Controlar de forma adequada a ocupação é um dos principais desafios dos hospitais na atualidade. Seja a taxa de ocupação de leitos comuns ou de leitos cirúrgicos, organizar de forma eficiente esse indicador significa criar novos mecanismos para melhorar o desempenho dos processos e, consequentemente, aumentar o faturamento hospitalar.
A tecnologia de Process Mining, nesse sentido, torna os processos cada vez mais livres de erros, fazendo com que as instituições consigam criar parâmetros e modelos de referência para basear seus fluxos. Isso permite uma melhora na organização, a redução de tempos e um aumento da produtividade das equipes, impactando diretamente na gestão de leitos e otimizando a taxa de ocupação.
Nesse artigo iremos mostrar como a tecnologia de mineração de processos reflete sobre diversos aspectos dentro da organização hospitalar, afetando positivamente a taxa de ocupação. Vamos lá?
Um breve cenário
A taxa de ocupação de leitos é um indicador hospitalar que pode ser resultado de diversas ações dentro da instituição. No entanto, de modo geral, se a taxa está abaixo do normal, significa que existe uma capacidade muito superior à demanda, o que gera custos desnecessários e desperdícios. Por outro lado, se a taxa está em seu limite, significa que novos investimentos precisam ser feitos, ou ainda que mudanças de processos são necessárias para que esses leitos sejam ocupados com mais assertividade e garantam o retorno financeiro.
Em leitos de centros cirúrgicos de hospitais públicos e privados é comum a realização de menos de três cirurgias diárias por sala, mesmo que o número ideal mensal da taxa de ocupação de salas cirúrgicas seja de 100 cirurgias por sala. Isso acontece por diversos fatores, como alto tempo de setup de salas, o não seguimento do mapa cirúrgico, falta de protocolos ou ainda o não agendamento de cirurgias após às 19 horas, já que isso impacta diretamente em custos adicionais trabalhistas.
Assim, analisando a taxa de ocupação e o cenário de cada instituição, é possível identificar desperdícios que acontecem ao longo da jornada de trabalho nos hospitais. Entender a causa raiz desses gargalos é o principal ponto para iniciar uma trajetória de melhoria na ocupação de leitos hospitalares. Dessa maneira, alguns números precisam ser monitorados. Entre tantos outros estão:
- Tempo de permanência hospitalar: relaciona a média de tempo dos pacientes internados, o número de altas, mortes ou quadros relacionados.
- Taxa de ocupação de leitos: mensura o número de pacientes internados e a capacidade operacional;
- Índice de rotatividade: avalia o uso de leitos por pacientes durante um período determinado;
- Intervalo de substituição: determina o tempo entre a desocupação de um leito e uma nova admissão de paciente, a limpeza e o setup de salas e quartos.
No último ano a taxa de ocupação dos Hospitais Anahp, por exemplo, tem subido de forma constante. Isso se deve ao retorno das cirurgias eletivas com os avanços da vacinação contra Covid-19. Para que esse aumento não seja um transtorno para os hospitais, analisar indicadores e determinar melhorias em processos é uma forma de garantir uma tomada de decisão mais estratégica por parte do gestor hospitalar, a fim de melhorar a taxa de ocupação da instituição e também de outros indicadores.
Como melhorar a taxa de ocupação?
A maioria dos problemas encontrados em hospitais estão interligados. Quando uma instituição possui um média de tempo de permanência muito alta, é provável que a rotatividade de leitos seja baixa, mantendo uma elevada taxa de ocupação. Por outro lado, se a instituição possui um alto tempo para a liberação de autorização de cirurgias, por exemplo, a tendência é que tenha uma baixa ocupação das salas cirúrgicas, o que pode resultar na não entrega da meta financeira.
Ou seja, quando um processo vai mal, a tendência é que todos os outros fiquem comprometidos. Nesse sentido, a tecnologia de Process Mining, ou mineração de processos, atua para garantir que os processos hospitalares sejam mais eficientes, pois, reduzindo os impactos negativos de apenas um indicador, é possível conquistar resultados consideráveis em diversas áreas que refletem na taxa de ocupação de leitos.
Essa melhoria acontece porque a solução de Process Mining consegue oferecer uma gestão de processos mais eficaz. A partir das informações extraídas diretamente de prontuários eletrônicos e ERPs são criados modelos de processos reais de forma automática. Depois, esses modelos são comparados a processos reais previamente estabelecidos, com o fim de identificar e diagnosticar ineficiências e problemas no processo. Assim, baseado no que acontece na prática, a plataforma oferece insights que irão garantir a melhoria contínua dos fluxos da organização.
Por meio da inteligência de processos é possível superar os desafios que exercem grande efeito na taxa de ocupação de leitos dos hospitais. Com um mapeamento de processos, a tecnologia de Process Mining consegue perceber variabilidade que causam desvios na jornada do paciente. Ela também reconhece falhas que atrapalham o tempo de autorização de procedimentos, causando uma demanda represada de cirurgias e, consequentemente, impactando na taxa de ocupação.
Além disso, com o entendimento dos processos, tornando-os mais livres de erros, é possível organizar e otimizar os tempos de uso de quartos e leitos cirúrgicos. Dessa maneira o hospital consegue reduzir o tempo de permanência, melhorar o período de setup de salas e garantir uma rotatividade maior, garantindo uma taxa de ocupação satisfatória e adequada.
Os ajustes desses fluxos e a organização dos processos gera como consequência uma melhor experiência do paciente e também o alcance da meta financeira por parte das instituições. Com melhores parâmetros para se basear, o hospital ganha em produtividade, redução de custos com diárias desnecessárias e uma rotatividade de camas que favorece a taxa de ocupação. Além disso, com a compreensão sobre seus processos, os hospitais tendem a reconhecer quais procedimentos geram mais renda e quais não são tão lucrativos de modo geral.
Process Mining para melhorar a gestão de leitos
Para melhorar os números da taxa de ocupação, monitorar processos de forma genérica, analisando médias, não é eficiente. A ferramenta de Process Mining da UpFlux entrega 100% de transparência em processos, monitorando de ponta a ponta os fluxos das instituições de saúde, a fim de melhorar a gestão e impactar diretamente em indicadores importantes para o funcionamento de uma instituição de saúde.
Por meio de kanbans, dashboards e mapas de processos, a plataforma da UpFlux mostra de forma objetiva casos de ineficiências, inconformidades, violações ou desvios que acontecem no cotidiano de um hospital. O kanban, por exemplo, destaca em vermelho as inconformidades e em verde os processos que estão de acordo com as normas e diretrizes estabelecidas pela gestão. É possível também visualizar os insights sobre cada problema, bem como arrastar os cards para o seu status atual.
Ou seja, ao visualizar o painel, é permitido entender a inconformidade ou conformidade de qualquer processo planejado pelo time assistencial. De acordo com os gatilhos estabelecidos pela equipe — que podem ser variados, como um alerta para a alta no tempo de permanência do paciente, ou ainda variabilidades em uma determinada jornada — se pode melhorar a produtividade do trabalho, já que a visualização dos casos que precisam de um suporte e quais podem seguir como estão fica mais simplificada.
Já os dashboards da plataforma UpFlux permitem a visualização dos indicadores como a taxa de ocupação, ou outros que impactam diretamente nesse quesito, ajudando o time a monitorar os principais pontos de atenção. Ao contrário de um Business Intelligence, a plataforma da UpFlux não apenas demonstra esses dados, mas também gera insights e mostra o que está ocorrendo na jornada do paciente, a fim de auxiliar a equipe a encontrar soluções rapidamente.
Ao mesmo tempo, o mapa de processos garante que o time entenda como um todo os fluxos estabelecidos, de uma maneira muito visual, entendendo ponto a ponto a jornada. Dessa maneira o profissional entende toda a trajetória do paciente, onde estão seus gargalos e desvios e, assim, pode estabelecer a melhor ação e se antecipar a problemas que podem causar graves consequências.
Monitorando ponto a ponto e entendendo onde estão os principais desafios da jornada, as instituições conseguem compreender a causa raiz dos problemas que causam uma taxa de ocupação alta ou baixa demais. No entanto, estabelecer uma gestão de processos em instituições de saúde representa muito mais do que isso: significa munir profissionais e gestores para promover mais qualidade no atendimento, mais segurança aos pacientes e um aumento de produtividade que eleva os patamares no mercado de saúde.
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