RPA (Robotic Process Automation): O Que é e Como Implementar

A eficiência e inovação são buscas contínuas de gestores de qualquer setor e a Automação de Processos Robóticos (RPA) já está amplamente reconhecida como uma solução revolucionária. Este avanço tecnológico não é apenas uma tendência, ele representa uma mudança fundamental na forma como as empresas operam. Uma pesquisa da Deloitte já revelava lá e, 2018 que, entre os executivos responsáveis por operações transacionais, 24% indicaram o aumento do nível de automação como uma prioridade estratégica. Cinco anos depois, vemos o RPA fazer ainda mais sucesso entre executivos de negócios, muito em função de seus resultados cada vez mais comprovados.

O mercado global de RPA está projetado para crescer significativamente, refletindo a necessidade das empresas de adotar soluções que aumentem sua eficiência operacional e competitividade. Segundo a Gartner, 80% dos líderes financeiros concordam que a implementação de tecnologias digitais como RPA e IA deve acelerar significativamente até 2025 para apoiar efetivamente os negócios. Essa urgência é ampliada pela necessidade de ferramentas complementares como o Process Mining, visto como chave para desbloquear retornos do RPA.

Neste blogpost, exploraremos o que é RPA, como funciona, seus benefícios distintos, e como ele se diferencia de outras formas de automação. Também examinaremos sua sinergia com Process Mining e discutiremos estratégias eficazes para sua implementação. Se você está buscando entender como o RPA pode transformar sua empresa, você está no lugar certo. Vamos começar?

Eles podem realizar uma ampla variedade de tarefas, desde inserir dados e processar transações até responder a e-mails e gerenciar registros.

O grande diferencial do RPA é sua capacidade de integrar-se a sistemas existentes sem a necessidade de alterações profundas na infraestrutura de TI. Isso torna o RPA uma solução atraente para empresas que buscam otimização sem a complexidade e os custos associados a grandes projetos de TI.

Além disso, o RPA é notável por sua acessibilidade: não é apenas para grandes corporações, mas também para pequenas e médias empresas. Com RPA, organizações de todos os tamanhos podem aumentar sua eficiência operacional, reduzindo o tempo e os recursos gastos em tarefas manuais e repetitivas.

Um exemplo ilustrativo do poder do RPA pode ser visto no setor bancário, onde bots são usados para processar aplicações de empréstimos, verificando dados de clientes e tomando decisões preliminares em frações do tempo que um funcionário humano levaria.

Veja também:

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Quais são os benefícios do RPA?

A implementação de RPA em uma organização traz uma gama de benefícios significativos:

1. Aumento da Eficiência e Produtividade: Bots de RPA podem trabalhar 24 horas por dia, 7 dias por semana sem interrupções, processando tarefas a uma velocidade e precisão que superam as capacidades humanas. Isso resulta em um aumento substancial da produtividade e eficiência operacional.
2. Redução de Custos: A automação de tarefas rotineiras e demoradas com RPA pode reduzir significativamente os custos operacionais. Estudos mostram que RPA pode reduzir os custos de processamento em até 80%.
3. Melhoria na Qualidade e Precisão: RPA elimina erros humanos em tarefas repetitivas, garantindo uma maior precisão e qualidade nos resultados.
4. Agilidade nos Negócios: Com a capacidade de se adaptar rapidamente a novas regulamentações e mudanças no mercado, o RPA torna as empresas mais ágeis e responsivas.
5. Melhoria na Satisfação do Cliente e do Funcionário: Ao liberar funcionários de tarefas monótonas, eles podem se concentrar em atividades mais estratégicas e criativas, melhorando a satisfação no trabalho. Paralelamente, a eficiência melhorada e a resposta rápida às necessidades dos clientes elevam a satisfação do cliente.
6. Análise e Relatórios Aprimorados: A capacidade dos bots de RPA de registrar cada ação oferece uma riqueza de dados que podem ser utilizados para análises avançadas e relatórios precisos.
7. Escalabilidade: RPA permite que as empresas escalem suas operações de forma eficiente, adicionando ou reduzindo bots conforme necessário, sem a complexidade de gerenciar recursos humanos adicionais.

Entrando em detalhes um pouco mais técnicos, ele opera seguindo os seguintes passos:

• Mapeamento de Tarefa: Primeiro, as tarefas a serem automatizadas são identificadas e mapeadas. Isso inclui compreender os passos necessários para realizar a tarefa e os dados envolvidos.
• Configuração do Bot: Em seguida, um bot é configurado para executar essas tarefas. Isso é feito através de uma interface de programação visual, onde os processos são ‘ensinados’ ao bot por meio de demonstrações ou scripts.
• Integração com Sistemas: O bot é então integrado aos sistemas necessários, como bancos de dados, aplicativos de e-mail, sistemas ERP, entre outros. RPA é projetado para funcionar com a infraestrutura de TI existente, sem a necessidade de modificações profundas.
• Execução e Monitoramento: Uma vez configurado e integrado, o bot executa a tarefa automaticamente. Ele pode ser monitorado e ajustado para garantir a eficiência e precisão.
• Análise de Dados e Melhoria Contínua: O RPA registra dados detalhados sobre as tarefas executadas, que podem ser analisados para otimizar ainda mais os processos e identificar áreas para melhorias adicionais.

Os bots de RPA são muito versáteis, podendo realizar desde tarefas simples, como inserção de dados, até processos mais complexos, como a análise de documentos e a tomada de decisões com base em critérios pré-definidos.

Afinal, qual a diferença do RPA para os outros processos de automação?

O RPA, embora seja uma forma de automação, se distingue significativamente de outros métodos de automação. Vamos explorar essas diferenças para entender melhor onde o RPA se encaixa no espectro da automação empresarial.

RPA vs. Automação Tradicional

A automação tradicional geralmente envolve a programação direta em sistemas existentes, o que pode ser demorado e requer conhecimento técnico especializado. Por outro lado, o RPA funciona na interface de usuário, imitando ações humanas e interagindo com sistemas como um usuário faria. Isso permite uma implementação mais rápida e uma maior flexibilidade, já que o RPA pode se adaptar facilmente a diferentes interfaces e fluxos de trabalho sem necessidade de alterações profundas na infraestrutura de TI.

RPA vs. Inteligência Artificial (IA)

Enquanto o RPA é excelente para tarefas rotineiras e baseadas em regras, a Inteligência Artificial vai além, lidando com tarefas que requerem entendimento e aprendizado. A IA pode processar e interpretar grandes volumes de dados, realizar análises complexas e até mesmo aprender com experiências passadas para melhorar seu desempenho ao longo do tempo. Em contraste, o RPA segue um conjunto fixo de instruções e não tem a capacidade de aprender ou adaptar-se autonomamente.

Leia também: Inteligência Artificial (IA) na Indústria

RPA vs. Automação de Workflow

A automação de workflow foca na otimização e gestão de fluxos de trabalho e processos de negócios inteiros. Ela visa integrar diferentes sistemas e operações para criar um fluxo de trabalho mais coeso e eficiente. O RPA, embora possa ser uma parte importante deste processo, é mais específico, focando na automação de tarefas individuais dentro de um processo maior. A automação de workflow pode requerer uma integração mais profunda com os sistemas de negócios, enquanto o RPA opera principalmente na interface do usuário.

Essas diferenças ressaltam a singularidade do RPA como uma solução de automação flexível, rápida e acessível, adequada para uma ampla gama de aplicações empresariais.

Em que setores o RPA pode ser utilizado?

O RPA é uma tecnologia versátil que pode ser aplicada em uma variedade de setores, cada um com suas próprias necessidades e desafios específicos. Vamos destacar alguns dos setores onde o RPA tem mostrado grande eficácia:

• Setor Bancário e Financeiro: No setor bancário, o RPA é utilizado para automatizar processos como verificação de crédito, operações de back-office, e compliance regulatório. Com isso, processos se tornam mais rápidos, possuem menos erros e melhor conformidade com as normas.
• Saúde: No setor de saúde, as aplicações são diversas. O RPA, por exemplo, ajuda na gestão de registros de pacientes, agendamento de consultas e processamento de reclamações de seguros, contribuindo para a eficiência operacional e melhorando a experiência do paciente.
• Manufatura: Na indústria de manufatura, o RPA pode ser usado para otimizar a cadeia de suprimentos, gerenciamento de inventário, e processos de controle de qualidade.
• Varejo: No varejo, o RPA ajuda na gestão de estoque, processamento de pedidos, e na análise de dados de clientes para personalizar a experiência de compra.
• Tecnologia da Informação (TI): Em TI, o RPA é usado para gerenciamento de incidentes, suporte técnico, e processos de atualização de sistemas.
• Recursos Humanos (RH): Em RH, o RPA facilita a automação de processos de recrutamento, onboarding, e administração de folha de pagamento.
• Setor Público: No setor público, o RPA pode ser aplicado para melhorar a eficiência dos serviços ao cidadão, gestão de documentos, e processos de licitação.

Estes são apenas exemplos, mas existem muitas outras possibilidades que podem incorporar a capacidade do RPA para transformar e otimizar processos em uma ampla gama de indústrias, tornando as operações mais ágeis.

Como implementar o RPA na empresa?

A implementação de RPA em uma organização é um processo multifacetado. Abaixo estão algumas orientações para cada etapa:

1. Avaliação e Planejamento

Inicie com uma análise minuciosa dos processos atuais para identificar aqueles que são mais adequados para automação. Procure por tarefas que sejam repetitivas, baseadas em regras e com alto volume de dados.

Depois disso, estabeleça objetivos claros para a automação. Isso pode incluir redução de custos, aumento da precisão, melhoria na velocidade de processamento ou elevação da satisfação do cliente.

Por último, desenvolva um plano de implementação, priorizando processos com alto retorno sobre o investimento e menor complexidade para início rápido. Para ter esse tipo de informação, alguns métodos tecnológicos podem ajudar, como é o caso da Mineração de Processos.

2. Escolha do Fornecedor de RPA

Compare diferentes fornecedores de RPA, considerando a compatibilidade com sistemas existentes, facilidade de uso, capacidade de escalabilidade e custo. Além disso, realize testes com versões demo ou pilotos para avaliar a eficácia das ferramentas em seus ambientes de negócios específicos.

3. Prova de Conceito

Escolha um processo simples para começar. O objetivo é testar a viabilidade do RPA e entender como ele se integra aos sistemas existentes. Monitore os resultados do projeto piloto para avaliar a eficácia da automação, identificar desafios e ajustar a estratégia conforme necessário.

4. Treinamento e Desenvolvimento de Equipe

Invista em treinamentos para desenvolver habilidades internas em RPA, incluindo configuração de bots, monitoramento e manutenção. Também é comum que gestores considerem formar uma equipe dedicada ao RPA, que inclua membros com habilidades em análise de processos, gerenciamento de projetos e tecnologia da informação.

5. Monitoramento e Otimização Contínua

Implemente bots de RPA gradualmente, começando com processos menos complexos para ganhar experiência e confiança. Monitore detalhadamente todo o processo e faça ajustes conforme necessário.

Após o sucesso do projeto piloto, você pode começar a pensar na expansão da implementação para outros processos, escalonando com cuidado para garantir uma transição suave.

6. Integração com Process Mining

Process Mining é uma metodologia tecnológica avançada reconhecida mundialmente como ideal para otimização de processos com base em dados. Com o Process Mining, você utiliza insights para identificar continuamente oportunidades de automação e também consegue monitorar os processos que estão passando pela implementação de RPA.

Veja também:

• Descoberta de processos automática com Process Mining
• Mapeamento de Processos com Process Mining

O Process Mining é uma tecnologia avançada que desempenha um papel crucial na análise e melhoria de processos de negócios. Ele funciona analisando os registros de eventos digitais (logs) gerados pelos sistemas de informação de uma empresa para reconstruir visualmente os processos de negócios em execução. Esta análise detalhada permite às empresas entenderem como seus processos realmente operam, e não apenas como eles deveriam operar teoricamente.

Como o Process Mining Funciona?

1. Coleta de Dados: O Process Mining inicia coletando dados de logs de eventos de sistemas empresariais, como ERP, CRM, e sistemas de gestão de processos de negócios.
2. Reconstrução de Processos: Estes dados são então utilizados para reconstruir visualmente os processos de negócios em tempo real, mostrando o fluxo de trabalho exato, desde o início até o fim.
3. Análise de Desempenho: A tecnologia analisa o desempenho dos processos, identificando gargalos, ineficiências, desvios e potenciais riscos de compliance.
4. Insights e Oportunidades de Melhoria: Por fim, o Process Mining fornece insights valiosos, destacando áreas onde os processos podem ser otimizados, automatizados ou reestruturados.

O Process Mining oferece uma visão clara e objetiva de como os processos estão realmente funcionando. Também ajuda a localizar e entender os gargalos que afetam a eficiência, além de facilitar a verificação da conformidade dos processos com as normas e regulamentos.

Maximizando a Eficiência com Process Mining e RPA

O Process Mining atua como um grande guia estratégico para a implementação do RPA. Com um entendimento profundo dos processos de negócios proporcionado pelo Process Mining, as organizações podem identificar as melhores oportunidades para a implementação do RPA. Essa combinação permite automatizar os processos mais críticos e ineficientes, resultando em melhorias significativas na eficiência operacional e redução de custos.

Quando combinado com o RPA, o Process Mining permite:

1. Identificação Precisa de Oportunidades de Automação: Com insights detalhados do Process Mining, as empresas podem identificar com precisão quais processos se beneficiarão mais da automação, focando o RPA em tarefas que realmente necessitam de otimização.
2. Otimização Contínua de Processos: A combinação de RPA e Process Mining cria um ciclo de melhoria contínua. Enquanto o RPA automatiza os processos, o Process Mining fornece feedback contínuo sobre o desempenho, permitindo ajustes e melhorias constantes.
3. Medição de Impacto e Aumento do ROI: Talvez esse seja um dos maiores benefícios da combinação do Process Mining e RPA. Com a Mineração de Processos, é possível quantificar o exato impacto da automação do RPA, avaliando melhorias em eficiência, tempo de ciclo e conformidade. Essa eficiência aprimorada e a redução de erros levam a uma significativa redução de custos. Além disso, ao garantir que o RPA seja aplicado de forma estratégica, o retorno sobre o investimento (ROI) da automação é maximizado.
4. Conformidade e Governança: O Process Mining auxilia na monitoração da conformidade dos processos automatizados, garantindo que eles estejam alinhados com as políticas internas e regulamentos externos.

A combinação de Process Mining e RPA representa uma abordagem holística para a cultura de data-driven, permitindo que as empresas não apenas automatizem suas operações, mas também as reestruturem para máxima eficiência e eficácia. Ao utiliza o poder do Process Mining para guiar a implementação do RPA, as organizações podem alcancar resultados exponenciais.