FP&A (planejamento e análise financeira): O que é e como fazer na prática

FP&A é a abreviação de “Financial Planning & Analysis”, que significa planejamento e análise financeira. No mundo dos negócios, onde tudo muda num piscar de olhos, ter um planejamento financeiro sólido é o que separa as empresas de sucesso das que ficam pelo caminho. O FP&A não é apenas sobre números, mas sobre entender o pulso do mercado, antecipar tendências e tomar decisões rápidas e certeiras. E com a tecnologia jogando a nosso favor, essa área está mais potente do que nunca.

Já pensou em como a inteligência artificial pode te dar insights que você nem imaginava? Ou como as plataformas na nuvem estão tornando as equipes financeiras mais conectadas e ágeis? Estamos em uma era onde a informação é ouro e saber usá-la a seu favor é o grande jogo.

Mas, claro, com grandes poderes vêm grandes responsabilidades. E os líderes financeiros de hoje têm o desafio de navegar por esse mar de inovações, garantindo que suas empresas estejam sempre um passo à frente. Neste artigo, vamos desbravar o universo do FP&A, entender suas tendências e descobrir como ele pode ser o grande trunfo das empresas no Brasil. Continue a leitura!

1. Planejamento Estratégico: Esta é a fase inicial onde a direção e os objetivos gerais da organização são estabelecidos. Envolve a definição de metas de longo prazo, identificação de oportunidades de mercado e avaliação de recursos disponíveis. Estabelece a base para todas as atividades subsequentes de FP&A, garantindo que a organização tenha uma visão clara de onde quer chegar.
2. Orçamentação: Uma vez definida a estratégia, a organização desenvolve um orçamento detalhado para o próximo ano ou ciclo. Isso envolve a alocação de recursos, definição de metas financeiras e estabelecimento de benchmarks. O orçamento serve como um guia financeiro, ajudando a organização a monitorar e controlar seus gastos e investimentos.
3. Previsão: A previsão ajusta o orçamento com base nas condições atuais do mercado, nas tendências emergentes e em outros fatores externos. Isso pode ser feito mensal, trimestral ou anualmente. A previsão permite que a organização se adapte às mudanças, garantindo que as metas financeiras sejam realistas e alcançáveis.
4. Análise Financeira: Esta etapa envolve a avaliação do desempenho financeiro da organização em relação às metas estabelecidas. Analisa-se onde a organização teve sucesso, onde falhou e por quê. A análise financeira fornece insights valiosos sobre a saúde financeira da organização, identificando áreas de melhoria e oportunidades de otimização.
5. Gestão de Desempenho: Com base na análise financeira, a gestão de desempenho envolve a implementação de iniciativas para melhorar o desempenho financeiro e operacional. Esta etapa garante que a organização esteja constantemente se esforçando para melhorar, alinhando suas operações com os objetivos estratégicos.

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• Estratégias Práticas para Reduzir Custos na Sua Empresa em 2023
• Eficiência Operacional: Como Medir e Melhorar o Índice
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FP&A na atualidade

Nos últimos anos, o FP&A passou por transformações significativas, principalmente devido aos avanços tecnológicos e ao acesso a dados em tempo real. A integração de tecnologias como inteligência artificial (IA) e aprendizado de máquina (Machine Learning) permitiu que os profissionais de FP&A analisassem grandes volumes de dados rapidamente, descobrindo insights valiosos e aprimorando a precisão nas projeções financeiras.

Além disso, a utilização de plataformas baseadas na nuvem facilitou a colaboração e otimizou processos financeiros. Isso permitiu que as organizações acessassem dados críticos em tempo real, promovendo decisões mais ágeis. A integração de sistemas de planejamento de recursos empresariais (ERP) com ferramentas financeiras também proporcionou uma visão holística dos dados financeiros, melhorando a análise e o planejamento de finanças.

O papel do FP&A também se expandiu para além do relatório financeiro tradicional. Agora, espera-se que os profissionais de FP&A forneçam recomendações acionáveis, apoiem a formulação de estratégias de negócios e impulsionem iniciativas de melhoria de desempenho. Esta mudança nas responsabilidades elevou a importância do FP&A como um parceiro estratégico para a alta administração, garantindo que os objetivos financeiros estejam alinhados com os objetivos gerais do negócio.

Desafios do FP&A no cenário brasileiro

O papel do FP&A no cenário empresarial brasileiro nunca foi tão crucial. Em meio a um ambiente econômico repleto de incertezas e volatilidades, os profissionais dessa área são a linha de frente na tomada de decisões estratégicas que podem definir o sucesso ou fracasso de uma organização.

Vamos explorar fortes desafios que líderes enfrentam e, mais a seguir, como você pode se adaptar a este cenário dinâmico.

Complexidade Fiscal e Tributária:

O sistema tributário brasileiro é notório por sua complexidade. Para os profissionais de FP&A, isso significa uma necessidade constante de atualização e adaptação. Cada mudança regulatória pode ter implicações significativas no planejamento financeiro, tornando essencial uma compreensão profunda das nuances fiscais.

Estratégias em Cenários Voláteis:

A economia brasileira, muitas vezes, é caracterizada por sua volatilidade. Para os líderes financeiros, isso significa que o planejamento financeiro não pode ser estático. Em vez disso, deve ser flexível, adaptável e capaz de responder rapidamente a mudanças no ambiente econômico.

Complexidade do Papel Financeiro

A economia global tem enfrentado turbulências, e o Brasil, com sua intricada teia de desafios econômicos e políticos, não é exceção. De acordo com uma pesquisa da Netsuite, 68% dos líderes financeiros afirmam que seu trabalho é agora mais difícil do que era em 2019. Isso destaca a crescente complexidade e as demandas colocadas sobre os profissionais financeiros em um ambiente de negócios em constante evolução.

A Necessidade de Previsões Precisas

Em ambientes econômicos incertos como esse, a capacidade de fazer previsões precisas é mais crucial do que nunca. Uma pesquisa da Gartner revelou que 36% dos CFOs veem a precisão nas previsões como seu maior desafio para o próximo ano. Isso ressalta a importância de ferramentas e técnicas avançadas que permitam uma análise aprofundada e proativa dos dados financeiros.

Lenta Adoção de Tecnologias Digitais:

A transformação digital é uma tendência inegável em todos os setores. No entanto, no mundo do FP&A, a adoção ainda está aquém do ideal. Segundo a McKinsey, apenas 47% dos profissionais de FP&A estão integrando plenamente as tecnologias digitais em suas operações. Isso sugere uma lacuna significativa e uma oportunidade para as organizações que buscam otimizar seus processos financeiros através da tecnologia.

Entrega de Valor no FP&A:

Enquanto a demanda por insights financeiros de alta qualidade cresce, muitos profissionais de FP&A lutam para entregar trabalhos de alto valor. De acordo com o FP&A Trends, apenas 22% dos FP&As realmente entregam trabalhos que agregam valor significativo. Isso indica a necessidade de uma revisão nas abordagens e metodologias utilizadas, garantindo que o FP&A esteja alinhado com as necessidades estratégicas da organização.

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• Otimização de Processos: Etapas, Benefícios e o Impacto da IA
• Shared Services (SSC): Tudo o que você precisa saber sobre a gestão de serviços compartilhados
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PASSO 1: Coleta e Organização de Dados

A base de qualquer planejamento financeiro são os dados. É crucial coletar informações financeiras de fontes confiáveis, sejam elas vendas, despesas, investimentos ou outros indicadores. Por exemplo, ao analisar vendas, não basta apenas olhar para os números brutos; é preciso entender as tendências, sazonalidades e possíveis anomalias.

PASSO 2: Análise Histórica

Antes de olhar para o futuro, é crucial entender o passado. Ao revisar dados anteriores, podemos identificar padrões, entender variações sazonais e detectar gargalos. Por exemplo, se em determinado mês do ano anterior houve uma queda nas vendas, é essencial investigar a causa para evitar repetições.

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PASSO 3: Modelagem e Projeções

Com base nos dados históricos e na compreensão do cenário atual, os profissionais de FP&A criam modelos financeiros. Esses modelos ajudam a simular diferentes cenários, como crescimento de vendas, aumento de custos ou investimentos em novos projetos.

PASSO 4: Definição de Metas e Objetivos

Com uma visão clara do cenário financeiro, é hora de estabelecer metas tangíveis. Seja aumentar a receita em 10% no próximo trimestre ou reduzir os custos operacionais em 5%, é vital ter objetivos claros e mensuráveis.

PASSO 5: Monitoramento Contínuo

O FP&A não é um processo único. É essencial monitorar continuamente o desempenho em relação às metas estabelecidas, ajustando as previsões e planos conforme necessário.

PASSO 6: Colaboração e Comunicação

O FP&A é mais eficaz quando há colaboração entre departamentos. Isso significa trabalhar em conjunto com vendas, marketing, operações e outros setores para garantir que todos estejam alinhados e informados.

PASSO 7: Revisão e Ajuste

O ambiente de negócios é dinâmico. Portanto, é vital revisar regularmente os planos e projeções de FP&A, fazendo ajustes com base em novas informações, mudanças no mercado ou desafios inesperados.

EXTRA: Uso de Tecnologia Avançada

Ferramentas modernas, como softwares de análise financeira, automação e Process Mining, podem otimizar o processo de FP&A, tornando-o mais preciso e eficiente.

Estas tendências não são apenas respostas a desafios, mas também oportunidades para os líderes financeiros se destacarem e proporcionarem um valor inestimável às suas organizações. Vamos abordar algumas delas:

1. Inteligência Artificial (IA):

A IA está redefinindo a forma como os dados financeiros são analisados e interpretados. Com a capacidade de processar grandes volumes de dados em velocidades incríveis, a IA permite insights mais profundos e previsões mais precisas. Para líderes como “Eduardo”, isso significa tomar decisões mais informadas, respaldadas por análises robustas.

2. Otimização de Processos:

A automação é uma forma de reduzir a carga de trabalho manual mas também representa uma oportunidade para otimizar processos, reduzir erros e aumentar a eficiência. Em particular, a automação pode desempenhar um papel crucial na otimização do fluxo de caixa e na redução de custos, dois objetivos primordiais para qualquer líder financeiro.

3. Ferramentas de Análise Financeira Avançada:

Com a crescente complexidade das operações financeiras, as ferramentas tradicionais de análise muitas vezes não são suficientes. Ferramentas avançadas, que integram IA, machine learning e process mining, por exemplo, estão se tornando padrão no setor. Estas ferramentas não apenas facilitam a análise, mas também proporcionam insights que antes eram impossíveis de se obter.

4. Segurança e Compliance em um Mundo Digital:

Com a crescente digitalização dos dados financeiros, a segurança tornou-se uma preocupação primordial. Garantir que os dados sejam protegidos de violações e ataques é essencial. Além disso, a confiabilidade nas ferramentas e processos de FP&A é crucial para garantir que as decisões tomadas com base nesses dados sejam sólidas.

5. Integração de Dados Financeiros:

A capacidade de comunicar dados financeiros de forma clara e eficaz é uma habilidade essencial para qualquer profissional de FP&A. Isso é particularmente importante quando se trata de apresentar informações a stakeholders ou tomar decisões financeiras difíceis. A visualização de dados, as apresentações interativas e a narrativa eficaz são todas ferramentas valiosas nesta área.

Em um mundo digital, a segurança e a confiabilidade dos dados financeiros são primordiais. Além disso, a capacidade de comunicar eficazmente esses dados é crucial.

6. Confiabilidade em Ferramentas e Processos:

As ferramentas e processos de FP&A são tão bons quanto sua confiabilidade. Para os líderes financeiros, isso significa garantir que as ferramentas e processos em uso sejam robustos, confiáveis e à prova de falhas.

7. Decisões Baseadas em Dados

A comunicação é uma habilidade essencial em finanças. Seja apresentando a stakeholders, comunicando decisões à equipe ou explicando dados financeiros, a capacidade de comunicar de forma clara e eficaz é fundamental.

Process Mining: Seu novo aliado em FP&A

Em uma pesquisa realizada pela Deloitte em 2022, CFOs entrevistados apontaram iniciativas que teriam prioridade em seus esforços para o ano seguinte (2023). Das 15 iniciativas listadas, 9 podem ser impactadas pelo Process Mining, destacando-se principalmente as duas mais votadas, relacionadas aos esforços de crescimento e à melhoria da eficiência operacional.

O Process Mining é uma abordagem analítica que busca entender, de forma detalhada, os processos de negócio de uma organização. Ele utiliza os dados de sistemas de informação (como SAP, Oracle, TOTVS, entre outros) para visualizar e analisar o fluxo real dos processos de negócio. Em outras palavras, ele permite que as empresas “vejam” como seus processos estão realmente funcionando, identificando gargalos, ineficiências e oportunidades de melhoria.

No contexto do FP&A, o Process Mining combinado com Inteligência Artificial pode ser usado para analisar processos financeiros, desde a gestão de contas a pagar e receber até a reconciliação financeira. Ao visualizar o fluxo real de transações e processos, as organizações podem identificar ineficiências, fraudes ou áreas que requerem melhor controle interno. É aqui que o Process Mining entra em cena como um aliado poderoso, permitindo aos gestores:

1. Visibilidade completa dos processos financeiros: O Process Mining permite que as empresas obtenham uma visão clara e detalhada de seus processos financeiros. Ao analisar os dados reais de transações, é possível identificar gargalos, ineficiências e oportunidades de melhoria nos processos, desde a faturação até a contabilidade.

2. Tomada de decisão baseada em dados: Com insights precisos sobre o desempenho dos processos, as equipes de FP&A podem tomar decisões mais informadas. Seja para ajustar uma previsão, realocar recursos ou identificar áreas de investimento, o Process Mining fornece as informações necessárias para decisões estratégicas.

3. Otimização contínua: O mundo financeiro está em constante mudança, e as empresas precisam se adaptar rapidamente. Com o Process Mining, é possível monitorar os processos em tempo real e identificar áreas de melhoria, garantindo que a organização esteja sempre um passo à frente.

4. Redução de custos e aumento da eficiência operacional: Ao identificar ineficiências e gargalos nos processos financeiros, as empresas podem implementar soluções específicas para resolver esses problemas. Isso não apenas reduz os custos operacionais, mas também melhora a eficiência geral do processo.

5. Promoção da Cultura de Melhoria Contínua:

Ao visualizar e quantificar os processos, as equipes são incentivadas a buscar constantemente maneiras de otimizar e melhorar. Isso promove uma cultura de melhoria contínua, onde todos estão engajados em elevar o padrão de eficiência e eficácia.

6. Avaliação do Retorno sobre Investimento (ROI):

Com o Process Mining, as empresas podem quantificar o retorno que obtêm com projetos de melhoria. Ao implementar mudanças ou otimizações em um processo, é possível medir o impacto dessas alterações em termos de eficiência, custo e tempo. Isso permite que as organizações avaliem o ROI de suas iniciativas e determinem se estão obtendo valor real de seus investimentos.

Aplicações Práticas em FP&A:

1. Contas a Pagar

Na área de contas a pagar, desafios comuns não se limitam apenas a atrasos no ciclo de pagamento. O pagamento antecipado é outro problema comum que muitas empresas enfrentam; embora pagar antecipadamente possa garantir a entrega de bens ou serviços, também pode impedir economias significativas, pois o dinheiro é utilizado antes do necessário. Isso pode afetar o fluxo de caixa e a capacidade da empresa de investir em outras áreas ou aproveitar outras oportunidades.

Com o Process Mining, é possível identificar a frequência e as circunstâncias desses pagamentos antecipados, permitindo que as empresas reavaliem suas políticas e implementem melhores práticas de pagamento. Por exemplo, ao analisar os dados, uma empresa pode perceber que está fazendo pagamentos antecipados frequentemente a um fornecedor específico e pode renegociar termos para melhorar seu fluxo de caixa.

2. Order to Cash (O2C)

O processo O2C abrange desde o recebimento do pedido do cliente até o recebimento do pagamento. Desafios comuns incluem atrasos na entrega, ineficiências no processamento de pedidos e problemas no ciclo de cobrança. Com o Process Mining, é possível rastrear cada etapa do processo O2C e identificar onde os gargalos estão ocorrendo. Por exemplo, uma análise pode revelar que os pedidos frequentemente ficam presos em uma etapa específica de aprovação, levando a atrasos na entrega e insatisfação do cliente.

3. Compras/Purchase to Pay (P2P)

O processo de requisição e aquisição é delicado e passa por várias etapas. Quando realizadas manualmente, essas etapas são extremamente demoradas e estão propensas a erros, causando retrabalho para a equipe e perda de dinheiro. Além disso, o processo de aquisição geralmente passa por vários departamentos, o que dificulta a tomada de decisões rápidas. Isso pode gerar erros, falhas de comunicação, documentos incompletos e até bloqueio do processo. O Process Mining, ao analisar os dados de transação, pode identificar onde os atrasos e ineficiências estão ocorrendo, permitindo que as empresas otimizem o processo e evitem perdas financeiras.

De maneira geral, o Process Mining é uma ferramenta essencial para as equipes de FP&A que desejam elevar seu desempenho e contribuir de forma significativa para o sucesso financeiro da organização. Ao combinar análise de dados profunda com insights acionáveis, o Process Mining garante que as empresas estejam sempre prontas para enfrentar os desafios financeiros.

Leia mais sobre o assunto:

• Contas a Pagar: O que é, desafios e como gerenciar
• Contas a Receber: Como fazer uma gestão mais eficiente?
• Procure-to-Pay (P2P): O que é e Como Fazer de Forma Eficiente
• Order to cash: veja como alavancar sua eficiência operacional

Como fazer bons planos de implementação

Depois de perceber o quanto tecnologias como o process mining podem fazer a diferença no FP&A, é hora de pensar em como colocar um projeto desse tipo em prática. Perceber o potencial dessas ferramentas é apenas o primeiro passo. A grande questão é: como transformar essa percepção em ação e garantir que a implementação seja bem-sucedida? A resposta está em um planejamento bem estruturado e estratégico:

Passos para um Planejamento de Sucesso

1. Identificar e Abordar Obstáculos: Antes de começar, é crucial identificar possíveis barreiras e encontrar maneiras de superá-las.
2. Fatores Críticos de Sucesso: Determine o que é essencial para o sucesso do plano.
3. Recursos e Suposições: Identifique os recursos necessários e quaisquer suposições feitas durante o planejamento.
4. Responsabilidade: Determine quem é responsável por cada parte do plano.
5. Detalhes: O plano deve ser detalhado, especificando tarefas, interdependências, caminho crítico, monitoramento e comunicação.
6. Objetivos Mensuráveis: Estabeleça metas claras que possam ser medidas e que estejam alinhadas com os objetivos financeiros.
7. Indicadores Chave de Desempenho (KPIs): Identifique métricas que ajudarão a avaliar o progresso e o sucesso do plano.

Perguntas para a Revisão Executiva

Ao apresentar seu plano para a liderança, esteja preparado para responder algumas perguntas essenciais:

1. Consistência com a Missão/Estratégia: O projeto está alinhado com os objetivos gerais da empresa?
2. Caso Estratégico e de Negócios: Qual a justificativa por trás desse projeto?
3. Caso Econômico: Aqui, detalhes são essenciais. Fale sobre projeções, mercado, taxa de adoção e mais.
4. Testar Suposições: Quais são as bases desse projeto? Elas são realistas?
5. Análise de Cenário e Sensibilidade: Avalie os possíveis cenários, incluindo os piores casos.
6. Gestão e Propriedade do Projeto: Quem está liderando o projeto? Eles têm experiência e aptidão para liderar o projeto?
7. Plano de Implementação: Mostre que você pensou em tudo, desde recursos até cronogramas.
8. Riscos: Todo projeto tem riscos. O importante é mostrar que você já pensou neles e tem planos para mitigá-los.

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