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BPM: o que é, para que serve e guia definitivo

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Alex Meincheim
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O Business Process Management (BPM) é uma metodologia estratégica que visa otimizar os processos de negócios para alcançar maior eficiência e eficiência. Embora suas raízes possam ser rastreadas até práticas de gestão antigas, o BPM ganhou destaque significativo no século XX, especialmente com a introdução de métodos como Kanban e Kaizen. Na era digital atual, o BPM não apenas ajuda na automação de processos, mas também se beneficia da integração com tecnologias emergentes como Process Mining, que utiliza logs de eventos gerados por sistemas de BPMS para fornecer insights profundos sobre a eficiência operacional.

O BPM não é um conceito novo; ele evoluiu ao longo do tempo, desde os princípios da Administração Científica de Frederick Taylor até a incorporação de tecnologias modernas. Hoje, o BPM é uma ferramenta indispensável para organizações que buscam transformação digital, permitindo uma abordagem mais científica e orientada por dados para a gestão de processos.

Este artigo serve como um guia abrangente para entender o que é o BPM, suas várias fases, e como ele pode ser um catalisador para a transformação organizacional.

O que é BPM?

BPM, que significa Business Process Management ou Gestão de Processos de Negócios em português, é um método usado para tornar os processos de uma empresa mais eficientes e eficazes. A principal vantagem da adoção dessa estratégia é a melhoria contínua de processos.

É uma abordagem que pode trazer diversos benefícios para as organizações, incluindo maior eficiência operacional, redução de custos e aumento da satisfação do cliente. Além disso, ele fornece uma estrutura que facilita a inovação contínua, permitindo que as organizações se adaptem rapidamente às mudanças no ambiente de negócios.

O BPM é mais do que apenas um conjunto de ferramentas ou um software; é uma filosofia de gestão. Ele envolve a identificação, modelagem, análise, melhoria e monitoramento contínuo dos processos de negócio. O objetivo é alinhar esses processos com a estratégia geral da organização, garantindo que os recursos sejam utilizados da forma mais eficiente possível. é uma abordagem que pode trazer diversos benefícios para as organizações, incluindo maior eficiência operacional, redução de custos e aumento da satisfação do cliente. Além disso, ele fornece uma estrutura que facilita a inovação contínua, permitindo que as organizações se adaptem rapidamente às mudanças no ambiente de negócios.

Há, ainda, o BPM CBOK, um guia compreensivo desenvolvido pela ABPMP International (Association of Business Process Management Professionals), que serve como um padrão de referência para profissionais e organizações envolvidas em Gerenciamento de Processos de Negócio. De acordo com o guia, a definição oficial do termo é:

“Business Process Management (BPM) é uma disciplina de gestão que integra as estratégias e os objetivos de uma organização com as expectativas e necessidades do cliente por meio do foco nos processos de ponta a ponta. O BPM engloba estratégias, objetivos, cultura, estruturas organizacionais, funções, políticas, métodos e tecnologia para analisar, projetar, implementar, gerenciar o desempenho, transformar e estabelecer a governança do processo.”

Para que serve o BPM?

O Business Process Management (BPM) é uma abordagem estratégica que tem múltiplas aplicações e benefícios para as organizações. Vamos explorar cada um desses aspectos em detalhes:

Mapeamento de Processos

O mapeamento de processos é a espinha dorsal do BPM. Ele envolve a criação de representações visuais dos processos de negócio, mostrando como as tarefas, atividades e fluxos de trabalho estão interligados. Este mapeamento permite uma compreensão profunda da estrutura e das interações dos processos, revelando pontos de ineficiência, gargalos e oportunidades para melhorias. É uma etapa crucial para qualquer iniciativa de otimização, pois fornece o contexto necessário para tomar decisões informadas.

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Padronização

A padronização é um elemento-chave do BPM que visa criar um conjunto uniforme de procedimentos e regras para a execução de tarefas. Isso elimina a variabilidade e os erros, contribuindo para a qualidade e a conformidade. Além disso, a padronização facilita a treinamento de novos colaboradores e permite uma melhor coordenação entre diferentes departamentos ou unidades de negócio.

Eficiência

A eficiência é frequentemente o objetivo mais visível do BPM. Ao eliminar desperdícios e otimizar recursos, o BPM permite que as organizações façam mais com menos. Isso não apenas reduz os custos operacionais, mas também libera recursos para serem investidos em áreas que geram mais valor, como inovação e desenvolvimento de produtos.

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Otimização

A otimização é o processo de ajustar e aprimorar os processos existentes para alcançar objetivos específicos, como redução de custos ou aumento da eficiência. O BPM ajuda justamente nessa jornada, que pode envolver a eliminação de etapas redundantes, a automação de tarefas manuais e a reconfiguração do fluxo de trabalho para melhorar o desempenho.

Maior Controle de Qualidade

O BPM oferece mecanismos robustos para o monitoramento e controle de qualidade. Com processos bem definidos e padronizados, é mais fácil identificar desvios e implementar correções. Isso é vital para manter a satisfação do cliente e para cumprir com regulamentações e padrões da indústria, como ISO 9001.

Aumento na Produtividade

A padronização e a otimização resultantes do BPM geralmente levam a um aumento significativo na produtividade. As equipes podem se concentrar em atividades que realmente agregam valor, enquanto tarefas repetitivas e ineficientes são eliminadas ou automatizadas. Isso não apenas melhora o desempenho individual, mas também eleva a produtividade da organização como um todo.

Tomada de Decisão Baseada em Dados

Um dos benefícios mais substanciais do BPM é a capacidade de tomar decisões baseadas em dados. O monitoramento contínuo e a análise de processos fornecem uma riqueza de dados que podem ser usados para avaliar o desempenho, identificar tendências e fazer projeções. Isso permite uma tomada de decisão mais informada, que é crucial para a estratégia e o planejamento a longo prazo.

Veja também:

Quais são as fases do ciclo BPM?

De acordo com o BPM CBOK 4.0, as 5 fases do ciclo BPM (Business Process Management) são: 1. Modelagem de processos; 2. Análise de Processos; 3. Análise de Processos; 4. Gestão de Desempenho de Processos; 5. Transformação de Processos

Vamos abordar cada uma delas:

Ciclo BPM 4.0

Modelagem de Processos

A modelagem de processos é a primeira etapa e serve como a fundação para todas as atividades subsequentes. Nesta fase, os processos de negócio são identificados, mapeados e documentados. A modelagem ou mapeamento oferece uma visão clara da estrutura atual dos processos, permitindo que as organizações identifiquem áreas que necessitam de melhorias. É uma etapa crucial para entender como as atividades estão interligadas e onde existem pontos de ineficiência ou gargalos.

Análise de Processos

Após a modelagem, a próxima etapa é a análise de processos. Aqui, os processos mapeados são avaliados em detalhes para entender seu desempenho, eficiência e eficácia. Métricas são coletadas e analisadas para fornecer insights sobre áreas que podem ser otimizadas. A análise é vital para determinar se os processos atuais estão alinhados com os objetivos estratégicos da organização.

Design de Processos

O design de processos envolve a criação de novos processos ou a modificação dos existentes com base na análise realizada. Esta fase foca em desenvolver soluções que atendam aos objetivos de negócio, sejam eles aumentar a eficiência, melhorar a qualidade ou reduzir custos. O design também considera aspectos como conformidade regulatória e integração com outros sistemas.

Gestão de Desempenho de Processos

Esta fase envolve o monitoramento contínuo e a avaliação do desempenho dos processos implementados. KPIs (Indicadores-Chave de Desempenho) são estabelecidos e monitorados regularmente para garantir que os processos estejam atingindo os resultados desejados. A gestão de desempenho é crucial para manter a eficácia dos processos ao longo do tempo.

Transformação de Processos

A última fase é a transformação de processos, que envolve fazer ajustes significativos ou até mesmo reestruturar completamente os processos existentes. Isso geralmente ocorre quando há mudanças significativas no ambiente de negócios ou quando os processos existentes não estão mais atendendo às necessidades da organização. A transformação é uma etapa radical que busca alcançar melhorias drásticas em eficiência, eficácia e agilidade.

Cada uma dessas fases é crucial para o sucesso de qualquer iniciativa de BPM e é fortemente embasada pelas melhores práticas e diretrizes fornecidas pelo BPM CBOK 4.0. A implementação cuidadosa e a gestão dessas fases podem levar a melhorias significativas na eficiência operacional e na eficácia organizacional.

Veja também:

Vantagens do BPM

Agora que exploramos as cinco fases fundamentais do ciclo de vida do BPM, é natural questionar como essas etapas se traduzem em benefícios concretos para a organização. Vamos desvendar as vantagens que emergem diretamente da implementação cuidadosa dessas fases:

  • Alinhamento Estratégico e Eficiência: A modelagem e a análise de processos, as duas primeiras fases, são fundamentais para alinhar os processos de negócio com a estratégia organizacional. Isso resulta em uma operação mais eficiente, onde cada processo e atividade é projetado para contribuir para os objetivos globais da empresa.
  • Qualidade e Conformidade: O design de processos, a terceira fase, não apenas melhora a eficiência, mas também garante que os processos estejam em conformidade com as normas e regulamentações da indústria. Isso é crucial para manter a qualidade e evitar riscos legais.
  • Monitoramento e Melhoria Contínua: A gestão de desempenho de processos, a quarta fase, permite um monitoramento contínuo que é vital para a melhoria contínua. Com métricas e KPIs bem definidos, as organizações podem fazer ajustes proativos para melhorar o desempenho.
  • Agilidade e Inovação: A última fase, a transformação de processos, permite que as organizações se adaptem rapidamente às mudanças no ambiente de negócios. Isso não apenas melhora a agilidade, mas também abre espaço para inovação, permitindo que as empresas se mantenham competitivas.

Qual é o papel do BPM na sua empresa?

A gestão dos processos de negócio ou BPM desempenha um papel fundamental em diversos processos e setores da empresa, como:

Contas a Pagar

O BPM desempenha um papel crucial na otimização do processo de Contas a Pagar. Desde a recepção de uma fatura até o pagamento efetivo, cada etapa pode ser mapeada, analisada e otimizada para eficiência e conformidade. Isso não apenas acelera o ciclo de pagamento, mas também melhora a precisão e reduz o risco de erros ou fraudes. Além disso, a automação de tarefas repetitivas libera o pessoal para se concentrar em atividades mais estratégicas, como análise de custos e negociação com fornecedores.

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Order to Cash

O processo de Order to Cash (O2C) é complexo e envolve várias etapas, desde o recebimento do pedido do cliente até o reconhecimento da receita. O BPM ajuda a simplificar e acelerar este processo através da padronização de etapas e da eliminação de gargalos. Isso não apenas melhora a satisfação do cliente, mas também tem um impacto direto na eficiência operacional e na lucratividade. A análise contínua de desempenho também permite ajustes proativos para atender às mudanças nas demandas do mercado ou nas condições de negócios.

Compras ao Pagamento

O processo de Compras ao Pagamento (P2P) é outro ciclo crítico que beneficia significativamente do BPM. Desde a requisição de compra até a aprovação e o pagamento, o BPM oferece as ferramentas necessárias para tornar o processo mais eficiente e transparente. Isso inclui a automação de aprovações, melhor rastreamento de pedidos e integração mais eficaz com sistemas de inventário e contabilidade. O resultado é um processo mais ágil que melhora o fluxo de caixa e a gestão de fornecedores.

No setor financeiro em geral o BPM se revela uma ferramenta bastante proveitosa para a eficiência. A automação de faturas e a atribuição clara de responsabilidades simplificam processos que antes eram trabalhosos e propensos a erros. Fluxos de trabalho podem ser personalizados para se adequar a cenários específicos, permitindo que gerentes aprovem solicitações rapidamente. Além disso, a tomada de decisões é significativamente otimizada graças ao fácil acesso a informações cruciais que muitas vezes eram difíceis de acessar com o setor de tecnologia da informação.

Apesar dos exemplos financeiros, é importante notar que os benefícios do BPM não se limitam a somente uma área. Setores como marketing e vendas também podem colher as vantagens da implementação do BPM, desde a otimização de campanhas de marketing até a gestão eficiente do funil de vendas, por exemplo.

O BPM oferece uma estrutura que pode transformar diversas áreas de uma organização, tornando-as mais ágeis, eficientes e orientadas por dados.

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Etapas de implantação do BPM

A implementação bem-sucedida do Business Process Management (BPM) é um projeto que requer planejamento cuidadoso, seleção de ferramentas, treinamento de equipe e avaliação contínua.

Vamos detalhar as etapas fundamentais para implantar o BPM em sua organização, garantindo que você maximize seus benefícios e alcance seus objetivos de negócios:

Avaliação e Planejamento

A primeira etapa envolve uma avaliação completa dos processos atuais e um planejamento estratégico para a implantação do BPM. Isso inclui identificar os processos que mais necessitam de melhorias e estabelecer objetivos claros.

Seleção de Ferramentas

A escolha da tecnologia certa é crucial para o sucesso da implantação. Isso pode incluir software de modelagem de processos, plataformas de automação e até mesmo soluções de análise de dados. Além disso, algumas tecnologias avançadas, como o process mining e inteligência artificial (IA) já vão além e permitem interpretar uma grande quantidade de dados, buscando automaticamente gargalos que podem estar reduzindo a eficiência dos processos de negócios.

Treinamento e Desenvolvimento de Equipe

Antes de implementar qualquer mudança, é vital treinar a equipe que estará envolvida no projeto. Isso garante que todos compreendam os princípios do BPM e saibam como utilizar as ferramentas selecionadas.

Execução e Monitoramento

Uma vez que tudo esteja em ordem, a próxima etapa é executar o plano. Isso envolve a implementação das mudanças de processo e o monitoramento contínuo para garantir que os objetivos sejam alcançados.

Avaliação e Ajustes

Após um período de execução, é importante avaliar os resultados e fazer os ajustes necessários. Isso pode envolver a otimização de etapas específicas do processo ou até mesmo uma revisão completa da estratégia de BPM.

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Qual é a diferença entre BPM, BPA, BPMN e BPMS?

De forma geral, o BPM (Business Process Management) é uma metodologia abrangente para gerir processos de negócios, enquanto o BPA (Business Process Automation) foca na automação desses processos. O BPMN (Business Process Model and Notation) serve como uma linguagem gráfica para visualizar processos, e o BPMS (Business Process Management System) é o software que facilita a gestão e implementação do BPM.

No mundo da gestão de processos de negócios, é comum encontrar uma variedade de termos e acrônimos que podem ser confusos. Vamos esclarecer as diferenças entre quatro termos frequentemente usados:

BPM (Business Process Management)

Como vimos, BPM é uma abordagem de gestão para identificar, desenhar, executar, documentar, medir, monitorar e controlar processos de negócios, buscando torná-los mais eficientes e eficazes. É uma metodologia abrangente que envolve várias etapas, desde o planejamento até a execução e avaliação.

BPA (Business Process Automation)

BPA é um subconjunto do BPM focado especificamente na automação de tarefas e processos. Enquanto o BPM tem um escopo mais amplo e pode incluir aspectos manuais, o BPA é estritamente voltado para tornar os processos mais eficientes através da automação.

BPMN (Business Process Model and Notation)

BPMN é uma notação gráfica que representa os elementos de um processo de negócios. É uma ferramenta de modelagem que ajuda a visualizar o fluxo de trabalho, facilitando o entendimento e a comunicação entre as partes interessadas.

BPMS (Business Process Management System)

BPMS é um sistema de software projetado para facilitar a gestão de processos de negócios. Ele oferece as ferramentas necessárias para modelar, implementar, executar e monitorar processos, atuando como uma plataforma integrada para a gestão de BPM.

Entender as diferenças entre esses termos é fundamental para escolher as estratégias e ferramentas certas para a sua organização. Este conhecimento permite uma abordagem mais focada e eficaz na gestão de processos, complementando as etapas de implantação e os benefícios do BPM que discutimos nas seções anteriores.

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Ferramentas BPM

Para facilitar o acompanhamento e análise do ciclo BPM, empresas costumam implementar soluções de BPMS (Business Process Management System), sistemas de informação que permitem a automação dos fluxos administrativos, reduzindo atritos e tempos nos fluxos.

O uso desses sistemas ajudam gestores durante o processos de tomadas de decisão, aumentando a produtividade das suas equipes a partir da implementação de workflows automatizados, reduzindo contra fluxos e tempos. Entretanto, grande parte das ferramentas de BPM enfrentam dificuldades para identificar e evidenciar aos usuários qual é a causa raiz das ineficiências que prejudicam a eficiência dos processos.

Nesse cenário, a mineração de processos (process mining) surge como uma solução para gerar conhecimento sobre o processo de forma ágil.

BPM e Process Mining

Process Mining, ou Mineração de Processos, é uma disciplina que utiliza os logs de eventos disponíveis em diversos sistemas de informação (como ERPs, CRMs, MESs, BPMSs, entre outros) para descobrir como os processos ocorrem na realidade, realizando o mapeamento automático dos fluxos produtivos, administrativos e até de serviços de atendimentos.

A mineração de processos identifica ineficiências como retrabalhos, contra fluxos e gargalos na execução dos processos, evidenciando a causa raiz de problemas e ofensores de tempos e custos. O mapeamento de processos automático com base nos dados extraídos auxilia os gestores a modelar os processos com maior precisão e livre de subjetividade e pontos de vista dos times envolvidos, entregando maior agilidade e eficiência as tomadas de decisão.

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A partir da análise crítica, a mineração de processos ajuda a identificar quais são os pontos carentes de melhoria, ou seja, onde as equipes podem focar o projeto de BPM. É possível obter insights sobre tempo, frequência de casos e custos de ponta a ponta dos processos, comparando o comportamento entre turnos, equipes e linhas de produtos ou serviços. Veja abaixo como a UpFlux Process Mining identifica gargalos a partir da perspectiva de tempo:

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Nessa análise, podemos observar que a atividade “Analisar Requisição de Cotação” consome 23,03 minutos da equipe do setor de Compras. Além disso, descobrimos que o tempo médio entre “Alterar Solicitação de Cotação” e “Analisar Requisição de Cotação” é de 10,54 dias, um problema de desempenho a ter sua eficiência aprimorada. A análise crítica pelo mapa do processo pode entregar maior eficiência e assertividade para projetos de BPM. Com esse recurso, podemos analisar também os modelos de processos com melhores resultados, desfechos, experiência, auxiliando a melhoria contínua.

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A UpFlux Process Mining contribui também nas fases de execução e monitoramento a partir de dashboards de fácil configuração e 100% personalizáveis (drag-and-drop), permitindo a identificação ágil das ineficiências do processo sem ser necessária coleta de dados de forma manual para emissão de relatórios. Esses relatórios podem ser customizados conforme definição de KPIs relevantes para a estratégia da organização.

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Contribuindo também para o acompanhamento da metodologia BPM, a UpFlux Process Mining colabora com a análise de conformidade em relação aos modelos de processos definidos na própria ferramenta pelo dono do processo. A partir da criação de Modelos de Referência, o usuário é notificado sempre que houver uma não-conformidade.

A UpFlux sinaliza ao dono do processo todas as violações a partir da ferramenta kanban, entregando maior transparência na operação e permitindo atuação em tempo real. Definindo ações rápidas para tratar as perdas de SLAs ou não-conformidades próximo ao tempo real.

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Process Mining: A evolução da gestão de processos

Ferramentas para gestão de BPM ajudam organizações a digitalizar os processos modelados e os analisar para identificar oportunidades de melhoria. Essas soluções também realizam a execução e monitoração dos processos modelados. Já process mining traz a visão real do que acontece na prática, permitindo reconhecer variabilidades, tirando toda a subjetividade de alguns pontos de vista.

A mineração de processos é uma nova abordagem para análise de processos de negócios, utilizando técnicas que vão muito além de metodologias tradicionais de BPM. A UpFlux Process Mining oferece uma visão holística e transparente de todos os processos da organização e como acontecem de fato, permitindo uma análise de processos profunda a partir da extração dos dados já existentes entre os sistemas de informação utilizados pela organização.

O uso desses sistemas ajudam gestores durante o processos de tomadas de decisão, aumentando a produtividade das suas equipes a partir da implementação de workflows automatizados, reduzindo contra fluxos e tempos. Entretanto, grande parte das ferramentas de BPM enfrentam dificuldades para identificar e evidenciar aos usuários qual é a causa raiz das ineficiências que prejudicam a eficiência dos processos.

Nesse cenário, a mineração de processos surge como uma solução para gerar conhecimento sobre o processo de forma ágil.

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Alex Meincheim
Escrito por:
Alex Meincheim
CEO e Co-Fundador da UpFlux. Mestre em Informática Aplicada. Possui experiência nas áreas de Process mining. Tecnologia Aplicada na Saúde, Ciências de Computação e Inteligência Artificial. Comprometido em promover a eficiência nos processos de empresas em diversos setores.
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