Melhoria de processos no Datasul: como tirar mais do ERP da indústria

Melhoria de processos no Datasul é fazer o ERP da TOTVS entregar mais para a indústria sem trocar de sistema: entender como o trabalho realmente passa por ele, corrigir processo e uso, trazer para dentro o que corre em planilha e e-mail e, depois, somar agentes de IA onde há volume repetitivo. Para otimizar processos no Datasul, o primeiro passo é o mapa, não um módulo novo.

Este artigo é para o CFO, o controller, o diretor industrial ou de TI que roda o Datasul e quer extrair mais dele. Mostra o método em quatro passos, uma tabela por área da indústria com sinais de oportunidade e ajustes típicos, e onde a IA entra. Os exemplos numéricos são ilustrativos.

Por que há tanto a ganhar com o Datasul que já está instalado

Um Datasul em operação há alguns anos acumula dois ativos. O primeiro é histórico: cada solicitação, ordem, recebimento, nota e título deixa registro, com data, hora e responsável. O segundo é um conjunto de funcionalidades que costuma ser maior do que o uso que a empresa faz dele. A TOTVS evolui o produto de forma contínua, e muito do que a operação resolve à mão já tem caminho dentro do ERP ou do Fluig.

O que separa o potencial do resultado raramente é o software. É o processo desenhado na implantação e nunca revisitado, a parametrização que ficou no padrão de quando a fábrica era menor, o recurso que ninguém foi treinado para usar e o controle paralelo que nasceu numa urgência e ficou. Tudo isso tem conserto sem trocar de sistema, e costuma dar retorno mais rápido.

O método em quatro passos

1. Mapear como o trabalho realmente passa pelo ERP

O mapa tem duas metades, e as duas são necessárias.

O que o Datasul registra. Os dados do próprio ERP, lidos como log de eventos, mostram o processo como ele aconteceu: quantos caminhos diferentes um pedido percorre, onde ele espera, quantas vezes volta para correção, qual estabelecimento faz diferente. É o que o process mining faz, sem depender da memória de ninguém e sem interferir na operação. É a base objetiva do mapa.

O que o Datasul não registra. A planilha que controla a fila de aprovação, o e-mail que confirma o preço antes do lançamento, a ligação para o almoxarifado, a conferência refeita por desconfiança. Isso só aparece perguntando a quem faz. Um censo das pessoas, em que todo o time do escopo conta a própria rotina, completa o retrato. No Nous Scan, um agente de IA entrevista 100% do time do escopo, por link e sem agendar nada.

Juntos, o log e o censo respondem às perguntas que importam para decidir: onde o trabalho trava, quanto isso custa em horas e em reais, e o que é processo, o que é uso do sistema e o que é volume repetitivo.

2. Corrigir processo e uso

A maior parte do que o mapa revela costuma ser resolvida sem tecnologia nova. Os padrões mais comuns:

• Regra que ninguém revisou. Alçadas de aprovação desenhadas para outro porte de empresa, que levam à diretoria decisões que o gestor da área poderia tomar.
• Cadastro que gera retrabalho. Item duplicado, fornecedor com condição desatualizada, unidade de medida diferente entre compra e estoque. Cada um vira correção manual mais adiante.
• Recurso disponível e não usado. Algo que existe na versão instalada e eliminaria uma tarefa manual, mas nunca foi parametrizado ou ensinado. Manter o Datasul atualizado e revisar o uso com o parceiro TOTVS que atende a empresa costuma abrir essa lista.
• Passos que não agregam. Conferências repetidas, aprovações em série que poderiam correr em paralelo, relatórios montados à mão que ninguém consome.

O parceiro TOTVS é aliado nessa etapa: ele conhece o produto e sabe parametrizar. O mapa entrega a ele o que faltava, a evidência de onde mexer primeiro.

3. Trazer para o ERP ou para o Fluig o que corre fora

Toda planilha paralela existe por um motivo, e o motivo costuma ser uma necessidade real. A pergunta é onde ela deve morar. Se é registro da operação, o lugar é o Datasul. Se é fluxo de aprovação, solicitação entre áreas ou formulário com regra, o Fluig, a plataforma TOTVS de processos e aprovações, é o destino natural.

O ganho vai além da eficiência. O que entra no ERP ou no Fluig passa a deixar rastro, e o que deixa rastro pode ser medido e melhorado no ciclo seguinte. É assim que a melhoria vira contínua, e não um projeto que acaba.

4. Somar agentes de IA dentro do Datasul

Com o processo limpo e o trabalho dentro do sistema, sobra o volume repetitivo que pede julgamento simples: cotar, cobrar, conferir, conciliar. É aí que um agente de IA rende mais. Ele opera dentro do Datasul como um usuário com alçada, respeita as aprovações que já existem e deixa trilha de cada decisão. O ERP continua sendo o sistema de registro.

A ordem importa. Agente colocado sobre processo confuso automatiza a confusão. Agente colocado depois do passo 3 trabalha sobre dados confiáveis e tem regra clara de quando decidir e quando devolver o caso para uma pessoa.

Onde olhar em cada área da indústria

A tabela resume sinais comuns em indústrias que rodam o Datasul. Não é checklist: é um ponto de partida para ler o mapa da sua operação.

Área	Sinal de oportunidade	Onde olhar	Ajuste típico	Quando um agente de IA ajuda
Compras e suprimentos	Solicitação de baixo valor que leva dias para virar pedido; o mesmo item comprado a preços diferentes entre unidades	Tempo entre a solicitação aprovada e a ordem de compra; variação de preço por item e fornecedor	Revisar alçadas e fornecedores preferenciais; contrato para itens recorrentes	Na cauda: cotar, comparar com o histórico da própria empresa e negociar dentro da alçada
Recebimento	Material parado na portaria ou no almoxarifado à espera de conferência; divergência descoberta tarde	Tempo entre a chegada do material e a entrada no estoque; frequência de divergência entre nota e pedido	Conferência por amostragem para fornecedor confiável; regra clara de tolerância	Conferir a nota contra o pedido e sinalizar divergências antes de o material chegar à doca
Planejamento de materiais	Compras de urgência frequentes; estoque alto de um item e falta de outro	Proporção de pedidos urgentes; sugestões do planejamento ignoradas ou refeitas à mão	Revisar parâmetros de estoque e prazos de entrega com dados reais de fornecedor	Acompanhar atrasos de fornecedor e propor replanejamento antes da falta
Manutenção	Peça comprada na urgência; ordem de manutenção aberta sem material disponível	Ordens que esperam material; compras emergenciais ligadas à manutenção	Planejar sobressalentes críticos; ligar a programação da manutenção à compra	Antecipar a necessidade de peças e acompanhar o fornecedor até a entrega
Contas a pagar	Título lançado à mão; pagamento antecipado por pressão ou atrasado por divergência	Retrabalho no lançamento; títulos retidos por divergência e tempo até a liberação	Conferência automática entre nota, pedido e recebimento; aprovações que hoje correm por e-mail levadas ao Fluig	Tratar divergências dentro da tolerância, cobrar do fornecedor o documento que falta e preparar o caso para quem decide
Faturamento	Nota emitida e depois corrigida; pedido liberado tarde por crédito ou cadastro	Cancelamentos e cartas de correção; tempo entre o pedido liberado e a nota emitida	Revisar cadastro de clientes e regras fiscais; liberar crédito por regra, não por fila	Verificar pendências de cadastro e de crédito antes da liberação e avisar o comercial

Compras aparece primeiro porque é onde o volume costuma ser maior. O fluxo de cotação, o que a configuração nativa já automatiza e o que o agente soma na cauda estão em cotação automática no Datasul.

Exemplo ilustrativo: do recebimento ao pagamento

Exemplo ilustrativo, com números hipotéticos. Uma indústria com três fábricas recebe 4.000 notas de fornecedor por mês. O log do Datasul mostra que 18% delas, cerca de 720, ficam retidas em contas a pagar por divergência entre nota, pedido e recebimento, e que a liberação leva em média seis dias. O censo das pessoas mostra o restante: duas analistas mantêm uma planilha de divergências, cobram fornecedores por e-mail e pedem confirmação ao almoxarifado por telefone, num total de cerca de 70 horas por mês.

O mapa separa as causas. Metade das divergências vem de unidade de medida diferente no cadastro: ajuste de processo, sem tecnologia. Um terço vem de recebimento parcial lançado como total: treinamento e regra no recebimento. O restante é diferença pequena de preço, dentro de uma tolerância que a empresa pode definir. A planilha vira fluxo no Fluig. Só depois disso um agente entra, para tratar as divergências dentro da tolerância e cobrar o documento que falta. A retenção cai, e as analistas passam a cuidar das exceções que pedem julgamento.

Repare na sequência: os dois primeiros ajustes resolvem a maior parte do problema sem automação nenhuma. O agente chega para o que sobra, e por isso chega com regra clara.

Como priorizar o que mexer primeiro

Três critérios bastam para ordenar a fila de evolução:

1. Volume. Quantas vezes por mês a situação acontece. O que é raro pode esperar.
2. Espera e retrabalho. Quanto tempo a operação perde e quantas horas de pessoas isso consome.
3. Valor em jogo. Quanto dinheiro passa pelo passo: preço pago, multa evitada, capital parado em estoque.

Comece pelo que é alto nos três e não depende de tecnologia. Esses ajustes pagam a etapa seguinte e criam confiança no método. Os agentes de IA entram onde sobra volume alto com regra clara, e cada um deve ter, antes de entrar, a medida de como o resultado será acompanhado.

Onde a UpFlux entra

A UpFlux trabalha ao lado do ecossistema TOTVS para extrair mais do Datasul que a empresa já tem, junto com o parceiro que a atende.

O mapa. O process mining sobre os dados do próprio Datasul mostra o que o sistema registra. O Nous Scan mostra o que ele não registra. Em duas semanas, devolve o mapa da operação: onde o trabalho trava, quanto custa em horas e em reais, e a fila de evolução, do ajuste de processo que não precisa de tecnologia ao que um agente de IA resolve. Nada é plugado em sistema nenhum: o insumo é o que as pessoas contam sobre a própria rotina, sem exigir integração nem demanda do TI. A liderança vê o consolidado, nunca a entrevista individual. O método está em mapeamento de processos com IA.

O agente. O Agente Negociador está disponível na TOTVS Store e roda dentro do Datasul, cotando e negociando a cauda de compras com a alçada e a aprovação do próprio ERP. Numa multinacional industrial, R$ 22 milhões processados na cauda devolveram R$ 1,6 milhão ao caixa, sem contratação nova (resultados).

Perguntas frequentes

Dá para melhorar processos no Datasul sem trocar de sistema?

Sim, e é o caminho com retorno mais rápido. A maior parte das oportunidades está em processo, parametrização, cadastro e uso de recursos que o Datasul já tem. O que corre em planilha e e-mail pode ir para o ERP ou para o Fluig. Agentes de IA entram depois, dentro do Datasul, sem substituir nada.

Por onde começar a otimizar processos no Datasul?

Pelo mapa de como o trabalho realmente acontece. Os dados do próprio Datasul, lidos como log de eventos, mostram onde o processo espera e volta. Um censo das pessoas mostra o que corre fora do sistema. Com os dois, a fila de ajustes sai priorizada por volume, espera e valor em jogo.

Como extrair mais do Datasul que a empresa já tem?

Revisando com o parceiro TOTVS o uso que a empresa faz do produto, mantendo o sistema atualizado, corrigindo cadastros e regras que geram retrabalho e trazendo para dentro do ERP ou do Fluig os controles paralelos. Cada passo que entra no sistema passa a deixar rastro e pode ser medido no ciclo seguinte.

Process mining e entrevistas com as pessoas não são redundantes?

Não, são complementares. O process mining sobre os dados do Datasul mostra o que o sistema registra, com precisão e sem depender de memória. O censo das pessoas mostra o que o sistema não registra: planilhas, e-mails, conferências e combinados entre áreas. O mapa completo precisa das duas metades.

Quando vale colocar um agente de IA no Datasul?

Quando o processo já foi ajustado e sobra volume repetitivo com regra clara, como cotação na cauda de compras, cobrança de fornecedor ou tratamento de divergências dentro de uma tolerância. O agente opera dentro do Datasul com alçada definida, respeita as aprovações existentes e devolve à pessoa o que foge da regra.

O Nous Scan precisa de acesso ao Datasul?

Não. Nada é plugado em sistema nenhum: o insumo é o que as pessoas contam sobre a própria rotina, sem integração nem demanda do TI. Um agente de IA entrevista 100% do time do escopo, por link, e em duas semanas devolve o mapa da operação. A liderança vê o consolidado, nunca a entrevista individual.