Process mining no Protheus: onde o processo de compras perde dinheiro (e como achar em 2 semanas)

Process mining no Protheus (mineração de processos) é usar os registros que o próprio Protheus grava a cada etapa para reconstruir o caminho real de cada compra, da solicitação ao pagamento, e medir em reais onde ele se desvia. Em compras, seis desvios concentram quase sempre a maior parte da perda: pedido sem cotação, aprovação que trava, nota antes do pedido, pagamento em duplicidade, fracionamento e retrabalho.

Este artigo é para o diretor de compras e o CFO que querem saber quanto o processo de compras deixa na mesa, sem abrir um projeto de TI. Ele mostra o que cada achado é, como aparece, quanto costuma custar e como é um diagnóstico de duas semanas que devolve o alvo em reais, dentro do Protheus que a empresa já tem.

O que o process mining enxerga que o relatório não mostra

O relatório de compras soma: quanto se comprou, de quem, em que categoria. O process mining olha a sequência de cada caso. Ele sabe que um pedido foi aprovado depois de a nota chegar, que outro voltou três vezes para ajuste e que um terceiro foi pago duas vezes.

Três diferenças importam para quem decide:

• Todos os casos, não uma amostra. A auditoria tradicional olha algumas dezenas de pedidos. A mineração de processos olha todos os pedidos do período.
• A ordem dos fatos. Muitos desvios só aparecem quando se compara o que veio antes e o que veio depois. Nenhum total mostra isso.
• Sem mexer no sistema. A leitura é só de consulta. O Protheus continua rodando como está, com as mesmas alçadas e as mesmas pessoas.

O limite também precisa estar claro: o que acontece em planilha, e-mail e mensagem não aparece nos registros do ERP. Por isso o diagnóstico completo soma a leitura do dado com o relato do time, como explicamos em process intelligence.

Os seis achados que mais aparecem em compras

1. Pedido sem cotação

É o pedido emitido direto para um fornecedor, sem comparar preço. Às vezes é legítimo, como contrato vigente ou fornecedor único. Na maioria das vezes é a cauda: pedido de baixo valor que ninguém tem tempo de cotar.

O custo aparece como preço acima do que a própria empresa já pagou pelo mesmo item. O mapa mostra quantos pedidos saíram sem cotação, de quais categorias e com que diferença de preço.

2. Aprovação que trava

A solicitação fica dias parada na fila de um aprovador, ou passa por mais níveis do que o valor pede. O mapa mostra quanto tempo cada nível segura cada pedido, e não só a média.

O custo é prazo: compra urgente que vira emergencial, frete expresso, linha parada. A alçada mal desenhada também gera o próximo achado. Detalhamos como medir isso em alçada de aprovação de compras no Protheus.

3. Nota antes do pedido

O fornecedor entrega e fatura, e só depois alguém cria o pedido para regularizar. No papel, o processo está completo. Na prática, a compra aconteceu sem cotação, sem aprovação e sem negociação.

O custo é duplo: preço que ninguém conferiu e um controle que só existe no formulário. É o achado que mais surpreende a diretoria, porque não aparece em nenhum indicador de compras.

4. Pagamento em duplicidade

A mesma nota paga duas vezes, com número digitado diferente, por filiais diferentes ou por um título lançado em dobro. Cada caso costuma ser pequeno, e é por isso que passa.

O custo é direto: dinheiro que saiu e depende de o fornecedor devolver. O estudo global da ACFE (Occupational Fraud 2024) mostra que esquemas de faturamento responderam por 22% dos casos de fraude analisados, com perda mediana de US$ 100 mil. Nem toda duplicidade é fraude, mas o controle que pega uma pega a outra.

5. Fracionamento

Uma compra grande dividida em várias pequenas, para ficar abaixo de um nível de alçada ou fora da obrigação de cotar. O mapa mostra pedidos ao mesmo fornecedor, do mesmo item, em poucos dias, todos logo abaixo de um limite.

O custo é o preço de quem compra em lote pequeno e a perda do controle que a alçada deveria dar. Explicamos a detecção em fracionamento de pedidos e compras emergenciais.

6. Retrabalho

Pedido alterado depois de aprovado, cancelado e refeito, devolvido ao solicitante por falta de informação. Cada volta reabre a aprovação e consome o tempo do comprador.

O custo é capacidade: horas do time gastas refazendo, não negociando. Em equipes enxutas, é o que explica por que a cauda nunca é cotada.

Quanto cada achado custa

A tabela resume como cada achado aparece no mapa e onde ele pesa. Os valores dependem do volume de cada empresa e saem do próprio dado no diagnóstico.

Achado	Como aparece no mapa	Onde pesa	Quem decide a correção
Pedido sem cotação	Pedido emitido sem comparação de preço, por categoria	Preço acima do menor já pago pela empresa	Diretor de compras
Aprovação que trava	Dias parados por nível de alçada	Prazo, compra emergencial, frete	Diretor de compras e CFO
Nota antes do pedido	Pedido criado depois do faturamento	Preço sem conferência e controle de fachada	CFO e auditoria interna
Pagamento em duplicidade	Mesma nota, valor e fornecedor pagos mais de uma vez	Saída de caixa a recuperar	CFO e tesouraria
Fracionamento	Vários pedidos ao mesmo fornecedor logo abaixo de um limite	Preço de lote pequeno e alçada contornada	Auditoria interna e compras
Retrabalho	Pedido alterado, cancelado ou devolvido após aprovação	Horas do time e prazo	Gestor de compras

Um exemplo hipotético mostra a ordem de grandeza. Uma empresa compra R$ 80 milhões por ano, e R$ 12 milhões saem sem cotação. Se esse grupo está, em média, 6% acima do menor preço que a própria empresa já pagou, há R$ 720 mil por ano na mesa só no primeiro achado.

Como é o diagnóstico de 2 semanas

O diagnóstico da UpFlux devolve, em duas semanas, o alvo da operação medido em reais. Para compras no Protheus, ele tem duas portas que se somam.

A leitura do dado. A UpFlux lê os registros de compras e pagamentos do Protheus, só para consulta, e mede a perda no próprio registro da empresa. Nada muda no sistema durante o diagnóstico.

O censo do time. O Nous Scan entrevista 100% das pessoas do escopo por link, cerca de uma hora por pessoa, sem agenda. Ele traz o que o ERP não registra: a planilha de cotação, o e-mail ao aprovador, o pedido que ninguém abre porque não compensa.

O que a diretoria recebe no fim:

1. O mapa do processo real de compras, com as variantes que mais se repetem.
2. Cada achado com volume de casos e valor em reais.
3. A fila do que resolver primeiro, separando o que se corrige no processo do que pede execução contínua.

Onde o dado e o relato discordam costuma estar o dinheiro. Um pedido que o time jura ser cotado e o registro mostra emitido direto é um bom exemplo.

Do achado ao resultado

Cada achado tem um tipo de resposta. Misturar os tipos é o erro mais comum depois do diagnóstico.

• Corrigir o processo. Alçada redesenhada, regra de cotação por faixa, bloqueio do pedido depois da nota. É decisão de gestão e custa pouco.
• Monitorar todo dia. Duplicidade e fracionamento não somem com uma regra. Pedem acompanhamento contínuo, caso a caso.
• Executar o volume. O pedido sem cotação da cauda só deixa de existir quando alguém cota. Nenhum painel resolve isso sozinho.

O mesmo dado que mostrou o problema mede se a correção funcionou. Sem essa volta, o diagnóstico vira relatório de gaveta.

Onde a UpFlux entra

A UpFlux lê o processo de compras no Protheus, sem trocar de sistema, e devolve os achados em reais no diagnóstico de duas semanas. Começou com mineração de processos em 2017 e é Major Contender no Everest Group PEAK Matrix® 2026.

Onde o achado é pedido sem cotação, o time digital da UpFlux assume a execução. O Agente Negociador cota e negocia a cauda dentro do Protheus, respeitando a alçada do próprio sistema, com trilha por decisão. Numa multinacional industrial, R$ 22 milhões processados na cauda devolveram R$ 1,6 milhão de saving ao caixa, sem nenhuma contratação nova.

Perguntas frequentes

O que é process mining no Protheus?

É a técnica que lê os registros que o Protheus grava a cada etapa, como solicitação, aprovação, pedido, nota e pagamento, para reconstruir o caminho real de cada caso. Ela mostra variantes, esperas, retrabalho e desvios em todos os pedidos do período, não numa amostra.

Process mining no Protheus altera o sistema?

Não. A leitura é só de consulta. O Protheus continua com as mesmas rotinas, alçadas e usuários durante e depois do diagnóstico.

Quais problemas de compras o process mining encontra no Protheus?

Os mais comuns são pedido sem cotação, aprovação que trava, nota antes do pedido, pagamento em duplicidade, fracionamento de pedidos e retrabalho por alteração ou cancelamento. Cada um aparece com número de casos e valor em reais.

Quanto tempo leva um diagnóstico de process mining em compras?

Na UpFlux, o diagnóstico leva duas semanas e devolve o alvo da operação medido em reais. Ele combina a leitura do dado do ERP com o censo do time pelo Nous Scan, que entrevista 100% das pessoas do escopo.

Process mining substitui a auditoria interna?

Não. Ele dá à auditoria interna a visão de todos os casos, em vez de uma amostra, e aponta onde olhar. A decisão sobre o que é desvio aceitável, o que é erro e o que é fraude continua com as pessoas.

O que fazer depois de achar o pedido sem cotação?

Separar o que se resolve com regra do que pede execução. Contrato e fornecedor único se tratam na política. A cauda de baixo valor só deixa de sair sem cotação quando alguém passa a cotar cada pedido, o que é o trabalho de um time digital de compras.

Próximo passo

O processo de compras do Protheus já registra onde o dinheiro escapa. Falta ler esse registro com a pergunta certa e transformar cada achado em valor e em dono. Veja como a UpFlux atua no TOTVS Protheus e peça o diagnóstico de duas semanas para ter o número da sua operação.