Contas a Pagar: como fazer uma gestão eficiente
O processo de Contas a Pagar tem seu lugar de importância para acelerar o alcance dos objetivos financeiros das empresas. Por isso, trazemos neste artigo uma orientação sobre boas práticas para aumentar a eficiência do processo de Contas a Pagar, apresentamos sete estratégias de gestão e as tecnologias “do futuro” que têm ajudado gestores “no Agora” a impactar os resultados da área.
Shared Services (SSC): Tudo o que você precisa saber sobre a gestão de serviços compartilhados
Este artigo visa fornecer insights valiosos para ajudar gestores de SSC que já possuem seus centros de serviços compartilhados a alcançarem uma gestão de alto desempenho. Exploraremos como seu SSC pode se tornar uma grande plataforma de geração de insights para inteligência de negócios, e apresentaremos um roteiro para a maximização de valor do centro de serviços compartilhados a partir do protagonismo estratégico dos gestores e foco nos processos.
Gestão de Compras: Como Fazer de Forma Eficiente com IA?
Em um cenário empresarial dinâmico e desafiador, a eficácia na gestão de compras torna-se um pilar fundamental para o sucesso operacional de qualquer organização. A qualidade e a disponibilidade dos produtos e serviços são elementos intrínsecos ao pleno funcionamento de uma empresa, e uma gestão de compras eficiente desempenha um papel crucial nesse contexto. No entanto, muitas organizações enfrentam obstáculos que impactam diretamente a integridade desse processo vital. Desde a aquisição de insumos essenciais até a busca pela viabilidade financeira, desafios como falta de visibilidade, controle inadequado de fornecedores, questões de conformidade e atividades de retrabalho podem comprometer a eficácia da gestão de compras. Neste artigo, aprofundaremos o entendimento sobre o que é gestão e as melhores práticas para implementar e gerenciar esse processo de forma mais eficiente com inteligência artificial. Por isso, muitas empresas adotam soluções de gestão de compras para automatizar e otimizar esse processo. O processo de compras geralmente é composto por etapas que iniciam na identificação da necessidade e solicitação da compra e seguem até o pagamento definitivo aos fornecedores. Essas atividades podem ser extremamente demoradas e dispendiosas quando feitas manualmente, uma vez que passam pelas mãos de muitas pessoas e áreas diferentes – o que não indica que, por conta disso, estejam livres de erros. É por isso que gestores do processo que se importam com a eficiência financeira buscam, muitas vezes, adotar soluções de software para aumentar a otimizar as etapas, reduzir erros e retrabalhos, além de melhorar o controle sobre os gastos, mas falaremos sobre isso mais para frente. Antes que uma organização possa adquirir e pagar por bens e serviços, ela deve primeiro determinar o que realmente precisa. Esta primeira etapa envolve o departamento aplicável (por exemplo, marketing, RH, vendas, etc.) identificando o que é necessário, qual fornecedor em potencial é o mais adequado e quanto custará os produtos ou serviços. Em seguida, o departamento deve criar uma requisição de compra, uma solicitação de compra interna que a contabilidade deve revisar. Se a contabilidade aprovar a requisição de compra, o departamento de compras enviará um documento chamado ordem de compra (PO) – a solicitação de compra oficial voltada para o exterior – ao fornecedor. Depois que o departamento cria e envia uma requisição de compra – e a contabilidade a aprova – um documento chamado ordem de compra (PO) vai para o fornecedor. Um PO é um documento enviado a um fornecedor declarando o escopo do trabalho que está sendo acordado. Tanto o comprador quanto o fornecedor devem aprovar este documento. Em seguida, o pedido de compra deve ser aprovado por várias partes interessadas. A primeira parte que precisa dar luz verde a uma PO é a equipe de contabilidade do comprador. Frequentemente, os pedidos de compra são rejeitados e devem ir e voltar dentro da organização até que todas as informações estejam corretas. Depois que as equipes necessárias do lado do comprador forem assinadas, o fornecedor receberá o pedido de compra e deverá concordar com ele. O processo de aprovação de ordens de compra é uma etapa necessária, principalmente quando as empresas possuem um processo P2P manual, pois a aprovação pode detectar erros importantes. No entanto, a aprovação pode ser uma etapa complicada do processo P2P geral, pois o pedido de compra deve passar por várias mãos e pode encontrar muitos gargalos. Uma vez que o comprador tenha realmente recebido as mercadorias solicitadas, ele verificará a qualidade do pedido: o fornecedor enviou o número certo de produtos? O produto em si está em boas condições? Se esse tipo de coisa estiver em ordem, o comprador emitirá um recibo de mercadoria. O recebimento de mercadorias aciona algumas ações: Depois que os serviços ou mercadorias solicitados forem concluídos ou recebidos, o fornecedor enviará uma fatura, que é diferente de um pedido de compra e um recebimento de mercadorias. Esta fatura vai para a equipe de contas a pagar, que precisará revisá-la para garantir que as informações estejam alinhadas com alguns dos documentos anteriores gerados ao longo do processo de aquisição para pagamento, ou seja, o pedido de compra e o recebimento de mercadorias. Essa comparação dos três documentos – o pedido, o recebimento de mercadorias e a fatura – é conhecida como conciliação tripla. Se tudo for verificado após a correspondência de três vias, a fatura poderá ser oficialmente aprovada. Por fim, a equipe de contas a pagar do comprador inserirá a fatura do fornecedor no sistema de contabilidade da organização – um processo que, quando feito manualmente, é demorado e pode estar repleto de erros caros. Embora as organizações modernas dependam de software para ajudar a automatizar o processo, algumas empresas ainda usam a abordagem manual do passado, que exige que a fatura de cada fornecedor seja digitada no sistema de contabilidade, passe pelas pessoas apropriadas para aprovação e, eventualmente, seja paga. Ambos são essenciais para o sucesso dos negócios, complementando-se na gestão eficaz da cadeia de suprimentos. Os maiores desafios da gestão de compras A gestão do processo de compras é comumente uma tarefa complexa e desafiadora para as empresas, envolvendo diversos aspectos que precisam ser gerenciados adequadamente para garantir a eficiência do processo e a satisfação de ambas as partes (empresa-fornecedor). Alguns dos principais desafios enfrentados na gestão de compras incluem: Dicas e boas práticas para a gestão de compras Para garantir a eficiência do processo e reduzir custos no seu processo de compras, é importante adotar algumas boas práticas. Abaixo, listamos algumas dicas úteis para a gestão de P2P: Leia também: Benefícios da automação para o processo de compras No mundo empresarial moderno, é comum a coleta de uma grande quantidade de dados por meio de diferentes sistemas. No entanto, o desafio reside em unir todas essas informações fragmentadas em uma única plataforma, facilitando a análise e o entendimento. A tecnologia de Process Mining surge como a solução ideal para esse desafio. Ela vasculha os dados de todos os seus processos de negócios, detectando padrões e identificando pontos de melhoria. Tudo isso a partir da conexão da plataforma com o ERP ajuda a encontrar e resolver ineficiências, tornando todo o processo
FP&A (planejamento e análise financeira): O que é e como fazer na prática
FP&A é a abreviação de “Financial Planning & Analysis”, que significa planejamento e análise financeira. No mundo dos negócios, onde tudo muda num piscar de olhos, ter um planejamento financeiro sólido é o que separa as empresas de sucesso das que ficam pelo caminho. O FP&A não é apenas sobre números, mas sobre entender o pulso do mercado, antecipar tendências e tomar decisões rápidas e certeiras. E com a tecnologia jogando a nosso favor, essa área está mais potente do que nunca.
Já pensou em como a inteligência artificial pode te dar insights que você nem imaginava? Ou como as plataformas na nuvem estão tornando as equipes financeiras mais conectadas e ágeis? Estamos em uma era onde a informação é ouro e saber usá-la a seu favor é o grande jogo.
Mas, claro, com grandes poderes vêm grandes responsabilidades. E os líderes financeiros de hoje têm o desafio de navegar por esse mar de inovações, garantindo que suas empresas estejam sempre um passo à frente. Neste artigo, vamos desbravar o universo do FP&A, entender suas tendências e descobrir como ele pode ser o grande trunfo das empresas no Brasil. Continue a leitura!
BPO Financeiro: o que é, como funciona e benefícios
O BPO financeiro, também conhecido como Business Process Outsourcing, é um serviço que pode ajudar empresas a alcançarem seus objetivos financeiros de forma mais eficiente e estratégica. Neste artigo, explicaremos o que é o BPO financeiro, como funciona, o que considerar ao escolher uma empresa de terceirização, quais são seus principais benefícios, desafios e como ter uma gestão financeira estratégica se utilizando do BPO em conjunto com o Process Mining. O objetivo do BPO financeiro é reduzir a carga administrativa da empresa, permitindo que a equipe interna foque em atividades estratégicas e que agreguem mais valor ao negócio. O processo de BPO financeiro começa com a identificação das atividades financeiras que a empresa deseja terceirizar. Em seguida, a empresa contrata uma empresa especializada em BPO financeiro para executar essas atividades. A empresa de BPO financeiro emprega profissionais qualificados e utiliza tecnologias que auxiliam a executar as atividades financeiras contratadas de forma eficiente e precisa. Uma vez que a empresa de BPO financeiro começa a realizar as atividades financeiras terceirizadas, ela se torna responsável por essas atividades e as realiza de acordo com os requisitos acordados com a empresa contratante. A empresa contratante pode monitorar o processo e fornecer feedback à empresa de BPO financeiro, se necessário. Principais benefícios do BPO financeiro Há diversos benefícios na implementação do BPO financeiro em sua empresa, tais como: Problemas e desafios do BPO financeiro Agora que já falamos sobre como a terceirização do processo financeiro pode ajudar a sua empresa a partir dos vários benefícios, também é importante que você saiba que a terceirização pode apresentar alguns desafios e problemas antes de decidir implementar o serviço em sua empresa. Abaixo, listamos alguns dos principais desafios do BPO financeiro: Tendo ciência desses desafios, um fator que chega para auxiliar – e muito! – nessas dificuldades é a tecnologia. Utilizando das ferramentas corretas, ela pode ser um caminho ideal para quem quer mais eficiência e também a eficácia de seus processos financeiros. Como o process mining pode auxiliar o BPO financeiro Process mining é uma nova tecnologia de análise de dados que pode ser aplicada em processos financeiros, como contas a pagar e contas a receber, para identificar pontos de melhoria e otimizar, além de monitorar o processo de terceirização financeira. Essa tecnologia utiliza a inteligência artificial para permitir mapear e analisar os processos de negócios de uma empresa, identificando gargalos, ineficiências e oportunidades de melhoria. Ao usar process mining em conjunto com BPO financeiro, as empresas podem obter insights valiosos sobre seus processos financeiros e melhorar sua eficiência, reduzindo erros e custos desnecessários. Vamos supor, por exemplo, que ao analisar o processo de contas a pagar, uma empresa identifica que recorrentemente há um atraso no pagamento de fornecedores – o que causa problemas no fluxo de caixa. Sem a tecnologia, poderiam ser feitas várias hipóteses da causa do problema, como irresponsabilidade de alguma das partes – dificultando, inclusive, a relação de confiança entre elas. Porém, quando o process mining entra em jogo, fazendo o mapeamento completo dos processos através de um log de eventos, é possível identificar os reais fundamentos que resultaram nesse gargalo, como erros humanos na digitação do prazo de pagamento da fatura, problemas na própria fatura dos fornecedores e até incompatibilidade dos prazos de pagamento no ERP da empresa e fatura do fornecedor. Com esses insights em mãos, a empresa pode trabalhar com sua parceira de BPO financeiro e vice-versa para corrigir esses problemas e melhorar o processo como um todo se baseando em dados factíveis. A solução UpFlux Process Mining ajuda a controlar e monitorar todo o processo financeiro de contas a pagar e a receber, fluxo de caixa, produtividade, retrabalhos e muito mais! É uma empresa de BPO ou o responsável pelo processo financeiro da sua empresa? Conheça mais sobre os benefícios da UpFlux Process Mining!
Procure-to-Pay (P2P): O que é e Como Fazer de Forma Eficiente com IA
O Procure-to-Pay (P2P) é um processo empresarial diz respeito às com compras, pagamentos e gestão financeira. No entanto, muitas organizações ainda enfrentam desafios de gestão no processo que prejudicam o pleno funcionamento da empresa, como falta de visibilidade, falta controle de fornecedores e de compliance e até compras com atividades de retrabalho e bloqueios. Neste artigo, exploraremos o que é P2P e como funciona, bem como as melhores práticas para implementar e gerenciar um processo de compras eficiente através da tecnologia. Por isso, muitas empresas adotam soluções de P2P para automatizar e otimizar esse processo. O processo de P2P geralmente é composto por etapas que iniciam na identificação da necessidade e solicitação da compra e seguem até o pagamento definitivo aos fornecedores. Essas atividades podem ser extremamente demoradas e dispendiosas quando feitas manualmente, uma vez que passam pelas mãos de muitas pessoas e áreas diferentes – o que não indica que, por conta disso, estejam livres de erros. É por isso que gestores do processo que se importam com a eficiência financeira buscam, muitas vezes, adotar soluções de P2P baseadas em software para aumentar a otimizar as etapas, reduzir erros e retrabalhos, além de melhorar o controle sobre os gastos, mas falaremos sobre isso mais para frente. Antes que uma organização possa adquirir e pagar por bens e serviços, ela deve primeiro determinar o que realmente precisa. Esta primeira etapa envolve o departamento aplicável (por exemplo, marketing, RH, vendas, etc.) identificando o que é necessário, qual fornecedor em potencial é o mais adequado e quanto custará os produtos ou serviços. Em seguida, o departamento deve criar uma requisição de compra, uma solicitação de compra interna que a contabilidade deve revisar. Se a contabilidade aprovar a requisição de compra, o departamento de compras enviará um documento chamado ordem de compra (PO) – a solicitação de compra oficial voltada para o exterior – ao fornecedor. Depois que o departamento cria e envia uma requisição de compra – e a contabilidade a aprova – um documento chamado ordem de compra (PO) vai para o fornecedor. Um PO é um documento enviado a um fornecedor declarando o escopo do trabalho que está sendo acordado. Tanto o comprador quanto o fornecedor devem aprovar este documento. Em seguida, o pedido de compra deve ser aprovado por várias partes interessadas. A primeira parte que precisa dar luz verde a uma PO é a equipe de contabilidade do comprador. Frequentemente, os pedidos de compra são rejeitados e devem ir e voltar dentro da organização até que todas as informações estejam corretas. Depois que as equipes necessárias do lado do comprador forem assinadas, o fornecedor receberá o pedido de compra e deverá concordar com ele. O processo de aprovação de ordens de compra é uma etapa necessária, principalmente quando as empresas possuem um processo P2P manual, pois a aprovação pode detectar erros importantes. No entanto, a aprovação pode ser uma etapa complicada do processo P2P geral, pois o pedido de compra deve passar por várias mãos e pode encontrar muitos gargalos. Uma vez que o comprador tenha realmente recebido as mercadorias solicitadas, ele verificará a qualidade do pedido: o fornecedor enviou o número certo de produtos? O produto em si está em boas condições? Se esse tipo de coisa estiver em ordem, o comprador emitirá um recibo de mercadoria. O recebimento de mercadorias aciona algumas ações: Depois que os serviços ou mercadorias solicitados forem concluídos ou recebidos, o fornecedor enviará uma fatura, que é diferente de um pedido de compra e um recebimento de mercadorias. Esta fatura vai para a equipe de contas a pagar, que precisará revisá-la para garantir que as informações estejam alinhadas com alguns dos documentos anteriores gerados ao longo do processo de aquisição para pagamento, ou seja, o pedido de compra e o recebimento de mercadorias. Essa comparação dos três documentos – o pedido, o recebimento de mercadorias e a fatura – é conhecida como conciliação tripla. Se tudo for verificado após a correspondência de três vias, a fatura poderá ser oficialmente aprovada. Por fim, a equipe de contas a pagar do comprador inserirá a fatura do fornecedor no sistema de contabilidade da organização – um processo que, quando feito manualmente, é demorado e pode estar repleto de erros caros. Embora as organizações modernas dependam de software para ajudar a automatizar o processo, algumas empresas ainda usam a abordagem manual do passado, que exige que a fatura de cada fornecedor seja digitada no sistema de contabilidade, passe pelas pessoas apropriadas para aprovação e, eventualmente, seja paga. Os maiores desafios da gestão de P2P A gestão de Procure to Pay é comumente uma tarefa complexa e desafiadora para as empresas, envolvendo diversos aspectos que precisam ser gerenciados adequadamente para garantir a eficiência do processo e a satisfação de ambas as partes (empresa-fornecedor). Alguns dos principais desafios enfrentados na gestão de P2P incluem: Dicas e boas práticas para a gestão de P2P Para garantir a eficiência do processo e reduzir custos no seu processo de compras, é importante adotar algumas boas práticas. Abaixo, listamos algumas dicas úteis para a gestão de P2P: Leia também: Benefícios da automação para o processo de compras No mundo empresarial moderno, é comum a coleta de uma grande quantidade de dados por meio de diferentes sistemas. No entanto, o desafio reside em unir todas essas informações fragmentadas em uma única plataforma, facilitando a análise e o entendimento. A tecnologia de Process Mining surge como a solução ideal para esse desafio. Ela vasculha os dados de todos os seus processos de negócios, detectando padrões e identificando áreas de melhoria. Quando usada para integrar os sistemas financeiros com o P2P (Purchase to Pay), a Process Mining ajuda a encontrar e resolver ineficiências, tornando todo o processo de compra até pagamento mais eficiente e econômico. Leia também: Como IA e Process Mining ajudam a otimizar o processo de P2P? A gestão de P2P (Procure-to-Pay) pode ser uma tarefa complexa para as empresas, e é nesse cenário que o Process Mining se destaca como uma ferramenta que integra seus sistemas em um único lugar, para uma visão 360º
Contas a Receber: Como fazer uma gestão mais eficiente?
Para profissionais de finanças, a gestão de contas a receber é fundamental para garantir a saúde financeira da empresa, uma vez que afeta diretamente o fluxo de caixa da empresa. Por isso, neste artigo vamos apresentar algumas estratégias para otimizar essa gestão e impulsionar os resultados da sua organização. Afinal, mesmo com um bom produto ou serviço, se não houver uma boa gestão de contas a receber, a empresa pode enfrentar problemas financeiros graves. Você está atualizado com tudo o que pode ajudar nesse processo de gestão? Gerenciar as contas a receber é uma parte importante da gestão financeira de qualquer negócio, pois afeta diretamente o fluxo de caixa e a saúde financeira da empresa se ocorrerem problemas frequentes como atrasos nos pagamentos, dificuldade em cobrar dívidas, necessidade de financiamento e perda de vendas. A equipe de Contas a Receber é de extrema importância para o pleno funcionamento do processo e equilíbrio financeiro da empresa, já que deverá estar atenta aos prazos, pendências e valores. Para evitar problemas como atrasos de recebimentos e erros de digitação, os profissionais devem ser atenciosos e contar com recursos que os ajudem no gerenciamento eficiente do processo. Leia também: Os maiores desafios de contas a receber Se o fluxo de caixa é tão facilmente afetado por problemas que no início podem parecer pequenos dentro de contas a receber, gerenciar esse processo pode ser (e comumente é) bastante complexo, especialmente quando há muitos clientes e transações envolvidas. Os principais desafios incluem: Mas isso você com certeza já está calejado de saber. Na área estratégica, os profissionais devem possuir um pensamento crítico para buscar opções que fujam do habitual para lidar com desafios comuns. Como lidar de forma efetiva com inadimplência, conciliação bancária e análise de crédito em contas a receber? Há alguns problemas muito comuns no processo de contas a receber que podem determinar o sucesso ou fracasso financeiro da empresa. Como, então, lidar com essas dificuldades de forma efetiva, sem precisar “apagar o fogo” sempre que houver recorrência deles? A Inadimplência pode ser combatida com a implementação de um processo de gestão de crédito efetivo, que inclui políticas claras de crédito e cobrança. Isso pode incluir a análise de dados financeiros e histórico de crédito do cliente antes da concessão de crédito, a definição de prazos de pagamento e limites de crédito adequados para cada cliente e a utilização de um processo de cobrança proativo que inclui lembretes de pagamento regulares e negociação de acordos de pagamento. Além disso, é importante monitorar regularmente a inadimplência e identificar os motivos por trás dela. Por exemplo, pode ser necessário reavaliar as políticas de crédito, ou estabelecer um processo de recuperação de crédito mais efetivo, que inclui o envolvimento de terceiros, como agências de cobrança, para lidar com clientes problemáticos. A conciliação bancária pode ser realizada com mais eficiência através da adoção de tecnologias de automação, que podem auxiliar na integração das informações bancárias com o sistema contábil. Isso ajuda a evitar erros e inconsistências na contabilidade, que podem causar problemas em longo prazo. Por exemplo, a utilização de ferramentas de reconciliação bancária pode reduzir o tempo e o esforço manual necessários para conciliar as contas bancárias com o sistema contábil, ao mesmo tempo que oferece mais precisão e rapidez no processo. Por fim, a análise de crédito pode ser feita de forma mais eficiente através da utilização de ferramentas de automação e inteligência artificial. Essas ferramentas podem fornecer uma análise mais precisa e detalhada do risco de crédito, levando em consideração uma variedade de fatores, como histórico de crédito, referências comerciais, informações financeiras e dados de mercado. Essas informações podem ser utilizadas para estabelecer políticas de crédito mais efetivas e limites de crédito adequados para cada cliente, reduzindo o risco de inadimplência. Você também pode se interessar por: Contas a Pagar: Como fazer uma gestão mais eficiente? Quais são as melhores práticas para a gestão de contas a receber? Para uma gestão eficaz das contas a receber, é essencial garantir que as faturas sejam pagas em dia para manter o fluxo de caixa adequado. No entanto, mesmo sabendo da tamanha importância, muitas empresas enfrentam desafios na gestão das contas a receber, o que pode levar a atrasos nos pagamentos e a uma série de outros problemas financeiros. Neste contexto, adotar as melhores práticas na gestão de contas a receber é fundamental para garantir a sustentabilidade financeira e o crescimento dos negócios. A seguir listamos algumas delas: Ao monitorar regularmente esses indicadores de desempenho, a empresa pode identificar problemas na gestão de contas a receber e implementar mudanças para melhorar sua eficácia. A pergunta que continua é: como, efetivamente, acompanhar esses indicadores quando existe uma grande base de dados para ser analisada? Benefícios da automação em contas a receber A automação de processos de contas a receber pode trazer diversos benefícios para as empresas, incluindo: Process Mining para Contas a Receber Process Mining é uma tecnologia que usa algoritmos para analisar os dados de eventos registrados em sistemas empresariais e descobrir padrões em processos de negócios. A tecnologia, que utiliza inteligência artificial, pode ajudar as empresas a gerenciar melhor suas contas a receber, fornecendo insights valiosos sobre o processo e identificando oportunidades de melhoria. Com a implementação da tecnologia de Process Mining, as empresas podem ter diversos benefícios para a gestão financeira da empresa, tais como: A solução UpFlux Process Mining em contas a receber é uma excelente oportunidade para empresas que buscam aumentar a eficiência e eficácia de seus processos financeiros. Você é responsável pelo processo de Contas a Receber, se identificou com os desafios citados e busca uma solução? Conheça mais sobre os benefícios da UpFlux Process Mining.