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Kanban: como funciona e como implementar na gestão de melhoria contínua

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Alex Meincheim
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O Kanban é uma metodologia de gestão de projetos e processos que se originou no sistema de produção da Toyota na década de 1940. Embora o Kanban tenha suas raízes na manufatura, ele provou ser uma ferramenta valiosa para a gestão de processos em uma variedade de outros setores e contextos.

Hoje, o Kanban é usado em áreas como desenvolvimento de software, gerenciamento de projetos, atendimento ao cliente e, inclusive, na gestão de melhoria contínua. Com o Kanban, as equipes podem visualizar e ajustar seus processos de trabalho, experimentar novas abordagens e monitorar os resultados. Isso permite que eles identifiquem e implementem melhorias de forma contínua, levando a um aumento na eficiência, qualidade e satisfação do cliente.

A beleza do Kanban é sua simplicidade e flexibilidade. Ele pode ser adaptado para se adequar a quase qualquer processo ou fluxo de trabalho, e pode ser usado para gerenciar tudo, desde tarefas individuais até projetos complexos e processos de negócios. E, ao visualizar o fluxo de trabalho, o Kanban ajuda as equipes a identificar gargalos, priorizar tarefas e trabalhar de forma mais eficiente.

Neste post, vamos explorar como você pode utilizar a metodologia Kanban para melhorar a eficiência da sua organização. Vamos mergulhar em como o Kanban funciona, como ele pode ser aplicado em diferentes contextos e como ele pode ajudar sua equipe a trabalhar de forma mais inteligente. Então, se você está procurando maneiras de otimizar seus processos e impulsionar a produtividade, esse artigo pode ser útil para você.

O que é Kanban?

Kanban é uma metodologia de gerenciamento de projetos que se baseia em um sistema visual de quadro de tarefas. Ele permite que as equipes visualizem o trabalho em andamento, desde o início até a conclusão. As tarefas são representadas por cartões e movidas pelo quadro, passando por diferentes etapas, como “A fazer”, “Em andamento” e “Concluído”.

O Kanban enfatiza o fluxo contínuo de trabalho, limitando a quantidade de tarefas em andamento para evitar sobrecarga. É uma abordagem flexível que permite que as equipes se adaptem às mudanças e priorizem as tarefas conforme necessário.

Ao contrário de outras metodologias que podem ser rígidas ou prescritivas, o Kanban permite que as equipes adaptem suas práticas às necessidades específicas de seu ambiente de trabalho. Isso torna o Kanban uma escolha ideal para organizações que buscam melhorar a produtividade, reduzir o desperdício e aumentar a satisfação do cliente.

A Gênese do Kanban

É reconhecido que por volta do ano 1960 Shingo, ao encontrar casualmente com Taichi Ohno na fábrica da Toyota, teve seu primeiro contato com a ideia de um sistema Kanban para controlar o ponto de pedido em relação ao nível de estoque. De forma que Shingo tinha experiência com operações em ferrovias em que tabuletas com furos previamente estabelecidos. Shingo e Ohno acabaram descobrindo que o uso do Kanban permite extrema simplificação do trabalho e autonomia aos funcionários do chão de fábrica, e ainda, muita flexibilidade como resposta às mudanças e ainda, velocidade no fluxo de informações.

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O conceito de Kanban foi inicialmente desenvolvido pela Toyota na década de 1940 como uma forma de melhorar seus processos de fabricação. A palavra “Kanban” em japonês significa “cartão”, painel” ou “sinal visual”, e foi usada para controlar o fluxo e a produção de peças na fábrica. O sistema foi tão eficaz que não demorou muito para que outras indústrias começassem a adotá-lo.

O Método Kanban

O método Kanban é uma abordagem visual para a gestão de processos que utiliza um quadro Kanban para representar o fluxo de trabalho. Este quadro é dividido em várias colunas, cada uma representando uma fase diferente do processo. As tarefas são representadas por cartões que se movem de uma coluna para outra à medida que progridem. Isso permite uma fácil visualização e monitoramento do status das tarefas, ajudando as equipes a identificar gargalos e oportunidades para melhoria.

Quais os princípios do Kanban?

A metodologia Kanban possui princípios fundamentais, que são: visualizar o fluxo de trabalho, limitar o trabalho em andamento, gerenciar o fluxo e melhorar continuamente. Estes princípios não são apenas diretrizes, mas sim a espinha dorsal que sustenta a eficácia da metodologia.

Vamos explorar cada um deles em detalhes:

1. Visualizar o Fluxo de Trabalho

O primeiro passo na implementação do Kanban é a visualização do fluxo de trabalho. Isso é geralmente feito através de um quadro Kanban, onde cada coluna representa uma etapa do processo e os cartões representam tarefas individuais. A visualização permite que todos na equipe entendam o status atual do trabalho, identifiquem gargalos e tomem decisões informadas.

2. Limitar o Trabalho em Andamento

Limitar o trabalho em andamento ou “ciclo de trabalho” (WIP, na sigla em inglês) é crucial para evitar o excesso de tarefas e garantir que o foco esteja na conclusão e não apenas na iniciação de novos trabalhos. Isso é feito atribuindo um número máximo de cartões que podem estar em uma determinada coluna do quadro Kanban. Ao limitar o WIP, as equipes podem identificar mais facilmente onde os recursos estão sendo mal utilizados e onde podem ser feitas melhorias.

3. Gerenciar o Fluxo

Gerenciar o fluxo envolve monitorar o movimento dos cartões entre as colunas e fazer ajustes conforme necessário para melhorar a eficiência. Isso pode incluir a redistribuição de recursos, a alteração de políticas de puxar/empurrar ou a introdução de novas etapas no fluxo de trabalho. O objetivo é garantir que o trabalho flua de forma constante e eficiente através do sistema.

4. Melhorar Continuamente

O último princípio, mas não menos importante, é a melhoria contínua. O Kanban não é uma solução “configure e esqueça”; é uma metodologia que exige revisão e ajuste constantes. As equipes devem estar sempre em busca de formas de otimizar o fluxo de trabalho, seja através de pequenas mudanças incrementais ou de revisões mais significativas do processo.

Com esses princípios em mente, você estará bem preparado para explorar os diferentes tipos de Kanban e como eles podem ser aplicados em sua organização.

Como o quadro kanban funciona na prática?

O quadro Kanban atua como um painel de controle em tempo real para o fluxo de trabalho. Dividido em várias colunas que representam diferentes etapas do processo, ele oferece uma visão instantânea do status das tarefas ou projetos. Cada tarefa é representada por um cartão que se move ao longo dessas colunas à medida que avança.

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Imagine o quadro Kanban como um painel de controle em tempo real do seu negócio. Nele, você pode ver instantaneamente onde as coisas estão indo bem e onde estão os gargalos. Isso permite decisões rápidas e informadas, algo crucial em um ambiente de negócios em constante mudança.

Isso significa ter uma visão clara do desempenho operacional sem se perder em detalhes técnicos. Você pode identificar rapidamente áreas que necessitam de recursos adicionais ou ajustes estratégicos. Além disso, a transparência e a visibilidade melhoradas facilitam a comunicação entre os departamentos e promovem uma cultura de responsabilidade.

As fases comuns podem incluir “A Fazer”, “Em Andamento” e “Concluído”, mas essas podem ser personalizadas para se adequar a qualquer processo específico.

Cada tarefa ou projeto é representado por um cartão, que contém informações como descrição da tarefa, responsável e prazo. Esses cartões começam na coluna “A Fazer” e são movidos para a direita através das colunas à medida que avançam nas etapas do processo.

“WIP” – Tempo de ciclo

Um aspecto crucial do quadro Kanban é o conceito de WIP, a sigla para “Work In Progress” (Trabalho em Andamento). O WIP refere-se ao número de tarefas ou itens que estão atualmente em processo de produção ou execução. Em um quadro Kanban, essas são as tarefas que estão na coluna “Em andamento” ou similar.

A limitação do WIP é uma prática comum no Kanban. Isso significa que há um limite máximo para o número de tarefas que podem estar em andamento ao mesmo tempo. O objetivo é evitar a sobrecarga de trabalho e garantir que a equipe possa se concentrar em completar as tarefas existentes antes de iniciar novas.

Diferença entre Kanban e Scrum

Kanban e Scrum são duas metodologias ágeis amplamente utilizadas no gerenciamento de projetos. O Scrum é baseado em iterações fixas de tempo e o Kanban é um sistema de fluxo contínuo. Enquanto o Scrum enfatiza a colaboração e a comunicação intensiva, o Kanban se concentra na visualização do trabalho e na limitação do trabalho em andamento.

Vamos abordar mais detalhes sobre cada uma das metodologias:

O Scrum é baseado em iterações fixas de tempo chamadas de sprints, geralmente de duas a quatro semanas de duração. Durante cada sprint, a equipe trabalha em um conjunto de tarefas prioritárias, definidas no início do sprint. O Scrum enfatiza a colaboração intensiva entre os membros da equipe, com reuniões diárias de acompanhamento do progresso e revisões regulares para ajustar o plano conforme necessário.

Por outro lado, o Kanban é um sistema de fluxo contínuo, onde as tarefas são concluídas à medida que a capacidade da equipe permite. Em vez de sprints fixos, o Kanban permite que as tarefas sejam adicionadas e concluídas conforme necessário, sem limitações de tempo específicas. O foco principal do Kanban é visualizar o trabalho em andamento, usando um quadro Kanban para rastrear o progresso das tarefas e limitar a quantidade de trabalho em andamento para evitar sobrecarga. O Kanban também enfatiza a melhoria contínua, incentivando a equipe a identificar e resolver gargalos para otimizar o fluxo de trabalho.

Além das diferenças mencionadas acima, é importante destacar que o Scrum é mais prescritivo em relação aos papéis e eventos, com papéis bem definidos, como o Scrum Master e o Product Owner, e eventos como a Sprint Planning, Daily Scrum, Sprint Review e Sprint Retrospective. Já o Kanban é mais flexível em relação aos papéis, permitindo que a equipe se auto-organize, e não possui eventos fixos, adaptando-se às necessidades do projeto.

Outra diferença significativa é a abordagem de priorização. No Scrum, a priorização é feita no início de cada sprint, com a equipe comprometendo-se a entregar um conjunto específico de funcionalidades. No Kanban, a priorização é contínua, com as tarefas sendo adicionadas e priorizadas conforme necessário, sem a necessidade de planejamento antecipado.

Ambas as metodologias têm suas vantagens e podem ser escolhidas com base nas necessidades e características do projeto. O Scrum é mais adequado para projetos com requisitos mais voláteis e equipes que preferem uma estrutura mais rígida, enquanto o Kanban é mais adequado para fluxos de trabalho contínuos e equipes que valorizam a flexibilidade e a visualização do trabalho.

Veja também:

Quais são as vantagens de adotar a metodologia Kanban?

O Kanban pode ser utilizado em todos os níveis de decisão das indústrias, com diferentes tipos e propósitos. Isso significa que há uma variedade de formas de aplicar o Kanban para atender às necessidades específicas de cada contexto industrial com inúmeras vantagens.

Nível Estratégico

  • Alinhamento Organizacional: O Kanban ajuda a alinhar as metas e objetivos da empresa, fornecendo uma visão clara do fluxo de trabalho e como cada etapa contribui para o objetivo final. Isso permite que a alta gerência tome decisões mais informadas.
  • Maior Visibilidade e Transparência: Com o uso do Kanban, as equipes têm uma visão clara do trabalho em andamento, das tarefas concluídas e das pendências. Isso promove a transparência em relação ao progresso do trabalho e facilita a identificação de gargalos e problemas, permitindo a tomada de decisões mais informadas e estratégicas.
  • Flexibilidade e Adaptabilidade: Em um ambiente de negócios em constante mudança, a capacidade de se adaptar rapidamente é crucial. O Kanban permite uma rápida reorganização de recursos e prioridades, tornando a empresa mais ágil.
  • Melhoria Contínua: O Kanban não é apenas uma ferramenta para gerenciamento de tarefas; é uma filosofia de melhoria contínua. Ele incentiva a equipe a sempre buscar maneiras de otimizar o processo, contribuindo para a sustentabilidade a longo prazo.
  • Otimização de Recursos: O Kanban ajuda na alocação eficiente de recursos, garantindo que cada membro da equipe esteja trabalhando em tarefas que maximizam o valor.

Leia também: Estratégias Práticas para Reduzir Custos na Sua Empresa em 2023

Nível Tático

  • Melhor Gestão de Fluxo de Trabalho: O Kanban ajuda a equilibrar a carga de trabalho e a evitar sobrecarga, limitando a quantidade de tarefas em andamento. Isso resulta em um fluxo de trabalho mais suave e previsível, reduzindo o estresse e aumentando a produtividade da equipe.
  • Monitoramento em Tempo Real: Com o Kanban, os gerentes podem monitorar o progresso em tempo real, permitindo intervenções rápidas para corrigir gargalos ou ineficiências, o que é crucial para o cumprimento de prazos e SLAs.
  • Redução de Desperdício: Ao identificar etapas redundantes ou ineficientes no processo, o Kanban ajuda a eliminar o desperdício, resultando em economia de custos e tempo.

Nível Operacional

  • Fluxo de Trabalho Eficiente: O Kanban fornece uma representação visual do fluxo de trabalho, tornando mais fácil para as equipes entenderem suas tarefas e responsabilidades, o que aumenta a eficiência.
  • Redução de Erros: Ao simplificar o processo de trabalho e torná-lo transparente, o Kanban ajuda a reduzir erros, o que é vital para operações que não podem se dar ao luxo de falhas.
  • Melhor Comunicação: O Kanban facilita a comunicação entre os membros da equipe e entre diferentes departamentos, o que é crucial para a execução eficiente de qualquer projeto.
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Além disso, podemos dizer que a metodologia Kanban oferece benefícios gerais, como:

Melhoria na Eficiência e Produtividade:

O Kanban permite uma visualização clara do fluxo de trabalho, o que facilita a identificação de gargalos e ineficiências. Isso, por sua vez, permite que as equipes tomem medidas corretivas imediatas, resultando em um aumento geral na eficiência e produtividade.

Integração com Tecnologias Avançadas

Como mencionado anteriormente, o Kanban pode ser ainda mais potente quando combinado com outras tecnologias, como Inteligência Artificial e Process Mining. Essas tecnologias podem fornecer insights adicionais e automação, tornando o processo de melhoria contínua mais eficaz e eficiente.

Onde o Kanban Pode Ser Aplicado?

O Kanban é uma metodologia que se adapta a uma ampla gama de setores e funções dentro de uma organização, como em gestão de projetos, recursos humanos, marketing & vendas, desenvolvimento de software, entre outros.

Desenvolvimento de Software

No mundo do desenvolvimento de software, o Kanban é uma ferramenta indispensável para gerenciar o ciclo de vida de um projeto. Ele ajuda as equipes a visualizar o fluxo de trabalho, desde a concepção até a entrega, permitindo uma alocação mais eficiente de recursos e uma entrega mais rápida. Isso é especialmente útil em ambientes ágeis, onde a capacidade de se adaptar rapidamente às mudanças é crucial.

Marketing e Vendas

Em marketing e vendas, o Kanban pode ser uma ferramenta valiosa para gerenciar campanhas de marketing e funis de vendas. Ele ajuda a visualizar o status de várias campanhas e a alocar recursos de forma mais eficiente, garantindo que as metas sejam atingidas no prazo e que todos os membros da equipe estejam alinhados.

Recursos Humanos

O Kanban também encontrou aplicação em RH para gerenciar processos como recrutamento, integração e desenvolvimento de funcionários. Ele oferece uma visão clara do status de várias tarefas e ajuda a identificar quais áreas precisam de atenção imediata.

Gestão de Projetos

Na gestão de projetos, o Kanban se torna uma ferramenta indispensável, especialmente em iniciativas voltadas para a melhoria contínua. A visibilidade que o quadro Kanban oferece é vital para identificar gargalos e ineficiências, permitindo ações corretivas rápidas e eficazes. Além disso, a natureza flexível do Kanban permite ajustes rápidos e eficientes. Se uma estratégia ou tarefa específica não está produzindo os resultados desejados, é fácil fazer ajustes. Isso é crucial para a melhoria contínua, onde a capacidade de adaptar-se rapidamente às mudanças é uma necessidade.

O Kanban, inclusive, não precisa operar isoladamente; ele pode ser potencializado através da integração com tecnologias avançadas como Inteligência Artificial e Process Mining. A combinação dessas tecnologias com o Kanban cria um ecossistema robusto para a gestão de projetos de melhoria contínua.

Operações e Logística

O Kanban também é amplamente utilizado na gestão de operações e logística, especialmente em setores como manufatura e distribuição. Ele ajuda a otimizar o fluxo de materiais e informações, reduzindo custos e melhorando a eficiência.

Cada uma dessas aplicações demonstra a versatilidade e eficácia do Kanban em diferentes contextos. No entanto, é na gestão de projetos voltados para a melhoria contínua que o Kanban realmente brilha, oferecendo uma abordagem integrada e tecnologicamente avançada para otimizar processos e alcançar excelência operacional.

Possibilidades diversas

Além destas, o Kanban já é utilizado por outras diversas áreas em empresas dos mais variados setores que possuem o objetivo de gerir melhor seus projetos ou processos, até mesmo na saúde.

kanban

O setor de contas a pagar, por exemplo, pode utilizar o Kanban para definir e visualizar seu fluxo de trabalho em relação aos títulos que precisam ser pagos. Assim, ao invés de títulos como “a fazer”, “e progresso” e “concluído”, as segregações poderiam ser “títulos”, “vence hoje”, “vence amanhã”, “atrasados”, “pagos” e assim por diante.

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Kanban e Process Mining para gestão da melhoria contínua

Como vimos, utilizar o Kanban não precisa ser apenas para gerir produção ou processos industriais. Ele pode ser muito benéfico, também, para a gestão de processos e de não conformidades, quando utilizado junto à outras tecnologias, como a de Process Mining.

O Process Mining é uma técnica que utiliza “logs de eventos” que são dados históricos contidos em ERP, CRM ou BPMN para visualizar e analisar os processos reais de uma organização. Quando combinado com o Kanban, ele pode fornecer insights valiosos sobre as não conformidades no processo, servindo como um grande “guarda-costas” dos seus projetos de melhoria. Vamos explorar como essas ferramentas funcionam juntas:

1. Mapeamento de processos

O primeiro passo é entender os processos que você deseja otimizar. Com uma ferramenta de Process Mining como a da UpFlux, você pode mapear automaticamente seus processos de negócio, criando um “mapa de processos”, com o qual você pode visualizar claramente os gargalos, desvios, retrabalhos e atrasos dos processos como eles ocorrem na prática.

Mapeamento de processos

Veja também:

2. Definição de modelos de referência

Depois de mapear e entender como seu processo realmente funciona, a ferramenta de process mining permite definir um “modelo ideal” de processo. Isso envolve estabelecer padrões de excelência, mecanismos e regras que irão servir como um guia e direcionar o processo para a eficiência operacional.

É nesse contexto que aparecem os SLA’s (Acordos de Nível de Serviço), que atuam como metas de desempenho definidas para cada etapa do processo e que serão o guia para o incremento da ferramenta Kanban. Os SLA’s garantem que as atividades sejam concluídas dentro de um prazo específico para maximizar a eficiência.

São esses modelos de referência, SLA’s e padrões que permitirão monitorar as atividades e o desempenho real do projeto de melhoria.

Diferença entre WIP e SLA

Enquanto WIP é uma ferramenta de otimização de processo focada na eficiência interna e na capacidade da equipe, SLA é um compromisso externo focado em satisfazer as expectativas do cliente.

WIP (Work In Progress)

  1. Objetivo: Limitar o número de tarefas que podem estar em uma determinada fase do processo ao mesmo tempo.
  2. Métrica: Número de tarefas/items.
  3. Foco: Eficiência e fluidez do processo.
  4. Controle: É definido internamente pela equipe ou gerentes de projeto com base na capacidade de trabalho da equipe.
  5. Impacto: Ajuda a identificar gargalos e ineficiências, promovendo um fluxo de trabalho mais suave.
  6. Aplicação: Limites WIP são geralmente aplicados em cada coluna (ou fase) em um quadro Kanban.

SLA (Service Level Agreement)

  1. Objetivo: Estabelecer um acordo sobre o nível de serviço que será fornecido, frequentemente em termos de tempo que uma tarefa deve ser completada.
  2. Métrica: Tempo (horas, dias, etc.).
  3. Foco: Satisfação do cliente e conformidade contratual.
  4. Controle: Geralmente negociado e acordado com os clientes ou partes interessadas externas.
  5. Impacto: Afeta as expectativas do cliente e pode ter implicações contratuais ou financeiras se não for cumprido.
  6. Aplicação: O SLA pode ser aplicado a todo o ciclo de vida de uma tarefa ou a etapas específicas.

Ambos podem coexistir em um ambiente Kanban para garantir que o processo seja eficiente e alinhado com as expectativas dos clientes ou partes interessadas

3. Acionamento

Os modelos de referência são um objetivo a ser alcançado, mas o que a prática mostra nem sempre é aquilo que se espera.

Com o process mining você percebe, por exemplo, que seu processo de compras está levando mais tempo que o necessário para ser concluída e identifica que a Aprovação da Ordem de Compra é o que pode estar barrando o andamento do processo. Então, você define um SLA de tempo para esta atividade com o objetivo de identificar quantos casos estão dentro desse ideal – quantos estão conformes – e quantos não estão.

O que acontece? Agora você possui o conhecimento de quantos casos estão afetando seu processo de compras a pagar, mas o problema não está resolvido. Então, o que fazer?

É aí que entra o acionamento via kanban.

Ao perceber que certas tarefas estão levando mais tempo do que o esperado, ou que há um número elevado de retrabalhos em uma determinada etapa do processo, a equipe pode usar o quadro Kanban para experimentar diferentes abordagens para resolver esses problemas, como reorganizar as etapas do processo, alterar o limite do WIP ou introduzir novas práticas de trabalho.

Voltando ao exemplo do processo de compras: suponha que cada uma das atividades desse processo tenha um prazo máximo específico. Se qualquer uma dessas atividades exceder o tempo estipulado pelo SLA (Regra de Negócio), a equipe responsável receberá um alerta imediato, permitindo que medidas corretivas sejam tomadas o mais rápido possível.

Como implementar kanban

Graças ao recurso de Kanban da plataforma, essas notificações são enviadas por e-mail, SMS ou WhatsApp sempre que ocorre uma não conformidade, ou seja, quando uma atividade se desvia do modelo de referência estabelecido.

4. Melhoria Contínua de Processos

O poder real dessa combinação vem do monitoramento contínuo. A ferramenta de Process Mining pode fornecer análises em tempo real, enquanto o quadro Kanban pode ser ajustado para refletir as mudanças necessárias, como no exemplo de contas a pagar ou compras que já mencionamos aqui no artigo.

Em resumo, o kanban é uma metodologia poderosa, principalmente quando for combinada com ferramentas como a da UpFlux Process Mining, que possibilitam às empresas potencializar seus benefícios em prol da eficiência operacional.

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Alex Meincheim
Escrito por:
Alex Meincheim
CEO e Co-Fundador da UpFlux. Mestre em Informática Aplicada. Possui experiência nas áreas de Process mining. Tecnologia Aplicada na Saúde, Ciências de Computação e Inteligência Artificial. Comprometido em promover a eficiência nos processos de empresas em diversos setores.
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