 dia útil por nível
Acompanhamento do prazo	comprador ou área de diligenciamento	n/a	requisitante	até a entrega
Recebimento	almoxarifado ou requisitante, no caso de serviço	n/a	compras, contas a pagar	no dia da entrega

Os prazos são hipotéticos: cada empresa deve medir os seus no ERP e definir a meta a partir do real. O ponto da tabela é outro: toda etapa tem um dono, e quem executa não aprova a própria etapa.

Fluxo desenhado × fluxo real

O fluxograma é o que a empresa combinou. O ERP registra o que aconteceu: cada requisição, cotação, pedido, aprovação e nota tem data, hora e responsável. Com esses registros, o process mining reconstrói o caminho real de cada compra, e é aí que aparecem as diferenças. A técnica está explicada em mineração de processos.

No fluxo desenhado	No fluxo real, com frequência	Como aparece nos dados
Toda compra começa com requisição	pedido emitido depois da nota, só para regularizar	data do pedido posterior à da nota
A requisição é aprovada uma vez	requisição devolvida e reaberta várias vezes	mesma requisição com idas e voltas
Cotação conforme a faixa	cotação pulada nos pedidos pequenos	pedido sem cotação vinculada
Contrato usado para o recorrente	item com contrato comprado de outro fornecedor	fornecedor diferente do contratado
Pedido aprovado na alçada	pedidos fracionados abaixo da alçada	vários pedidos do mesmo item e fornecedor em poucos dias
Aprovação em até 1 dia útil	pedido parado na fila do aprovador	tempo entre emissão e liberação

Nenhuma dessas diferenças prova má-fé. Quase sempre, elas mostram onde o caminho desenhado é lento demais para a urgência de quem precisa do item. A medição do gasto fora do processo está em maverick spend.

Os dados mostram o quê e quanto; não mostram o porquê. Para isso, entram as entrevistas com quem executa: o comprador que pula a cotação sabe por que pula. A combinação das duas fontes, dados do ERP e conversa com quem faz, é o que separa o mapa útil do desenho de parede. O roteiro está em roteiro de entrevista para levantamento de processos, e o método completo, em mapeamento de processos com IA.

Onde o processo de compras trava

Os pontos de travamento que mais aparecem quando se mede o fluxo real:

1. Fila do comprador. O volume de pedidos pequenos ocupa a agenda e empurra a cotação para depois, ou para nunca.
2. Aprovação. Alçada com muitos níveis, aprovador que não olha o sistema, ausência sem substituto.
3. Requisição mal especificada. Sem especificação, a cotação volta para o requisitante e o ciclo recomeça.
4. Cadastro. Fornecedor ou item novo que precisa ser cadastrado antes do pedido.
5. Recebimento de serviço. Ninguém confirma no sistema que o serviço foi prestado, e o pagamento atrasa.

O primeiro ponto é o mais caro e o mais difícil de resolver com desenho: o processo está certo, o que falta é capacidade para executá-lo em todos os pedidos. Ele aparece nos dados de um jeito característico: o tempo entre a requisição aprovada e o pedido emitido cresce nos meses de mais volume, e a proporção de pedidos sem cotação sobe junto. Quando os dois movimentos acontecem ao mesmo tempo, o problema não é regra nem sistema: é a agenda do comprador, ocupada por pedidos pequenos que, um a um, não justificariam o esforço de uma cotação completa, mas que somados representam uma parte relevante do gasto.

Como melhorar o processo de compras

• Meça antes de redesenhar. Tempo por etapa, retrabalho e desvios, a partir do ERP. O modelo operacional que organiza essas decisões por tipo de gasto está em gestão de compras.
• Tire o recorrente da cotação. Contrato, catálogo e acordo de fornecimento para o que se repete.
• Proporcione o esforço ao valor. Regra de cotação por faixa, com comparação ao histórico de preço na faixa baixa.
• Simplifique a alçada onde ela gera fila ou fracionamento.
• Acrescente execução onde falta capacidade. Para a cauda de pedidos de valor baixo, agentes que cotam, negociam e emitem o pedido dentro do ERP liberam o comprador para os itens que pedem negociação humana. O passo a passo está em como automatizar cotação e requisição com IA.

Perguntas frequentes

Quais são as etapas do processo de compras?

Identificação da necessidade, requisição, aprovação da requisição, cotação, negociação e escolha do fornecedor, emissão do pedido, aprovação por alçada, envio e acompanhamento, e recebimento. Depois vêm a conferência com a nota e o pagamento, que completam o ciclo procure-to-pay.

Como fazer um fluxograma de compras?

Liste as etapas da necessidade ao recebimento, marque as decisões que mudam o caminho (requisição aprovada, existe contrato, pedido dentro da alçada, recebimento conferido) e defina o responsável por cada etapa. Depois compare o desenho com o fluxo real registrado no ERP.

Qual a diferença entre processo de compras e procure-to-pay?

O processo de compras vai da necessidade ao recebimento do item. O procure-to-pay inclui também a conferência entre pedido, recebimento e nota, e o pagamento ao fornecedor. O processo de compras é um trecho do procure-to-pay.

Como descobrir onde o processo de compras trava?

Com os registros do ERP: cada requisição, cotação, pedido e aprovação tem data e responsável. O process mining reconstrói o caminho real e mostra tempo por etapa, retrabalho e desvios. As entrevistas com quem executa explicam o porquê de cada desvio.

Quem é responsável por cada etapa do processo de compras?

O requisitante pela requisição, o gestor do centro de custo pela aprovação da necessidade, o comprador pela cotação, negociação e emissão do pedido, o aprovador da faixa de valor pela alçada e o almoxarifado ou o requisitante pelo recebimento. Quem executa uma etapa não aprova a própria etapa.

Como a UpFlux faz

A UpFlux começa pelo fluxo real: com process intelligence sobre os dados do Protheus, do Datasul ou do SAP e entrevistas com quem executa, mostra onde o processo de compras trava e quanto isso custa. Na cauda de pedidos, o time digital de compras executa a cotação, a negociação e a emissão do pedido dentro do ERP, na alçada da empresa, e o comprador decide só a exceção. O diagnóstico do processo está em mapeamento de processos com IA.