Requisição de compra e pedido de compra: diferença, quem aprova e quanto tempo cada um deve levar

A requisição de compra é o documento interno em que uma área registra o que precisa comprar; o pedido de compra é o documento que a área de compras envia ao fornecedor, com preço, prazo e condição de pagamento, e que compromete a empresa. A requisição é aprovada pelo gestor da necessidade; o pedido, pela alçada de valor.

A confusão entre os dois é comum porque, em muitas empresas, a mesma pessoa abre a requisição e emite o pedido, e porque cada ERP dá um nome diferente aos documentos. Este artigo explica a diferença, quem aprova cada um, quanto tempo deve passar entre um e outro e como cada documento se chama no Protheus, no Datasul e no SAP. É o trecho do processo em que a fila de compras costuma crescer.

A diferença, lado a lado

	Requisição de compra	Pedido de compra
Quem cria	a área que precisa do item ou o planejamento de materiais	o comprador
Para quem vai	para a área de compras, dentro da empresa	para o fornecedor
O que informa	o que, quanto, para quando, para qual centro de custo e por quê	fornecedor, preço, frete, prazo de entrega e condição de pagamento
Quem aprova	o gestor do centro de custo, pela necessidade e pelo orçamento	o aprovador da faixa de valor, pela alçada
Efeito	autoriza compras a buscar o item	compromete a empresa com o fornecedor
Vínculo posterior	gera a cotação ou o pedido	é conferido no recebimento e na nota fiscal

Em resumo: a requisição diz o que a empresa precisa; o pedido diz de quem, por quanto e quando a empresa vai comprar.

Quem aprova cada um

A requisição responde a uma pergunta de necessidade: esse item é preciso, para essa área, nesse momento, e há orçamento? Por isso quem aprova é o gestor de quem pede.

O pedido responde a uma pergunta de valor e de decisão de compra: o fornecedor e o preço escolhidos estão de acordo com a política, e o valor cabe na alçada de quem aprova? Por isso quem aprova é definido pela tabela de alçadas. O desenho da tabela está em política de compras, e a configuração no sistema, em alçada de aprovação de compras no Protheus.

As duas aprovações não se substituem. Aprovar a requisição não aprova o preço, e aprovar o pedido não confirma que a área precisava do item.

O nome de cada documento em cada ERP

	Protheus	Datasul	SAP S/4HANA
Necessidade interna	solicitação de compras	requisição ou solicitação de compras	requisição de compra
Etapa intermediária	cotação	ordem de compra, que recebe as cotações	solicitação de cotação
Documento ao fornecedor	pedido de compras	pedido de compra, ao qual as ordens são relacionadas	pedido de compra
Entrega contra contrato	autorização de entrega, vinculada ao contrato de parceria	ordem ou medição do contrato de compra	pedido contra contrato ou programa de remessas
Compra urgente	pedido emitido sem solicitação, conforme a política	pedido emergencial	pedido sem requisição, conforme a política

O Datasul tem uma camada a mais: a requisição gera ordens de compra, que recebem as cotações e depois são relacionadas a um pedido de compra, o documento enviado ao fornecedor. O pedido emergencial permite cadastrar ordem e cotação no próprio pedido, para a compra que não pode esperar o fluxo (TDN TOTVS). No Protheus, a autorização de entrega equivale a um pedido de compra, usado só para itens com contrato de parceria (TDN TOTVS). No SAP, contratos e programas de remessas podem ser criados a partir de uma requisição de compra (SAP Learning).

Quanto tempo cada um deve levar

Não encontramos referência pública brasileira de prazo entre requisição e pedido, e a média geral esconde o problema. O certo é medir no próprio ERP, por faixa de valor, em três trechos:

1. Da requisição criada à requisição aprovada. Mostra a fila do gestor.
2. Da requisição aprovada ao pedido emitido. Mostra a fila de compras: cotação, negociação e escolha.
3. Do pedido emitido ao pedido liberado. Mostra a fila da alçada.

Uma meta de partida, hipotética, para ajustar depois de medir:

Faixa (hipotético)	Requisição aprovada	Requisição ao pedido	Pedido liberado
Item com contrato ou catálogo	1 dia útil	no mesmo dia	automático, dentro do contrato
Valor baixo, sem contrato	1 dia útil	1 a 2 dias úteis	1 dia útil
Valor intermediário	1 dia útil	3 a 5 dias úteis	1 a 2 dias úteis
Valor alto ou item crítico	2 dias úteis	conforme a concorrência	conforme os níveis de alçada

O trecho que mais cresce quando o volume aumenta é o segundo, da requisição aprovada ao pedido, porque depende do tempo do comprador. É também onde nascem os atalhos: quando o pedido pequeno demora uma semana, a área compra por fora e o pedido vira regularização depois da nota, tema de maverick spend. A visão do fluxo inteiro está em processo de compras, e o ciclo até o pagamento ao fornecedor, em procure-to-pay.

Perguntas frequentes

Qual a diferença entre requisição e pedido de compra?

A requisição é o documento interno em que uma área registra o que precisa, aprovado pelo gestor da necessidade. O pedido é o documento que compras envia ao fornecedor, com preço, prazo e condição de pagamento, aprovado pela alçada de valor e que compromete a empresa.

Requisição de compra e solicitação de compra são a mesma coisa?

Sim. Os dois nomes descrevem o pedido interno de quem precisa do item. O Protheus usa "solicitação de compras", o SAP usa "requisição de compra" e o Datasul usa os dois termos.

Ordem de compra e pedido de compra são a mesma coisa?

Na maioria das empresas, sim: os dois nomes descrevem o documento enviado ao fornecedor. No Datasul, porém, a ordem de compra é uma etapa interna que recebe as cotações e depois é relacionada ao pedido de compra, este sim enviado ao fornecedor.

Quem aprova a requisição de compra?

O gestor do centro de custo ou da área que precisa do item, que confirma a necessidade e o orçamento. A aprovação do preço e do fornecedor acontece depois, no pedido, pela alçada de valor.

Dá para emitir pedido de compra sem requisição?

Os ERPs permitem, e a política de compras deve dizer quando: em geral, só na emergência registrada ou em itens com contrato. Pedido sem requisição como rotina indica que a necessidade não está sendo aprovada por quem deveria.

Como a UpFlux faz

A UpFlux mede os três trechos entre requisição e pedido com os dados do Protheus, do Datasul ou do SAP e ataca o que mais cresce: a fila de compras nos pedidos de valor baixo. O time digital de compras pega a requisição aprovada, cota, negocia e emite o pedido dentro da alçada no próprio ERP, e o comprador decide só a exceção. O passo a passo está em como automatizar cotação e requisição com IA.