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Procurement: o que é e quais as 4 atividades principais

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A constante flutuação do mercado tem gerado nas empresas uma necessidade cada vez mais crescente de adaptação rápida e contínua. Neste contexto, é preciso considerar toda a complexidade da cadeia de suprimentos, que se estende a nível global. De acordo com a Mckinsey & Company, as companhias estão sentindo os impactos dos movimentos recentes do mercado, como volatilidade, cadeias de abastecimento regionalizadas, domínio da IA e escassez de talentos. 

Perante esta realidade, é preciso realizar uma otimização de custos e aumentar a eficiência operacional para crescer de forma sustentável. E o sucesso a longo prazo passa a depender de uma solução menos óbvia: identificar o que os consumidores mais valorizam, mudar o que a organização compra e fazer um gerenciamento de despesas focado em aumento de valor. É aí que entra a área de Procurement. 

O que é Procurement 

Procurement é a área onde está localizado o setor de Compras de suprimentos de uma empresa, englobando toda a estratégia de aquisição, das pesquisas de fornecedores (sourcing) ao pagamento (Contas a Pagar). Também inclui a gestão de estoque e participa de todo o processo de produção, atuando junto a logística, distribuição, e relacionamento com fornecedores e clientes. 

Para a compreensão de Procurement, também é importante diferenciar de outros termos relativos a atividades que muitas vezes se confundem. Ao buscar pela tradução de forma literal, possivelmente você irá encontrar Procurement como “compras”. O mesmo se aplica a Purchasing. Mas há diferenças.

Diferença entre Procurement e Purchasing 

Purchasing se refere à Gestão de Compras em si, enquanto Procurement diz respeito a toda estratégia antes e depois da aquisição. Em termos do impacto no negócio ao considerarmos Procurement como área e Purchasing (ou Gestão de Compras) como subárea, a diferença entre os termos pode ser assim compreendida: Procurement se concentra na criação de valor geral e nos custos totais ao longo de toda a estratégia para aquisição; Purchasing foca apenas nos custos dos pedidos e em como reduzi-los. 

4 atividades principais de Procurement 

Como área estratégica nas empresas, Procurement tem 4 atividades principais: Sourcing, Gestão de Contratos, Compras e Contas a Pagar. 

Procurement o que é e as 4 atividades principais
As 4 atividades principais de Procurement

Sourcing 

Sourcing é a atividade de Procurement que se refere à seleção e gerenciamento de fornecedores para Compras. Envolve realizar pesquisas, definir estratégias e métricas para escolher as melhores empresas para fornecimento com base, principalmente, na qualidade e no custo-benefício. A principal responsabilidade dessa atividade é manter abastecida a cadeia de suprimentos. 

Leia também: Como fazer um eficiente Strategic Sourcing

Gestão de Contratos 

A Gestão de Contratos em Procurement envolve desde a criação contratual à rescisão. Esta atividade tem como uma importante responsabilidade a constante análise dos contratos visando o melhor acordo possível entre o fornecedor e a empresa. A Gestão de Contratos inclui também o acompanhamento do cumprimento das obrigações entre as partes e tem o objetivo de manter o melhor desempenho financeiro e operacional possível. 

Compras 

Compras é a atividade que engloba a gestão de ações relacionadas à aquisição operacional. Inclui desde a solicitação das compras ao cumprimento do pagamento. Também faz parte desta atividade o recebimento de materiais, sendo On-Time Delivery (ou Entregas no Prazo) uma das suas métricas mais relevantes.  

Contas a Pagar 

Esta atividade tem como objetivo cumprir com as obrigações que a empresa tem com os fornecedores quando a aquisição de produtos e serviços acontece por meio de crédito para pagamento em uma data ou período estabelecido. Quando estrategicamente ligada à atividade de Compras, Contas a Pagar ajuda na visão mais ampla do processo de Gestão de Compras, o que pode levar ao entendimento sobre formas de redução de custos de todo o processo. 

Nova call to action

Processo de Compras ao Pagamento 

Juntas, as atividades de Compras e Contas a Pagar são compreendidas como o processo de Compras ao Pagamento. É também chamado de Purchase-to-Pay, Procure-to-Pay ou ainda pela sigla P2P. Para Procurement, P2P tem uma importância primordial. É onde acontecem as atividades operacionais de compra, recebimento e pagamento. O processo materializa todo o trabalho estratégico envolvido nas outras atividades da área (Sourcing e Gestão de Contratos). 

Leia também: O que é Mapeamento de Processos e como potencializar com IA

Além disso, como citado anteriormente, permite visualizar oportunidades para redução de custos operacionais e consequente aumento da eficiência operacional de Procurement. De alta relevância estratégica, esses pontos estão atualmente listados entre as principais prioridades para a área no mais recente levantamento da Deloitte para o Global Chief Procurement Officer (CPO) Survey

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Deloitte. Global Chief Procurement Officer (CPO) Survey, 2023

Assim como na pesquisa do ano anterior “Impulsionar a Eficiência Operacional (74%)” lidera entre as prioridades. Em segundo lugar, estão empatadas as iniciativas de sustentabilidade empresarial — “ESG (Environmental, Social and Governance ou Ambiental, Social e Governança) e CSR (Corporate Social Responsability ou Responsabilidade social corporativa)” — e a “Transformação Digital” (72%). Com uma porcentagem bastante próxima, a “Melhoria das Margens por meio da Redução de Custos” surge em terceiro lugar (71%).  

A mesma pesquisa trouxe uma visão sobre como Chiefs Procurement Officer (CPOs) podem ajudar a transformar a cadeia de valor e maximizar o valor da empresa frente aos desafios da área perante a alta volatilidade do mercado. Para o estudo, uma das frentes que CPOs devem focar para aumentar a entrega de valor para a organização é a maturidade organizacional. 

Ela é composta, dentre outros tópicos, pela maturidade digital, implícita na segunda prioridade de Procurement apontada na pesquisa — Transformação Digital. Neste caminho, a Inteligência Artificial (IA) apareceu como importante tecnologia para gerar melhores decisões embasadas em dados. 

Acesse o Relatório de Tendências de Inteligência Artificial para a Cadeia de Suprimentos

Como obter os melhores resultados em Procurement com IA 

A gama de atividades envolvidas em Procurement rendem uma infinidade de dados que ficam armazenados em sistemas. É cada vez mais crescente a conscientização de que esses sistemas contêm informações capazes de gerar valor de alto impacto para a organização.

“Ao ingerir e analisar grandes quantidades de dados, a IA pode ajudar os profissionais de Procurement a identificarem tendências e padrões que de outra forma seriam impossíveis de descobrir, permitindo assim mais decisões informadas desde a seleção de fornecedores até a negociação do contrato. 

Com a ajuda da IA, os profissionais de Procurement podem identificar e mitigar riscos potenciais por meio de atualizações em tempo real sobre fornecedores, pedidos de compra, estoque, previsões meteorológicas, termos de contrato e descontos por volume. A IA também pode automatizar fluxos de trabalho em processos, como processamento de pedidos, faturamento e gerenciamento de contratos.

Isso pode melhorar capacidade de resposta para as partes interessadas, melhorar a qualidade do processamento e precisão, e liberar a equipe de Compras para tarefas mais estratégicas, atividades de gerenciamento de relacionamento com partes interessadas e fornecedores. IA tem o potencial para tornar as compras mais rápidas, mais eficientes e mais baseadas em dados.” 

Deloitte. Global Chief Procurement Officer (CPO) Survey, 2023.

A busca por eficiência operacional e insights estratégicos para um Procurement que dialoga com as necessidades de negócio encontram na IA o seu caminho. Quando associada a tecnologias como Process Mining, a Inteligência Artificial é a aliada para a maximização da eficiência e da Redução de Custos no processo que é o coração de Procurement: Compras ao Pagamento. 

Case de Sucesso Supply Chain

Inteligência Artificial para o processo de Compras ao Pagamento 

Conectando aos sistemas de informação, como ERPs, a tecnologia de IA e Process Mining extrai os dados das atividades com todas as suas variáveis de tempo e interligação, trazendo uma visualização em forma de processo. Dessa forma, é possível identificar percursos de todo o processo que não estavam previstos no processo original. 

Também permite visualizar quais fornecedores entregam no prazo, quais estão em atrasos, quando estão ocorrendo os pagamentos e os gargalos gerados no meio do processo. Ao aumentar em nível máximo de detalhamento o que acontece entre o pedido e o pagamento ajuda a melhorar o relacionamento com fornecedores e identificar oportunidades para Redução de Custos, tratativas de erros, retrabalhos e outras ineficiências que tornam o processo longo e custoso. 

Como funciona a solução para processo de Compras ao Pagamento da UpFlux, referência em IA e Process Mining

Premiada como a IA #1 em Otimização de Processos na América Latina e sendo a única empresa brasileira de Process Mining reconhecida pela Gartner, a plataforma da UpFlux traz uma solução completa para o processo de Compas ao Pagamento, contribuindo para: 

  • reduzir o Lead Time de Compras; 
  • aumentar a assertividade do On-Time Delivery
  • reduzir o custo do processamento de pedidos; 
  • reduzir retrabalhos; 
  • garantir compliance. 

Quer saber como? Nossos especialistas estão prontos para mostrar a você como nossa solução funciona na prática. 

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Escrito por:
UpFlux
A UpFlux é a plataforma #1 de Process Mining na América Latina, tecnologia que utiliza inteligência artificial para compreender processos como eles acontecem na prática.
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