O processo de Contas a Pagar é complexo e crítico para empresas de todos os portes. Uma operação eficiente e inteligente é fundamental para melhorar a saúde financeira, aumentar a liquidez e reduzir o risco de inadimplência. Porém, muitos gestores enfrentam desafios que prejudicam o pleno funcionamento do processo, como atrasos e falhas comuns que podem ser evitadas.
É por isso que 83% das empresas estão alocando até 5% de suas receitas líquidas em tecnologias para a área financeira, de acordo com a pesquisa da Deloitte de 2024 sobre o CFO do Amanhã. Ela também revela que 9% já utilizam soluções de computação em nuvem e Inteligência Artificial na área, e outros 31% estão avaliando a aplicação.
A mensagem é clara: o futuro da área financeira está sendo moldado agora.
Neste sentido, o processo de Contas a Pagar tem seu lugar de importância para acelerar o alcance dos objetivos financeiros das empresas. Por isso, trazemos neste artigo uma orientação sobre boas práticas para aumentar a eficiência do processo de Contas a Pagar, apresentamos sete estratégias de gestão e as tecnologias “do futuro” que têm ajudado gestores “no Agora” a impactar os resultados da área.
O que é Contas a Pagar?
Contas a pagar são as obrigações financeiras de curto prazo de uma empresa para com seus fornecedores ou credores, referentes a bens ou serviços adquiridos a crédito. Em outras palavras, trata-se das dívidas assumidas pela empresa, que devem ser pagas dentro de um prazo estabelecido após a aquisição dos produtos ou serviços.
Qual a importância do controle das Contas a Pagar?
Controlar as contas a pagar é importante para garantir que a empresa mantenha-se financeiramente saudável. É crucial que as contas sejam pagas em dia para evitar juros e multas. Além disso, um bom gerenciamento de contas a pagar pode ajudar a manter uma boa relação com fornecedores e credores.
O que Contas a Pagar faz?
A equipe de Contas a Pagar tem a responsabilidade de garantir o pleno funcionamento do processo e equilíbrio financeiro da empresa. Um profissional de Contas a Pagar precisa ter atenção aos prazos, pendências e valores. Mas como muitas das tarefas desse processo são repetitivas, os profissionais devem ser detalhistas e contar com recursos que os ajudem a evitar problemas, como atrasos de pagamentos, por exemplo.
Uma das formas de evitar que isso não ocorra é mantendo o equilíbrio entre os processos financeiros de Contas a Pagar e de Contas a Receber.
Qual a diferença entre Contas a Pagar e Receber?
A principal diferença é que Contas a Pagar é o processo de planejar e executar o pagamento das contas que a empresa precisa executar junto a terceiros, enquanto as Contas a Receber descrevem as obrigações que terceiros têm com a empresa. Ou seja, são processos essenciais para manter um fluxo de caixa adequado, já que a empresa precisa receber para garantir o cumprimento das suas obrigações de pagamento.
Esse equilíbrio é primordial para a sustentabilidade financeira da organização. E a área financeira tem o compromisso de garantir a eficiência nos principais processos, tanto nas Contas a Pagar quanto nas Contas a Receber. Uma das formas de melhorar a gestão é utilizando soluções baseadas em Inteligência Artificial para maximizar a performance financeira das empresas.
Como funciona o processo de Contas a Pagar?
O funcionamento do processo de Contas a Pagar, suas sequências e etapas variam de acordo com a realidade de cada empresa, como porte e volume de contas a serem pagas, quantidade de funcionários do time e tecnologias utilizadas. Mas, no geral, há uma série de etapas a serem realizadas:
- Emissão da ordem de compra
- Registro do relatório de recebimento
- Análise e aprovação da fatura
- Pagamento da fatura
- Baixa contábil
Esse processo deve ser muito bem gerenciado e controlado pois falhas comuns cometidas por seus responsáveis afetam o fluxo de caixa e dependendo do volume e valores das transações, causar problemas sérios para a sustentabilidade financeira da empresa. Por este motivo, é preciso compreender cada etapa e sua função no processo.
Emissão da ordem de compra
Uma ordem de compra é um documento emitido pela empresa que indica a compra de um bem ou serviço. Ela contém informações como:
- Descrição do item
- Quantidade
- Preço
- Data de entrega
- Condições de pagamento.
A ordem de compra é um registro interno e não enviado ao fornecedor, com o objetivo de informar o departamento financeiro da empresa de que um investimento será feito, e que muitas vezes, deverá ser debitado do Centro de Custo de um setor. Esse documento pode ser movimentado pela empresa entre o profissional que solicitou a compra, o que registrou a ordem, o departamento financeiro e o que receberá o bem.
Registro do relatório de recebimento
Após o recebimento da mercadoria o departamento de Contas a Pagar compara as informações da ordem de compra com o relatório de recebimento, documento que relaciona os bens recebidos ou serviços oferecidos, assim como quantidades e qualidade, e em seguida, a fatura recebida do fornecedor.
Análise e aprovação da fatura
O fornecedor envia a fatura para pagamento e seus dados são comparados com a ordem de venda e relatório de recebimento. No caso de conformidade de todas as informações, incluindo condições e forma de pagamento, os dados são registrados no sistema e a fatura é liberada para processamento e pagamento.
Pagamento da fatura
É a realização do pagamento ao fornecedor, de acordo com as condições negociadas, optando pelo pagamento na data de vencimento (o que é estratégico para organizações que precisam de dinheiro em caixa) ou pela antecipação deste (onde é possível obter descontos). O importante é evitar o atraso do pagamento, já que implica em multas e juros, além de prejudicar o relacionamento com o fornecedor.
Baixa contábil
Com a realização do pagamento o departamento de Contas a Pagar irá fechar a conta do fornecedor, reduzindo o passivo criado quando foi aberta. Todos os registros serão atualizados e documentos como ordem de compra, contas bancárias, comprovante de pagamento e faturas serão armazenadas nos livros contábeis ou em softwares a fim de busca futura.
Os maiores desafios da gestão de Contas a Pagar
Já falamos que o processo de Contas a Pagar é complexo e deve ser controlado de perto, já que falhas simples podem causar grandes problemas para o caixa financeiro da instituição. Muitas equipes, mesmo atentas ao trabalho executado, acabam deixando informações passarem despercebidas, o que implica nesses erros tão temidos pela gestão:
- Controlar os vencimentos: não se atentar ao prazo de vencimento da conta ou programar o pagamento para uma data futura ao vencimento acarreta em juros e multas, valores que podem ser significativos para o caixa da empresa. Isso pode acontecer também se a fatura for recebida pelo departamento de Contas a Pagar em data muito próxima ou até após o vencimento. O gestor deve garantir que os prazos sejam cumpridos e que as contas sejam pagas a tempo, e se o índice de atrasos for alto, investigar quais são as causas mais comuns.
- Obter todas as informações: é comum que algumas informações importantes para pagamentos sejam perdidas ao longo do processo desde a solicitação de compra, como valores, quantidades, prazos e condições de pagamento. Ou ainda, receber informações erradas, decorrentes de problemas de digitação, por exemplo. Essa falha gera retrabalho e atrasa o processo, o que pode impactar no prazo de pagamento.
- Ter as responsabilidades claras: principalmente em empresas de grande porte que necessitam de equipes maiores, algumas contas podem ser perdidas se a divisão de responsabilidades não for bem definida. Por exemplo, separar as contas entre os profissionais pagadores considerando o departamento de origem, fornecedor ou nível do valor da conta. Nesse caso, também é importante monitorar a produtividade e performance de cada responsável.
- Padronizar o processo: se uma equipe é grande e vários profissionais desempenham a mesma função, a variabilidade da execução do processo também pode ser alta, variando entre tempos e formas de realizar cada tarefa. Nesse sentido é importante avaliar todas variantes possíveis do processo e garantir que todos o façam da forma mais adequada.
- Manter as informações centralizadas: armazenar informações financeiras em planilhas, por exemplo, prejudica o funcionamento pleno do processo e as consultas quando necessárias. Ter um processo extremamente manual e movimentar um alto volume de documentos impressos também pode causar falhas. Nesse sentido, contar com um software que apoie o acompanhamento do processo e informações das contas é essencial.
- Ter processos rastreáveis: como dito acima, o Contas a Pagar é um processo complexo e vital para a organização. Em organizações de grande porte é essencial que os gestores consigam monitorar e controlar a execução do processo, detectando os problemas e melhorando continuamente a eficiência dos processos.
7 Estratégias para uma Gestão Mais Eficiente de Contas a Pagar
A gestão eficaz de Contas a Pagar exige uma abordagem estratégica. Com as técnicas certas, sua empresa pode otimizar processos, reduzir custos e melhorar relacionamentos com fornecedores. Aqui estão sete estratégias chave e como implementá-las!
1. Planejamento Financeiro Consciente
Um planejamento financeiro bem estruturado pode ser o divisor de águas para a saúde financeira de um negócio. Ele evita decisões apressadas, como pagamentos antecipados sem descontos, que se traduzem em custos ocultos e oportunidades perdidas. Ao definir um orçamento, as empresas devem considerar e avaliar cada pagamento, identificando oportunidades de desconto em antecipações e evitando custos desnecessários.
2. Otimização e Monitoramento de Processos
A eficiência em Contas a Pagar é amplamente determinada pela robustez dos processos adotados. Monitorar e otimizar estes processos regularmente, assim como manter-se atento às tendências dos fornecedores, pode reduzir falhas, retrabalhos e até identificar oportunidades de melhores negociações.
3. Controle Proativo de Vencimentos
Multas, juros e desgastes com fornecedores muitas vezes são resultado da falta de um sistema eficiente de alertas para vencimentos. Adotar uma abordagem proativa, com alertas automáticos para vencimentos iminentes, garante pagamentos em dia, evitando custos adicionais e mantendo uma relação saudável com fornecedores.
4. Fortalecimento do Fluxo de Caixa
O controle rigoroso do fluxo de caixa permite às empresas avaliar seu estado financeiro e tomar decisões informadas. Ao entender e controlar o fluxo, as empresas podem aproveitar descontos em antecipações e gerir recursos de forma mais eficaz, garantindo solidez financeira.
5. Medição e Análise de Desempenho Financeiro
As métricas, como pagamentos pontuais e DPO, fornecem insights valiosos sobre a eficácia dos processos de pagamento. Ao monitorar e analisar esses indicadores, é possível ajustar estratégias, identificar áreas de melhoria e, consequentemente, otimizar o desempenho financeiro.
6. Conformidade e Redução de Ineficiências
A padronização de processos e a conformidade não só reduzem erros e retrabalhos, mas também garantem uma operação mais suave e previsível. Treinamentos regulares e ferramentas de controle podem minimizar falhas, promovendo uma gestão de contas a pagar mais eficiente e confiável.
7. Automação para um Processo Touchless
Em um mundo cada vez mais digital, a automação emerge como uma solução para aumentar a precisão e rapidez das transações. Ao minimizar a interferência humana, as empresas reduzem erros, aceleram processos e garantem uma gestão de contas a pagar mais ágil.
Benefícios da Automação para Contas a Pagar
Como você já viu, o processo de Contas a Pagar é complexo e exige muita atenção para que seja desempenhado de forma eficiente. Como muitas tarefas são repetitivas e manuais, são suscetíveis a erros humanos que podem causar um grande problema para o fluxo de caixa, como erros de digitação, adicionar dados de pagamentos incorretos, programar o pagamento para após o vencimento ou até esquecer contas.
Softwares de automação são úteis para dar maior produtividade para o Contas a Pagar. Mas, se você quer ter um processo eficiente e inteligente, deve iniciar com uma solução para controle e análise do processo. Vamos te explicar porquê.
Imagine que sua operação tenha um problema comum envolvendo atraso entre as etapas de Aprovação e Processamento da fatura. Segundo boas práticas, o tempo ideal de transição entre as etapas é de um dia útil. Porém, por conta de um processo não padronizado e ineficiente, sua equipe realiza essa tarefa em três dias.
Se você implementar um software de automação para realizar a tarefa sem identificar antes que o processo poderia ser otimizado, estaria automatizando uma falha, o que não corrigiria o problema. Você concorda?
Portanto, contar com uma gestão inteligente do processo de Contas a Pagar é fundamental. Hoje, existem soluções baseadas em tecnologia de ponta que utilizam Inteligência Artificial para analisar e melhorar processos, identificando oportunidades de otimização para serem realizadas antes de automatizar. Isso possibilita ganhos surpreendentes, como os ocorridos a um centro de saúde:
Um Centro de Referência Internacional em Saúde Especializada descobriu com a IA o custo elevado de 5700 faturas por antecipação de pagamento e um gargalo com mais de 447h de retrabalho. Essas descobertas permitiram mais eficiência com a redução de retrabalhos e pagamentos antecipados, gerando mais de 8 milhões de economia.
Isso só foi possível porque a instituição utilizou a solução da UpFlux, que ajuda na descoberta e melhoria dos processos para maximizar a eficiência e os ganhos financeiros para as empresas. A seguir, entenda mais sobre a tecnologia atualmente utilizada pelos gestores financeiros.
Inteligência Artificial para Contas a Pagar
A tecnologia de ponta utilizada pela UpFlux revela tudo o que acontece no processo de Contas a Pagar a partir de dados existentes no sistema de gestão utilizado pela empresa, mapeando desde a emissão da ordem de compra até o pagamento da fatura. Além de mapear o processo, a tecnologia simplifica o monitoramento da performance do processo para identificar pagamentos atrasados, antecipados e duplicados.
Veja alguns benefícios da aplicação de UpFlux AI em um processo de Contas a Pagar:
- Identificando gargalos e atrasos: permite a visualização e detecção ágil de problemas que impactam em atrasos, como contas paradas por falta de informações.
- Monitorando o cumprimento de prazos: a tecnologia evidencia os tempos para realização de cada etapa do processo, facilitando a tomada de decisão para corrigir os atrasos.
- Identificando erros e inconsistências: identifica não conformidades como faturas duplicadas ou pagamentos incorretos, já que envia notificações sempre que algo sair do esperado.
- Medir a performance da equipe: você pode avaliar a produtividade e retrabalhos por pagador ou de grupos, entendendo os principais responsáveis e motivos de falhas.
UpFlux tem ajudado gestores financeiros a controlar os processos, como o Contas a Pagar de várias formas. Por exemplo, sinalizando prazos de vencimento de faturas para mitigar atrasos e perdas financeiras, além de padronizar o processo para que a gestão sempre saiba quando existir uma violação.
E a solução vai além da otimização de processos:
UpFlux mostra problemas existentes e oportunidades de alavancagem de performance, capacita times para alcançarem níveis elevados de excelência e aumenta o poder de análise da gestão para decisões embasadas em dados. Tudo isso utilizando tecnologia de ponta que integra automação, otimização de processos e análises feitas em tempo real pela IA.
Você é responsável por processos financeiros e se identificou com os desafios apresentados? Fale com nossos especialistas para conhecer mais sobre a solução da UpFlux:
