Quando uma indústria se prepara para iniciar ou intensificar a produção e enfrenta a falta de material, várias consequências podem ocorrer, afetando tanto a operação interna quanto o mercado externo. Neste momento, dizemos que há uma ruptura de estoque que é quando há falta de materiais em estoque, seja no varejo (impactando na falta do produto ao cliente final), ou na cadeia de suprimentos (interrompendo a produção e toda a cadeia de valor).
Em ambos os casos, observamos que se faz necessário uma gestão da demanda eficiente. No contexto industrial, isso é essencial para evitar produção em excesso, que gera desperdícios financeiros. Da mesma forma, é necessário evitar ruptura de estoque, que representa alto risco de parada de produção, além da consequente falta de atendimento à demanda dos clientes.
Neste artigo, abordamos três formas pelas quais a área de Compras pode evitar ruptura de estoque de materiais para produção. Você verá que, com uma gestão eficiente, é possível prevenir riscos relacionados principalmente a produtividade e custos. Mas, antes, vamos ver alguns exemplos em que a ruptura de estoques de produção causa consequências graves para as indústrias.
Exemplos de ruptura de estoque e seus impactos
A ruptura de estoque na cadeia de suprimentos pode gerar desde o atraso na produção à reputação negativa no mercado. Além disso, pode afetar a qualidade dos produtos, elevar os custos de produção e levar inclusive à perda de receita. Veja, abaixo, como cada um desses impactos pode acontecer.
Ruptura de estoque: atraso na produção
A linha de produção pode ser paralisada ou operada com capacidade reduzida, atrasando a entrega de produtos no mercado. Em casos de lançamentos, por exemplo, pode inclusive frustrar expectativas de clientes e investidores.
Ruptura de estoque: aumento de custos
A empresa pode ser forçada a comprar materiais de fornecedores alternativos a preços mais altos, aumentando os custos de produção e, consequentemente, o preço final do produto.
Ruptura de estoque: impacto na qualidade
Imagina uma empresa de produtos alimentícios que sofre escassez de uma matéria-prima essencial em sua fórmula original. Para garantir a entrega, a empresa pode precisar ajustar a fórmula ou substituir ingredientes, o que pode comprometer a qualidade do produto final e a satisfação do cliente.
Ruptura de estoque: reputação negativa
A empresa pode enfrentar críticas por não cumprir prazos ou por comprometer seus valores, como a sustentabilidade, o que pode afetar a confiança dos consumidores e a imagem da marca.
Ruptura de estoque: perda de participação no mercado
A incapacidade de produzir em volume suficiente pode resultar em perda de participação de mercado para concorrentes que não enfrentam o mesmo problema, além de uma diminuição significativa na receita esperada.
Além disso, quando falamos em impactos como redução de custos e perda de receitas, estamos falando também da eficiência operacional do setor de Compras. A área é responsável pelo abastecimento da cadeia produtiva e tem um papel crucial na gestão de riscos relacionados à ruptura de estoque.
Como a área de Compras pode evitar ruptura de estoque para produção?
Para evitar ruptura de estoque, é preciso realizar um controle eficiente das atividades envolvidas no processo que vai das Compras ao Pagamento (também conhecido por Purchase-to-Pay ou P2P). O aumento do controle deste processo permite a melhoria da eficiência em todo o setor de Compras, impactando em uma melhor gestão de demandas e estoques.
3 formas de evitar ruptura de estoque
Existem diversas atividades envolvidas no processo de P2P, e todas elas são importantes. No entanto, há três formas principais pelas quais a área de compras pode evitar a ruptura de estoques na cadeia de suprimentos: aumentando a previsibilidade das entregas, entendendo o perfil do fornecedor e gerenciando os estoques de segurança.
1. Aumento da previsibilidade das entregas
Ter um sistema de acompanhamento da previsão das entregas é importante para gerenciar o equilíbrio entre o excesso e a ruptura de estoque.
Ajuda a garantir uma adequada gestão de estoque em relação à previsão de demanda e, assim, evitar a ruptura de estoque.
Além disso, com maior previsibilidade das entregas, é possível realizar um planejamento mais eficiente para as próximas compras e negociações.
2. Entendimento do perfil do fornecedor
Além do desafio de encontrar bons parceiros, a área de Compras precisa estar continuamente atenta à gestão de fornecedores. Não é incomum que atrasos em entregas afetem o lead time de toda a cadeia de abastecimento.
A ruptura de estoque é outra consequência deste atraso dos fornecedores. Logo, é fundamental acompanhar os tempos de entrega e a conformidade dos prazos em relação ao que foi acordado.
Monitorar prazos e performance de fornecedores apresentam inúmeras vantagens, como novos acordos que podem surgir a partir das análises. Isso ajuda a melhorar a qualidade das negociações, a eficiência do processo de Compras e a evitar a ruptura de estoques por atraso em entregas.
3. Gerenciamento dos estoques de segurança
Qual produto é mais prioritário para Compras? E quais são os que apresentam maiores riscos de ruptura? Ter esta compreensão é fundamental para gerenciar estoques de segurança com precisão e, assim, evitar rupturas de produção.
Atualmente, é possível contar com tecnologias que suportam este acompanhamento personalizado das principais necessidades do setor de Compras e da cadeia de suprimentos de cada empresa.
Elas ajudam na análise preditiva de atividades da área e orientam as ações para uma eficaz gestão de riscos de estoque e as oportunidades de melhorias em produtividade e redução de desperdícios, além de evitar a temida ruptura de produção por falta de estoques ou outras ineficiências em processos.
Inteligência Artificial para gestão da cadeia de suprimentos
Ter uma Central de Inteligência de Suprimentos se tornou realidade para indústrias de diferentes setores com a chegada da Inteligência Artificial (IA). Essa inovação tem transformado a gestão da cadeia de suprimentos com processos mais eficientes e uma gestão orientada a dados precisos e confiáveis.
Para evitar ruptura de estoque, a UpFlux é a única empresa do mercado a disponibilizar uma gestão à vista do processo de Compras por meio de uma ferramenta de Kanban. Além disso, permite uma análise detalhada da performance dos fornecedores e um dashboard inteligente para acompanhamento dos principais indicadores do setor.
Abaixo, conheça as principais funcionalidades da tecnologia que podem ajudar Compras a evitar ruptura de estoques e de produção.
Gestão à Vista com ferramenta de Kanban
Ao se conectar com os sistemas de informação presentes nas empresas (ERP – Enterprise Resource Planning), UpFlux faz um mapeamento automático e instantâneo de todo o processo, criando visualizações que podem ser acompanhadas pela gestão no formato de mapa ou de Kanban.
Com o monitoramento visual dos estoques, a gestão pode acompanhar em tempo real os riscos de ruptura. Também é possível priorizar no Kanban a visibilidade dos materiais mais importantes para a cadeia de suprimentos, configurando alertas para que os responsáveis possam ser sinalizados da necessidade de atenção a determinadas atividades devido a prazos ou riscos de ruptura.
Análise preditiva do histórico dos fornecedores
Além de prever sobra e falta de materiais, realizando um importante apoio para a gestão de estoque, UpFlux permite o acompanhamento da previsão de entrega dos fornecedores. Todo este acompanhamento fica registrado em dados do sistema, permitindo uma visibilidade histórica das entregas de fornecedores com relação a prazos acordados e prazos cumpridos.
Ao acessar esse histórico, gestores de Compras conseguem entender os perfis de fornecedores, aumentando o controle das entregas e gerando mais previsibilidade dos estoques, o que permite reduzir as ocorrências de ruptura. Para isso, o acompanhamento de alguns indicadores é essencial para a gestão de riscos. E a ferramenta da UpFlux também ajuda a acompanhar.
Acompanhamento de On-Time Delivery e entregas parciais
A taxa de entregas no prazo, ou On-Time Delivery (OTD) é um dos indicadores que permite avaliar a performance de fornecedores e o risco de ruptura. Ele representa o quanto Compras pode confiar na previsibilidade das entregas a partir do que foi combinado com fornecedores. Isso também permite saber a antecedência necessária que determinados suprimentos precisam ser adquiridos para a garantia de estoques de segurança.
UpFlux calcula e traz no dashboard executivo a taxa de entregas no prazo por diferentes critérios: por material, por fornecedor, por período, além de muitas outras variações que a gestão pode escolher a depender da análise que quer realizar. E, no Kanban, é possível analisar o OTD com outra granularidade: o que está adiantado, o que está em tempo, o que está atrasado, e a sinalização de atrasos que possam representar riscos. Tudo isso com um acompanhamento real time.
E as análises não param por aí. UpFlux também ajuda na análise de casos de entregas parciais, em que o fornecedor entrega uma determinada compra dividida em inúmeras entregas. Por exemplo, se eu compro 10 mil peças, a entrega ocorre em duas vezes de 5 mil peças, mas eu preciso de 6 mil para produzir em um primeiro momento, pode haver um risco de ruptura. UpFlux sinaliza cada ocorrência e o risco de rupturas que pode existir em determinadas compras.
Por que as empresas escolhem a UpFlux?
Na América Latina, a UpFlux lidera a tecnologia, sendo a única brasileira reconhecida no Quadrante Mágico da Gartner para essa finalidade. Utilizando tecnologia de ponta, a IA da UpFlux aumenta a visibilidade dos principais processos da cadeia de suprimentos. Conheça algumas das nossas áreas de atuação no vídeo:
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