IA em Suprimentos: como a tecnologia resolve os principais desafios
A implementação da inteligência artificial nas cadeias de suprimentos é uma emergência para 45% dos CEOS. O percentual foi apresentado na 24ª Global CEO Survey da PwC, realizada com mais de 4.700 mil líderes. Para esses executivos, o atraso na adoção da tecnologia impede a criação de mais valor nas operações e nas cadeias de suprimentos. Eles acreditam que “suas empresas não serão viáveis em dez anos se continuarem no rumo atual. No Brasil, o resultado foi de 41%”. O motivo? Em um mundo cada vez mais digital, as cadeias de suprimentos enfrentam desafios sem precedentes. Ao se deparar com o novo cenário, a solução é se aliar à digitalização para se colocar à frente no mercado. É assim que a utilização da IA em suprimentos se torna cada vez mais estratégica. A tecnologia é a chave para vencer os desafios da área, como você verá logo a seguir. Os principais desafios na cadeia de Suprimentos Os principais desafios de gestão da cadeia de suprimentos estão em aumentar a visibilidade sobre operações e processos, melhorar o fornecimento estratégico com uma contínua redução de custos e gerar previsibilidade do abastecimento para evitar paradas de produção. Visibilidade e gestão holística Como um dos sistemas com maior complexidade nas empresas, a cadeia de suprimentos engloba uma grande variedade de stakeholders. Ela conecta produtores, fornecedores, fabricantes, distribuidores e consumidores. Para uma gestão eficiente, é preciso aumentar a visibilidade de todas as operações da cadeia. Neste sentido, já existiam tecnologias para gestão de cada setor. No entanto, é preciso considerar a relação interdependente entre as partes. É somente a eficiência alcançada em conjunto que será capaz de trazer resultados disruptivos para a Supply Chain. Este é um dos grandes desafios que a IA em suprimentos pode resolver. Proporcionando uma visão holística e estratégica, possibilita a transformação das operações e a orquestração da gestão de mudanças para que a melhoria contínua possa finalmente acontecer. Fornecimento estratégico e redução de custos Conhecida por Strategic Sourcing, a otimização do processo de aquisição de produtos e serviços tem como principal objetivo a redução de custos. O foco da estratégia é a criação de produtos e serviços com preços mais competitivos para melhorar o posicionamento no mercado. Mas não é tão simplório. Como traz o artigo Strategic Sourcing – Uma Nova Abordagem da Área de Suprimentos: “A grande sacada do strategic sourcing não está só no ganho financeiro da compra em si, mas, também, na redução de repetições de atividades e, consequentemente, ganho na produtividade.” O desafio que a IA em suprimentos vem resolver é onde estão essas oportunidades para reduzir custos e aumentar a produtividade da cadeia de suprimentos. O impacto expressivo no mercado depende desta melhoria na gestão de suprimentos. E as empresas já estão nesta corrida. Previsibilidade e produção contínua Aumentar a previsibilidade do abastecimento é essencial para que não ocorram paradas de produção. As rupturas de estoque são uma causa comum. Para a prevenção, é preciso otimizar a gestão de compras, realizando pedidos no momento certo e garantindo entregas dentro do prazo acordado no momento da aquisição. Mas como mexer este ponteiro das entregas de forma estratégica sem prejudicar o relacionamento com fornecedores? A IA resolve este problema, além de ajudar a responder questões, como: Esta compreensão ajuda a gerenciar estoques de segurança com precisão. Como consequência, evita rupturas de produção por falta de estoque. Quais benefícios são percebidos ao utilizar IA em Suprimentos? Os benefícios do uso da IA em Suprimentos são inúmeros. Entre os mais notáveis, está o aprimoramento da eficiência operacional por meio da otimização de processos. A automação de tarefas também pode ser realizada com a tecnologia. Mas o benefício mais estratégico é a melhoria da tomada de decisão. A IA aumenta a capacidade da gestão de suprimentos em prever problemas e oportunidades para ajustes proativos nas operações. Isso permite antecipar e prevenir riscos com agilidade. Sem dúvidas, é um diferencial competitivo da IA em Suprimentos! Como a IA resolve problemas na cadeia de suprimentos? Para vencer os principais desafios da gestão da cadeia, a utilização da IA em Suprimentos se dá com a otimização de processos. Melhorar a gestão dos processos envolvidos na cadeia de suprimentos melhora diretamente os problemas de: falta de visibilidade e gestão logística; fornecimento estratégico com redução inteligente de custos; e previsibilidade para evitar rupturas de estoque e de produção. Associada à tecnologia de Process Mining (ou Mineração de Processos), a IA faz a leitura de tudo o que é registrado em sistemas de informação (como ERP – Enterprise Resource Planning). A seguir, gera mapas de como os processos estão sendo executados. A tecnologia realça os erros, ineficiências, retrabalhos e outros pontos de melhoria, além de oportunidades para o negócio. Para o monitoramento, os dados são apresentados em dashboards executivos. Para a operação diária, um quadro Kanban mostra as atividades e permite o gerenciamento dos responsáveis. Essa visão holística dos processos amplia a compreensão sobre o funcionamento da cadeia. A gestão pode, desta forma, tomar decisões embasadas em análise preditiva e previsibilidade de riscos e oportunidades. 5 problemas resolvidos pela tecnologia Entre os problemas solucionados pela IA em Suprimentos com o foco na melhoria de processos, estão a otimização de indicadores chave para o desempenho da área: OTD (On-Time Delivery), lead time, retrabalhos, compras com contrato e custos de aquisição. Exemplo de otimização da Cadeia de Suprimentos com IA Um exemplo da transformação da gestão com IA em suprimentos é o caso de uma empresa de bens de consumo. A aplicação da tecnologia desenvolvida pela UpFlux – reconhecida como a IA nº 1 em otimização de processos na América Latina – trouxe resultados expressivos. Com o apoio dessa solução, foi possível reduzir o lead time em 30%, diminuir o retrabalho em 40% e alcançar 89% de pontualidade nas entregas. Os avanços foram obtidos com a tecnologia que integra IA e Process Mining. Juntas, elas entregam uma análise inteligente de dados e proporcionam maior visibilidade operacional, resolvendo os principais problemas e desafios da cadeia de suprimentos. Quer
OTIF: um indicador essencial para aumentar a performance das entregas
OTIF é um indicador fundamental de eficiência para diversos setores de uma empresa, como supply chain, logística, compras e comercial, além de ser crucial para garantir a satisfação dos clientes. Ao medir a eficiência das entregas com base no cumprimento de prazos e conformidade com as especificações do pedido, o OTIF permite que as áreas de compras e logística otimizem processos, reduzam custos e melhorem a gestão de estoque. No âmbito comercial, o indicador é um aliado estratégico para fortalecer parcerias e construir relacionamentos de confiança com clientes. Dessa forma, o OTIF impulsiona a performance global da empresa, promovendo excelência operacional e aumentando a competitividade no mercado. Entenda neste artigo mais sobre o indicador OTIF, como fazer o cálculo desta métrica e implementar, além dos motivos da sua adoção pelas empresas. Você verá também dicas práticas sobre como integrar a utilização do OTIF às suas operações. Fórmula do OTIF (On-Time x In-Full) / 100 Já para a obtenção dos dados de On-Time e In-Full, deve-se dividir o número de pedidos correspondentes pelo número total de pedidos e, ao final, multiplicar o valor por 100. Fórmula do On-Time (Nº Pedidos Entregues no Prazo / Nº Total de Pedidos) x 100 Fórmula do In-Full (Nº Pedidos Entregues Completos / Nº Total de Pedidos) x 100 Felizmente, existem ferramentas que captam essas informações de forma automática. Com a ajuda da Inteligência Artificial, elas geram não apenas a porcentagem do OTIF, mas insights para otimizações e melhorias de performance a partir deste indicador. Por que as empresas usam OTIF para medir a performance das entregas? Para entender as perspectivas da cadeia de suprimentos sobre o OTIF, a Trading Partner Alliance (TPA) e a McKinsey conduziram uma pesquisa com 24 grandes varejistas e fabricantes de bens de consumo que operam na América do Norte. Alguns apontamentos sobre a pesquisa ilustram a importância do indicador para as empresas: “Para evitar esses encargos, os fabricantes podem ser forçados a tomar medidas de mitigação, incluindo entregas aceleradas ou o estabelecimento de cadeias de suprimentos dedicadas para clientes específicos.” O estudo também traz uma proposta de padrão para a análise do OTIF entre as empresas para alinhamento de expectativas de negócios. Em quais áreas é utilizado? O KPI (Key Performance Indicator) OTIF é utilizado pela cadeia de suprimentos, logística, gestão de dados e pelo varejo, contribuindo para objetivos em cada perspectiva, como descrito a seguir. OTIF em Supply Chain e Logística: empresas que precisam gerenciar e otimizar suas operações de entrega OTIF no Varejo (B2B e B2C): negócios que dependem de entregas precisas para clientes finais ou outras empresas OTIF em Tecnologia e Gestão de Dados: empresas que buscam implementar uma gestão baseada em indicadores-chave e dados de performance Para potencializar o acompanhamento deste indicador em diferentes setores, as empresas estão utilizando tecnologias inteligentes que aumentam a rastreabilidade dos processos e permitem o monitoramento em tempo real das entregas. Tecnologias e ferramenta para acompanhar entregas completas e no prazo As tecnologias de Inteligência Artificial (IA) em conjunto com Process Mining (ou Mineração de Processos) são atualmente aliadas estratégicas das companhias para monitorar indicadores chave para o negócio, como o On Time In Full. Elas permitem a visualização completa de processos e gera instantaneamente relatórios detalhados de performance. É o caso da UpFlux, empresa Artificial brasileira reconhecida internacionalmente como a principal ferramenta de IA e Process Mining para Otimização de Processos da América Latina. Com soluções desenvolvidas para a cadeia de suprimentos, setor de Compras e setor de Vendas, fornece insumos para acelerar tomadas de decisão com impacto no aumento da eficiência operacional e na redução de custos, melhorando negociações em Compras e a satisfação dos clientes em Vendas. Dicas práticas para integrar o OTIF às suas operações Integre o acompanhamento do OTIF às atividades diárias da gestão de Vendas e de Compras utilizando a IA da UpFlux: OTIF em Vendas OTIF em Compras Conheça todos os recursos da ferramenta! Assista a uma demonstração ao vivo da UpFlux. Inscreva-se em nossos webinars gratuitos:
3 formas de evitar ruptura de estoque na indústria
Quando uma indústria se prepara para iniciar ou intensificar a produção e enfrenta a falta de material, várias consequências podem ocorrer, afetando tanto a operação interna quanto o mercado externo. Neste momento, dizemos que há uma ruptura de estoque que é quando há falta de materiais em estoque, seja no varejo (impactando na falta do produto ao cliente final), ou na cadeia de suprimentos (interrompendo a produção e toda a cadeia de valor). Em ambos os casos, observamos que se faz necessário uma gestão da demanda eficiente. No contexto industrial, isso é essencial para evitar produção em excesso, que gera desperdícios financeiros. Da mesma forma, é necessário evitar ruptura de estoque, que representa alto risco de parada de produção, além da consequente falta de atendimento à demanda dos clientes. Neste artigo, abordamos três formas pelas quais a área de Compras pode evitar ruptura de estoque de materiais para produção. Você verá que, com uma gestão eficiente, é possível prevenir riscos relacionados principalmente a produtividade e custos. Mas, antes, vamos ver alguns exemplos em que a ruptura de estoques de produção causa consequências graves para as indústrias. Exemplos de ruptura de estoque e seus impactos A ruptura de estoque na cadeia de suprimentos pode gerar desde o atraso na produção à reputação negativa no mercado. Além disso, pode afetar a qualidade dos produtos, elevar os custos de produção e levar inclusive à perda de receita. Veja, abaixo, como cada um desses impactos pode acontecer. Ruptura de estoque: atraso na produção A linha de produção pode ser paralisada ou operada com capacidade reduzida, atrasando a entrega de produtos no mercado. Em casos de lançamentos, por exemplo, pode inclusive frustrar expectativas de clientes e investidores. Ruptura de estoque: aumento de custos A empresa pode ser forçada a comprar materiais de fornecedores alternativos a preços mais altos, aumentando os custos de produção e, consequentemente, o preço final do produto. Ruptura de estoque: impacto na qualidade Imagina uma empresa de produtos alimentícios que sofre escassez de uma matéria-prima essencial em sua fórmula original. Para garantir a entrega, a empresa pode precisar ajustar a fórmula ou substituir ingredientes, o que pode comprometer a qualidade do produto final e a satisfação do cliente. Ruptura de estoque: reputação negativa A empresa pode enfrentar críticas por não cumprir prazos ou por comprometer seus valores, como a sustentabilidade, o que pode afetar a confiança dos consumidores e a imagem da marca. Ruptura de estoque: perda de participação no mercado A incapacidade de produzir em volume suficiente pode resultar em perda de participação de mercado para concorrentes que não enfrentam o mesmo problema, além de uma diminuição significativa na receita esperada. Além disso, quando falamos em impactos como redução de custos e perda de receitas, estamos falando também da eficiência operacional do setor de Compras. A área é responsável pelo abastecimento da cadeia produtiva e tem um papel crucial na gestão de riscos relacionados à ruptura de estoque. Como a área de Compras pode evitar ruptura de estoque para produção? Para evitar ruptura de estoque, é preciso realizar um controle eficiente das atividades envolvidas no processo que vai das Compras ao Pagamento (também conhecido por Purchase-to-Pay ou P2P). O aumento do controle deste processo permite a melhoria da eficiência em todo o setor de Compras, impactando em uma melhor gestão de demandas e estoques. 1. Aumento da previsibilidade das entregas Ter um sistema de acompanhamento da previsão das entregas é importante para gerenciar o equilíbrio entre o excesso e a ruptura de estoque. Ajuda a garantir uma adequada gestão de estoque em relação à previsão de demanda e, assim, evitar a ruptura de estoque. Além disso, com maior previsibilidade das entregas, é possível realizar um planejamento mais eficiente para as próximas compras e negociações. 2. Entendimento do perfil do fornecedor Além do desafio de encontrar bons parceiros, a área de Compras precisa estar continuamente atenta à gestão de fornecedores. Não é incomum que atrasos em entregas afetem o lead time de toda a cadeia de abastecimento. A ruptura de estoque é outra consequência deste atraso dos fornecedores. Logo, é fundamental acompanhar os tempos de entrega e a conformidade dos prazos em relação ao que foi acordado. Monitorar prazos e performance de fornecedores apresentam inúmeras vantagens, como novos acordos que podem surgir a partir das análises. Isso ajuda a melhorar a qualidade das negociações, a eficiência do processo de Compras e a evitar a ruptura de estoques por atraso em entregas. 3. Gerenciamento dos estoques de segurança Qual produto é mais prioritário para Compras? E quais são os que apresentam maiores riscos de ruptura? Ter esta compreensão é fundamental para gerenciar estoques de segurança com precisão e, assim, evitar rupturas de produção. Atualmente, é possível contar com tecnologias que suportam este acompanhamento personalizado das principais necessidades do setor de Compras e da cadeia de suprimentos de cada empresa. Elas ajudam na análise preditiva de atividades da área e orientam as ações para uma eficaz gestão de riscos de estoque e as oportunidades de melhorias em produtividade e redução de desperdícios, além de evitar a temida ruptura de produção por falta de estoques ou outras ineficiências em processos. Inteligência Artificial para gestão da cadeia de suprimentos Ter uma Central de Inteligência de Suprimentos se tornou realidade para indústrias de diferentes setores com a chegada da Inteligência Artificial (IA). Essa inovação tem transformado a gestão da cadeia de suprimentos com processos mais eficientes e uma gestão orientada a dados precisos e confiáveis. Para evitar ruptura de estoque, a UpFlux é a única empresa do mercado a disponibilizar uma gestão à vista do processo de Compras por meio de uma ferramenta de Kanban. Além disso, permite uma análise detalhada da performance dos fornecedores e um dashboard inteligente para acompanhamento dos principais indicadores do setor. Abaixo, conheça as principais funcionalidades da tecnologia que podem ajudar Compras a evitar ruptura de estoques e de produção. Gestão à Vista com ferramenta de Kanban Ao se conectar com os sistemas de informação presentes nas empresas (ERP – Enterprise
Gestão de mudanças: quando e como fazer uma estratégia de sucesso
Descubra o que é gestão de mudanças, como fazer na sua organização e como uma das maiores empresas do mundo utiliza um famoso modelo para gerenciar mudanças e guiar toda a sua estratégia de crescimento no mercado.
Inteligência artificial na Indústria: inovação e eficiência operacional
De acordo com um estudo da PwC, a inteligência artificial pode contribuir com até US$15,7 trilhões para a economia global em 2030. A Inteligência Artificial (IA) está transformando o mundo como o conhecemos, e a indústria não é exceção. Com a capacidade de analisar grandes volumes de dados, prever tendências e otimizar processos, a IA está se tornando uma ferramenta indispensável para as empresas que buscam aumentar a eficiência e a competitividade no mercado global.
Supply Chain: uma engrenagem complexa e essencial para a eficiência empresarial
Compreenda a cadeia de suprimentos, sua importância para as empresas e os processos envolvidos. Conheça também as tecnologias que estão ajudando gestores a garantir o fluxo contínuo das atividades e uma melhor rentabilidade a partir da perspectiva de Supply Chain.
Procurement: o que é e quais as 4 atividades principais
Procurement é a área onde está localizado o o setor de Compras de suprimentos de uma empresa. Engloba Sourcing, Gestão de Contratos, Compras ou Purchasing, e Contas a Pagar.
Como melhorar o On-Time Delivery (OTD) de Compras?
Garantir que os materiais que a empresa precisa cheguem no prazo é uma das principais responsabilidades de Compras. Não é por acaso que On-Time Delivery (OTD) é uma importante métrica de Purchase-to-Pay. Ela impacta em um dos indicadores chave de performance do setor: Cost Avoiding. O aumento de custos do processo é uma grave consequência de entregas fora do prazo. Quando antecipadas, há o risco de gerar problemas para o estoque. Dependendo do material, pode não haver a possibilidade de alocação correta. Já quando realizada após a data combinada, há implicações de outras naturezas. O atraso com tempo elevado pode prejudicar o andamento das atividades de outros setores da cadeia de suprimentos. O descumprimento de alinhamentos pode inclusive prejudicar o relacionamento entre áreas. Enquanto o não atendimento de expectativas quanto à entrega de materiais críticos pode levar até mesmo a paradas na produção. Por esses e outros motivos, a taxa de entregas no prazo merece ser tratada com a relevância que este compromisso ocupa nos negócios. Melhorar o On-Time Delivery de Compras deve ser prioridade para o setor. E o aprimoramento deste indicador requer uma maior atenção a negociações e parcerias. Gestão de Fornecedores para aumentar percentual de entregas no prazo Seus fornecedores foram escolhidos considerando reputação, experiência e preço. A pontualidade na entrega também foi um fator observado para selecionar parceiros. No entanto, a taxa de On-Time-Delivery se mantém baixa, prejudicando a sua gestão de estoque e outras relações com setores afins da cadeia de suprimentos. Parafraseando Simon Sinek, vamos começar pelo “por quê”? Primeiramente, é preciso considerar a complexidade da escolha de fornecedores. Sabemos que Cost Saving é um dos indicadores mais cruciais para Purchase. No entanto, esse não deve ser o principal motivador para o estabelecimento de parcerias. Imagine ter um fornecedor com ótimo custo mas que não cumpra o que foi acordado quanto ao pedido, quantidade e data de entrega. Ele pode acarretar prejuízos maiores do que aquele maior custo de compra que foi evitado ao descartar fornecedores com preço mais elevado. Por outro lado, a culpa não pode recair somente sobre o fornecimento. Gerentes globais de Supply Chain de indústrias líderes de mercado já estão aderindo a inovações em tecnologia para aumentar a visibilidade da cadeia de suprimentos e alcançar sucesso nos principais indicadores, como Saving, Cost Avoidance e On-Time Delivery. Mas o que eles têm feito? Inteligência Artificial para Processo de Compras A gestão da compra precisa ter uma contínua análise de riscos para o negócio. Hoje, existem tecnologias como a Inteligência Artificial (IA) que estão à frente quando o assunto é análise de dados, acompanhamento de operações e otimização de processos. Quando utilizada junto à abordagem de Process Mining (Mineração de Processos), a IA ajuda gestores do setor a visualizar com alto índice de granularidade o que acontece no processo de Purchase-to-Pay (P2P). Também contribui para o acompanhamento em tempo real das operações e possibilita automações com alto valor para os negócios. É assim que gestores do setor em companhias referência estão conseguindo gerar mais eficiência no processo como um todo. Eles fazem ajustes finos que vão impactar o On-Time Delivery e evitam prejuízos resultantes de uma baixa taxa deste indicador. Mas não é o OTD que as empresas estão otimizando. Elas estão aumentando a eficiência de todo o processo de Compras com a IA. Por isso, para compreender como a tecnologia ajuda no cumprimento de prazos dos fornecedores de Compras, vamos entender primeiro como ela funciona para o P2P. Mais eficiência no processo de P2P com IA A Inteligência Artificial aumenta a eficiência do P2P gerando insights a partir de dados dos sistemas que as empresas já utilizam para registrar atividades relativas às Compras. Ao compreender todas as atividades envolvidas e os momentos em que acontecem, a IA faz um mapeamento do processo. Ela gera uma visualização dinâmica que permite explorar em detalhes tudo o que acontece, tanto de forma retroativa quanto em real time. Com todo este detalhamento, a gestão consegue ter um fácil entendimento de problemas, como erros, gargalos e retrabalhos, que estão afetando a performance do processo. Além disso, consegue extrair insights valiosos de oportunidades de melhoria para diminuir o cycle time. Foi o que aconteceu com uma empresa de bens de consumo que reduziu em 30% o lead time de Compras com a IA da UpFlux, empresa referência em aumento de eficiência de processos vitais da indústria. Como a IA ajuda o setor de Compras a aumentar a taxa de entregas no prazo? A taxa de On-Time Delivery dos fornecedores de Compras pode ser aprimorada com a ajuda da IA. Ela permite previsibilidade, controle e análise de padrões. Previsibilidade A plataforma da UpFlux faz o mapeamento de ponta a ponta do processo. Desta forma, permite visualizar o andamento em real time de tudo o que está para chegar, de quem vem e a previsão de entrega de acordo com o prazo combinado. Assim, é possível o gerenciamento do recebimento de mercadorias. E não só para garantir que aconteça na data desejada e aumente o On-Time Delivery. Em caso de atrasos ou adiantamentos inevitáveis, permite realizar uma compra emergencial para suprir ou até preparar os demais setores para lidar com uma situação adversa. Controle Com a Inteligência Artificial, é possível definir regras de emissão de alertas para evitar riscos. Por exemplo, quando está próximo da data combinada para a entrega (faltando 1 a 2 dias) ou no próprio dia da previsão de recebimento. Ao receber esses alertas programados, é possível contactar o fornecedor ou transportadora para entender onde está o item comprado, quais são os riscos reais de atraso, extravio ou outros problemas que possam impactar o OTD. O acompanhamento é crucial para controle e gerenciamento dos produtos críticos para a produção, evitando gargalos na cadeia de suprimentos. Análise de padrões Além desse gerenciamento que acontece em tempo real, a plataforma de Inteligência Artificial da UpFlux permite fazer análises retroativas. Elas mostram o que aconteceu em entregas anteriores que possa ter afetado o On-Time Delivery. Há diferentes tipos de padrões que podem ser identificados. A IA facilita
Como fazer um eficiente Strategic Sourcing reduzindo os custos com compra spot
79% das empresas líderes utilizam o Strategic Sourcing.
A metodologia tem beneficiado a área de Compras de Supply Chain ao otimizar a aquisição de produtos e o relacionamento com fornecedores. O impacto se estende aos negócios. Com o objetivo de redução do Custo Total de Propriedade, torna as empresas mais competitivas e aumenta o seu valor no mercado.
Uma das formas de potencializar a redução de custos é o melhor gerenciamento dos tipos de compra. Neste sentido, diminuir compras spot que não sejam de fato emergenciais contribui para o sucesso da estratégia, da área de Compras e do negócio.
Empresas que vão além da implementação e mantêm a melhoria contínua da redução de custos têm inclusive experimentado a longo prazo um impacto no Ebitda e em suas receitas maior do que empresas que focam apenas na melhoria de receitas.
Como aumentar a visibilidade da cadeia de suprimentos para uma gestão eficiente?
Ter mais visibilidade da cadeia de suprimentos se tornou uma vantagem competitiva das empresas. Supply Chain Visibility aumenta a agilidade nos negócios e a eficiência na tomada de decisões. Grandes líderes do mercado já contam com a IA associada ao ERP para extrair o máximo de informações e insights valiosos.
Lean Manufacturing: O que é, Princípios, Ferramentas e Tecnologias
Imagine que sua mesa do seu escritório está toda bagunçada e você precisa arrumá-la para trabalhar com mais foco. O objetivo é deixar a mesa arrumada o mais rápido possível, sendo eficiente e eficaz.
Para fazer isso, você precisa seguir algumas regras do jogo do Lean. A primeira regra, por exemplo, é eliminar o desperdício. Isso significa que você deve se livrar de tudo o que não é necessário, como papeis que não são úteis, copos usados, canetas que não funcionam mais. Assim, você terá menos coisas para arrumar.
Essa e outras regras do Lean podem ser aplicadas não apenas para arrumar a mesa do seu escritório, mas também para melhorar processos em empresas, como a produção de carros. Quando as empresas utilizam o Lean, elas conseguem eliminar desperdícios e otimizar a eficiência, o que resulta em menos problemas, menos gastos e melhor qualidade nos produtos ou serviços….
Order to cash: veja como alavancar sua eficiência operacional
Muitas instituições brasileiras ainda não possuem métodos direcionados para a gestão do processo de order to cash. Essa é uma falha, já que este processo é primordial para os negócios e, se executado de forma ineficiente, pode impactar na experiência do cliente e afetar negativamente seu relacionamento com a organização. Podemos considerar que o order to cash é um dos principais processos de uma indústria (se não o principal), já que tem impacto direto na receita e relação com o mercado. Nesse cenário, é muito importante que as empresas tenham um olhar direcionado para esse processo para avaliar sua eficiência. A sua empresa possui uma rotina de monitoração para esse tipo de processo? Devido ao grande volume de transações ao longo de cada etapa do processo, o order to cash se torna uma operação complexa. Além disso, cada pequena ineficiência, como um atraso em determinada etapa, pode causar um descumprimento do prazo total da entrega. Além de conhecer mais sobre o que é esse processo, nesse artigo você entenderá a importância dela para as empresas e como é possível ser eficiente em seu planejamento e controle. Continue a leitura! Essas etapas podem variar de acordo com a indústria e o nível de complexidade do produto, além dos métodos de gestão, como a opção por distribuição por estoque, produção sob encomenda ou serviço. Ou seja, o fluxo do order to cash não é simples. O processo ponta a ponta possui etapas adicionais, outliers, retrabalhos, gargalos, alterações e erros que causam custos adicionais e prolongam o tempo de entrega de um produto, por exemplo. Por que avaliar o processo de order-to-cash? Por se tratar de um processo complexo com atuação de diversos profissionais entre diferentes departamentos, é difícil encontrar uma equipe ou um responsável pela monitoração de toda a jornada de um caso ao longo do processo order to cash. Nesse processo é comum encontrar operadores e responsáveis pelos departamentos de Vendas, Produção, Faturamento, Logística, Compras, além dos fornecedores e clientes envolvidos. Ou seja, é um fluxo que exige muito esforço e tempo para ser monitorado. Assim encontramos outra falha: a falta de visibilidade do processo ponta a ponta para descobrir os tempos e custos de todo o processo com detalhamento do impacto por cada departamento. É nesse cenário que Process Mining surge como solução, construindo uma ponte entre todos os processos e departamentos para permitir a análise como um todo. Como aplicar Process Mining no Order-to-Cash Todas as transações executadas ao longo do processo geram dados que são registrados em um log de eventos no sistema de gestão utilizado pela instituição, como ERP, MES ou BPMS. Esses dados, como “Digitação do pedido” e “Ordem enviada à produção” são acompanhados pelo momento em que ocorreu, como data e hora. Quando Process Mining se conecta a um sistema de gestão, realiza a extração dos dados para apresentar ao usuário como o processo ponta a ponta ocorre em sua realidade. Process Mining pode ser aplicado em 3 âmbitos: Descoberta de Processos A ferramenta de Process Mining possui a capacidade de descobrir o fluxo detalhado de um processo. Ou seja, entrega 100% de transparência sobre a realidade das empresas. Process Mining é muito utilizado no processo de order to cash para identificação da causa raiz de: Leia nosso conteúdo especial sobre mapeamento de processos Análise de Conformidade Por meio da plataforma UpFlux Process Mining é possível definir SLAs (Service Level Agreement, ou Acordo de Nível de Serviço) para obter controle total da operação ponta a ponta. Com base nessas regras, a plataforma emite alertas sempre que um caso violar as regulações estabelecidas e políticas internas. Ou seja, os usuários serão notificados quando a equipe de faturamento atrasar a emissão de uma fatura, por exemplo. Essa verificação pode ser feita de maneira muito intuitiva. Dentro do kanban disponível na plataforma é possível ver em vermelho os processos que não estão em conformidade e em verde os que estão seguindo seu fluxo normalmente. Isso facilita o entendimento dos profissionais que avaliarão cada caso, reduzindo trabalhos desnecessários. Monitoração e melhoria contínua A UpFlux Process Mining colabora no acompanhamento em tempo real do processo de order to cash a partir de dashboards customizáveis. É possível obter insights do atendimento ao SLA de cada etapa, por exemplo, e agir para corrigir problemas. Nesse cenário, Process Mining atua de forma ativa em projetos de lean manufacturing. Process Mining colabora também com a transformação digital e automação dos fluxos operacionais, já que apoia a descoberta de oportunidades de otimização ao longo de todas as atividades do order to cash, contribuindo na indústria 4.0. Por ser uma tecnologia que utiliza dados já existentes em sistemas de informação para entregar conhecimento sobre a realidade do processo, Process Mining diminui os impactos de projetos de melhoria principalmente em tempos e custos. Aplicar Process Mining é fácil Você já sabe que a tecnologia de Process Mining contribui de forma ativa para análise e melhoria de processos. Mas você sabe como isso é possível? A UpFlux Process Mining é a líder em Process Mining na América Latina e atua com foco em mineração de processos. Essa tecnologia se conecta a diversos sistemas de informação (ERPs, CRMs, MESs, BPMSs, entre outros) para extrair dados, mapear processos e apresentar seu real comportamento de forma automatizada. Você já imaginou ter 100% de transparência em sua operação order to cash? Ou seja, saber exatamente o que ocorre e quais suas motivações?A plataforma UpFlux Process Mining já colaborou na identificação de oportunidades em redução de custos em mais de 7 dígitos. E ela pode colaborar com sua empresa a obter resultados já no primeiro mês de aplicação. Para ter essa tecnologia em suas mãos e avaliar seu processo de order to cash é fácil: entre em contato com nossa equipe e solicite uma apresentação gratuita da plataforma!
Indústria 4.0: Como acelerar com Process Mining?
Também conhecida como a 4º Revolução Industrial, a Indústria 4.0 é um fenômeno que impacta diretamente as organizações e a forma como conduzem seus negócios. A partir da automação de diversas etapas produtivas, as empresas buscam maior eficiência e melhor uso dos recursos disponíveis, reduzindo desperdícios e falhas nos fluxos de produção. Entretanto, muitas instituições enfrentam desafios na implementação de projetos que fomentem a Indústria 4.0, o que dificulta o acesso a recursos necessários e informação. Nesse momento, as organizações buscam alternativas que promovam celeridade no processo de transformação digital. É caso da sua empresa? Nesse contexto, a tecnologia de Process Mining surge como uma solução para obtenção de conhecimento por meio de dados de produção para implementação de projetos que contribuam para a eficiência operacional, aproximando a empresa da Indústria 4.0. Quer saber mais? Nesse artigo você vai entender como a tecnologia de Process Mining colabora com a Indústria 4.0! Desafios da Indústria 4.0 O desenvolvimento da Indústria 4.0 implica no investimento para aquisição de equipamentos, adaptação de fluxos produtivos, remanejamento e treinamento de pessoal, criação de novos cargos e equipes e fomento de novas competências. A transformação digital dos processos produtivos gera o armazenamento de um grande volume de dados, o chamado Big Data. Nesse momento surge mais um desafio: a implementação de soluções em software que possam atender as novas necessidades da gestão. Para a Indústria 4.0, além de obter maior eficiência e qualidade nos fluxos de produção, é preciso também obter informações claras e ágeis para a tomada de decisão. Como soluções em software colaboram com a Indústria 4.0? Quando se pensa em Indústria 4.0, logo vêm à mente máquinas de automação. Muito mais do que isso, a revolução trouxe às indústrias tecnologias de computação mais eficientes, que colaboram com a otimização do processo produtivo a partir da obtenção de informação de forma ágil e efetiva. Robótica avançada, sistemas de conexão, Internet das Coisas e sensores conectados permitem uma conversação entre as máquinas, gerando dados que, a partir de uma tecnologia de análise, gera informação para a gestão do processo. São exemplos de tecnologias usadas na Indústria 4.0 que contribuem para a eficiência operacional dos processos: Inteligência Artificial: análises avançadas e interpretação de eventos, tendências e comportamento de sistemas e fluxos Big Data: extração de informações úteis para resolução de problemas de negócios a partir de conjunto de dados gerados pelos diversos sistemas interligados em todo o processo produtivo. Esses dados costumam ser tão volumosos que o software tradicional de processamento de dados não consegue gerenciar. Internet das Coisas: conexão entre objetos com capacidade de comunicação entre si e possibilidade de monitoramento remoto Process Mining: mapeamento automático do processo produtivo a partir da extração de dados dos diversos sistemas, apontando ineficiências a partir do monitoramento da sua conformidade com os modelos definidos. Qual a relação entre Process Mining e Indústria 4.0? O Process Mining, ou mineração de processos, é uma evolução desse conceito muito utilizado recentemente na indústria. Essa característica é essencial para as organizações, visto que seu objetivo é ir além da identificação e analise do negócio, como possibilitar às organizações uma melhor compreensão de seus processos produtivos, descobrindo como acontecem na realidade. A ideia é que o gestor possa utilizar de recursos tecnológicas específicos para explorar essas informações e determinar regras, padrões ou sequências que apontem problemas de operação ou oportunidades de otimização. Para isso, é necessário realizar a integração com o sistema de informação, permitindo que as instituições realizarem o mapeamento automático dos processos, verificação de conformidade e melhoria contínua, trazendo soluções mais ágeis para os desafios da indústria 4.0. Um dos principais diferenciais de Process Mining é a agilidade e transparência que esta tecnologia gera nos processos da organização. Toda a subjetividade em mapeamentos amostrais e consensuais com a ótica das pessoas envolvidas passam a ser mensuradas de modo objetivo e cobrindo toda a base de dados. Process mining traz um nível surpreendente de navegação e análise fidedigna sobre como os processos realmente ocorrem na prática. Alex Meincheim, CEO da UpFlux Com a descoberta automática, as organizações podem identificar todos os gargalos, desperdícios e retrabalhos em um processo produtivo, assim como sua conformidade em relação a modelos previamente definidos. Ao compreender como os fluxos ocorrem na prática, a implementação de projetos de melhoria e identificação de oportunidades de automação aceleram a transformação da Indústria 4.0. Em outras palavras, a ideia é usar as informações obtidas através das linhas de produção, não apenas para um acompanhamento dos indicadores de performance, mas sim, para transformar insights em soluções práticas e imediatas. Veja abaixo como a plataforma UpFlux realiza o mapeamento automático a partir do uso de Process Mining: Conheça nossas soluções de process mining para indústrias, clicando aqui. O uso de uma tecnologia de Process Mining gera também uma redução no tempo de projetos de melhoria em processos e antecipação dos ganhos trazidos. Sua aplicação no Ciclo DMAIC (Definir, Medir, Analisar, Melhorar e Controlar), por exemplo, reduz o tempo de projeto necessário pela metade do tradicionalmente consumido. Saiba mais sobre como a Mineração de Processos acelera o Ciclo DMAIC em projetos de melhoria de processos Lean Six Sigma. Saiba como implementar Process Mining em seus processos Após rápida integração com diversos sistemas de informação da organização, como ERPs e CRMs, a ferramenta de Process Mining faz a extração dos dados e o mapeamento dos processos de forma automatizada e em tempo real, facilitando a análise dos gestores. A UpFlux é a primeira plataforma de Process Mining do Brasil, com cases de identificação de sete dígitos de oportunidades em redução de custos e mais de R$200k em reconhecimento de custos evitados. Quer saber como implementar a tecnologia de Process Mining em sua instituição e obter resultados no primeiro mês de aplicação? Entre em contato com nossos especialistas!
Ciclo DMAIC: O que é e como otimizar com Process Mining?
Projetos de melhoria de processos, Lean Six Sigma, Lean Healthcare podem ter seu ciclo reduzido com o uso de Process Mining uma vez que a UpFlux Process Mining ajuda todas as etapas do DMAIC. Esta combinação de Process Mining e DMAIC gera um grande diferencial aos projetos de melhoria de processos, não apenas executando o projeto na metade do tempo (ciclo de uma média 9-12 semanas para 4-6 semanas), mas principalmente antecipando os ganhos trazidos pelas melhorias. Vamos explorar as etapas do método DMAIC abordando os principais valores gerados com esta combinação começando pela primeira fase – Definir. 1. Etapa de DEFINIÇÃO no método DMAIC Dentro desta fase é fundamental definir e contextualizar o problema permitindo ter clareza suficiente para poder identificar a causa raiz dos problemas. Com base em um bom entendimento comum do problema, declara-se o objetivo, escopo, prazos e equipe. Elaboramos uma versão inicial do mapa de raciocínio, plano e escopo projeto, por vezes formalizado em um “Project Charter”. Process mining traz o diferencial inicial da transparência e agilidade no reconhecimento para o entendimento do processo ou linha de cuidado. A descoberta automática e geração de um modelo de processo gera valor com a facilidade de entendimento por meio de uma fotografia que demonstra a situação atual. Em um projeto geralmente são necessários entre 2-5 dias de trabalho de uma equipe (patrocinadores e envolvidos) para mapear o processo e tentar identificar alguns desperdícios. A compreensão e fidelidade da situação do processo atual é algo fundamental e os algoritmos que geram o modelo de processos fazem toda a diferença. Sem a compreensão do que está acontecendo não é possível dar um segundo passo no projeto. A UpFlux Process Mining também auxilia para gerar visões do processo por grupo de clientes, departamentos, equipes, turnos gerando novas fotografias do modelo de processo e identificando os desperdícios dentro de cada contexto explorado. Isto simplifica a identificação de variabilidades que geram desvios indesejáveis e perdas de desempenho. Quanto mais soubermos sobre o processo, maior a nossa habilidade para trazer impactos positivos com a melhoria. A UpFlux Process Mining fornece informações prontas baseadas em dados e fatos sobre os processos. Estes dados já estão prontamente disponíveis nos atuais sistemas de informação das organizações, basta conectar e conhecer o seu real modelo de processo O modelo real muitas vezes difere dos modelos idealizados que ficam muitas vezes arquivados para atender acreditações (ISO), junto a uma pilha de papéis velhos, protocolos, entre outros. Por isso, tenha cuidado ao partir dos modelos idealizados, pois. muitas vezes. eles não refletem a realidade da organização. Quanto a identificar os problemas de desempenho, nada como trazer ferramentas do dia a dia. Atualmente com o uso dos GPS modernos (Waze, Google Maps), nós estamos habituados a ver congestionamento e seguir recomendações da melhor rotas. Com Process Mining, você pode ter o mesmo para os seus processos e linhas de cuidado. A identificação dos problemas se torna muito simples destacando em vermelho, conforme o objetivo desejado, seja relacionado ao tempo de duração (espera, execução, atrasos, experiência do paciente, limites e segurança) retrabalhos, custo total por ciclo (case). Process Mining traz de forma instantânea onde estão os gargalos e os loops nos processos. Logo, fica claro como esta combinação ajuda a encontrar mais rapidamente os fatos para definição do seu projeto, mapear o processo, e identificar problemas e desperdícios. Além disso, a simplicidade de uso a ferramenta fomenta a participação ativa da equipe responsável pelo processo, para realmente atingir o objetivo e até mesmo obter retornos financeiros. A transparência e clareza da ferramenta é um exame completo, como um raio-X que esclarece o diagnóstico, mapeando a rota e desempenho de cada participante do processo. Esta capacidade também reduz a tendência de deixar a poeira (certos problemas conhecidos) debaixo do tapete. 2. Etapa de MEDIR no método DMAIC Dando continuidade sobre a combinação de DMAIC e process mining, agora vamos falar sobre a etapa MEDIR. Essa etapa é de extrema importância para o método DMAIC, pois são detalhados os indicadores de desempenho do processo dentro de um histórico representativo de dados. O indicador define a saída do processo, chamado de Y, identificado na etapa anterior. Esta etapa do método o indicador é expresso de forma detalhada como é gerado por uma função sobre as entradas e parâmetros do processo (x1, x2, x3). Logo esta equação representa uma função que dependendo das entradas que irão gerar uma saída do processo Y=f(x). A medição é utilizada para verificar onde ocorrem os pontos de violações aos a desempenho do processo que é esperado pelo cliente. Outro ponto importante é definir as variáveis de entrada mais relevantes para o processo que permitam mensurar a saída com confiança. Para assim estabelecer uma baseline do desempenho do processo que será aferido em cada ciclo de melhoria para identificar os ganhos. Explorar os casos e identificar outliers é muito simples com o uso de gráficos. Os recursos de análise por caso, variantes, atividades podem ser utilizados para explorar a distribuição das métricas de saída do processo. Process mining ajuda com diversos tipos de funções como mediana, média, total sobre diversas perspectivas (Y), como: frequência, duração, espera, quantidades, custo e muito mais. Também simplifica a etapa de avaliar outliers e descartar dados fora do comportamento normal. Process mining também simplifica identificar os diferentes padrões de jornadas ou rotas (variantes do processo). Visto que existem muitas atividades opcionais que impactam diretamente nos indicadores de saída do processo. Cada variante é como um conjunto controlado de atividades (variáveis) ativadas de forma diferente e com resultados distintos. Com o uso da UpFlux Process Mining, a “Etapa de medição” não será mais uma tarefa complicada partindo do zero, mas torna-se uma pesquisa e exploração eficiente nas informações prontamente disponíveis. 3. Etapa de ANÁLISE no método DMAIC Na fase de análise do método DMAIC são identificados, validados e selecionadas a causa raiz do problema para que possamos eliminá-lo. Uma série de possíveis causas de problemas (também chamadas de entradas do processo, ou “X”) são identificadas por