Lead Time é o tempo que leva do início de um processo à sua conclusão, sendo uma medida determinante de eficiência nas empresas. Fazer o cálculo, acompanhamento e redução do Lead Time são atividades que visam gerar maior velocidade, qualidade e diferencial competitivo no mercado.
Vamos tomar como exemplo uma empresa de manufatura, que luta para manter a produção em ritmo com a demanda do mercado. Atrasos na produção, gargalos na cadeia de suprimentos e prazos de entrega perdidos são apenas alguns dos desafios que eles enfrentam. No coração desses desafios, está um indicador crucial que não deve ser negligenciado: o Lead Time.
Mas como as empresas podem medir e otimizar o Lead Time? E como a tecnologia pode ajudar nesse processo?
Neste artigo, exploramos sua importância para as operações comerciais e industriais, e como a Inteligência Artificial pode ser utilizada para calcular o Lead Time de forma automática. Então, se você está procurando maneiras de aumentar a eficiência produtiva, melhorar a satisfação do cliente e ganhar uma vantagem competitiva, continue a leitura. Esta jornada pode ser a chave para desbloquear o potencial oculto da sua empresa!
O que é Lead Time?
Lead Time, também conhecido como tempo de aprovisionamento ou “tempo de espera” (em tradução livre do inglês), é a medida do período total para concluir um processo, do início ao fim. É um indicador essencial na gestão de operações, pois mede a eficiência de um processo e pode ser utilizado como ferramenta estratégica pelas empresas que buscam aumentar sua competitividade.
Aprofundando um pouco mais, o Lead Time pode ser dividido em diferentes tipos, cada um com seu próprio significado e importância:
- Lead Time do Cliente: é o tempo em que o cliente espera desde o momento em que faz um pedido até o momento em que recebe o produto ou serviço.
- Lead Time de Material: é o tempo para se obter os materiais necessários para a produção; mede o tempo de entrega dos fornecedores e o tempo de processamento dos materiais.
- Lead Time de Produção ou Fábrica: é o tempo necessário para transformar os materiais em um produto acabado, incluindo o tempo de preparação, processamento e inspeção.
- Lead Time Cumulativo: é a soma dos três tipos mencionados anteriormente; se refere ao tempo total desde o momento em que o pedido é feito até o momento em que acontece a entrega ao cliente, pela perspectiva da empresa.
Cada tipo de Lead Time tem seu próprio conjunto de variáveis e pode ser influenciado por diferentes fatores. Portanto, gerenciar esse indicador e compreender sua importância é crucial para melhorar a eficiência e a produtividade dos processos de negócios.
Veja também:
- Estratégias Práticas para Reduzir Custos na Sua Empresa
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Qual a importância do Lead Time para o meu negócio?
O Lead Time é importante por impactar diretamente a eficiência operacional, a satisfação do cliente e a lucratividade de um negócio. Um Lead Time reduzido pode melhorar a eficiência operacional.
Isso é possível porque a redução do Lead Time está relacionada à redução de custos, aumento da satisfação do cliente e decisões mais informadas.
- Em primeiro lugar, ao minimizar o tempo necessário para completar um processo, pode-se aumentar a capacidade de produção sem a necessidade de recursos adicionais. Isso pode resultar em significativa redução de custos e melhorias da linha de fundo do seu negócio.
- Em segundo lugar, o Lead Time tem um impacto direto na satisfação do cliente. Os clientes de hoje esperam prazos de entrega rápidos e confiáveis. Um Lead Time longo pode resultar em atrasos na entrega, o que pode levar a insatisfação do cliente e perda de negócios.
- Além disso, o Lead Time é uma ferramenta estratégica que pode ser usada para tomar decisões informadas. Por exemplo, ao entender os fatores que impactam esse indicador, os gestores podem identificar gargalos no processo e implementar melhorias para reduzir o tempo de espera.
Portanto, se você está procurando maneiras de melhorar a eficiência, aumentar a satisfação do cliente e impulsionar a lucratividade, a gestão do Lead Time deve ser uma parte essencial da sua estratégia de negócios. Mas é importante não confundir Lead Time com Cycle Time ou Takt Time. A seguir, vamos entender do que se trata cada conceito.
Veja também:
- Análise de processos: o que é, como fazer e melhores ferramentas
- Descoberta de processos automática com Process Mining
TAKT time, Cycle Time e Lead time
TAKT time, Cycle Time e Lead Time fazem parte do estudo de movimentos e tempos, utilizado para analisar e otimizar os resultados de uma empresa. Todos os três conceitos são importantes para a gestão de processos, mas têm significados e aplicações distintas.
“O monitoramento do tempo das atividades de uma operação define e classifica os movimentos utilizados em uma série de operações, determinando quais elementos são necessários e elimina os desnecessários e com isso melhora a produtividade ao estabelecer padrões de tempo que serão seguidos em todas as fases do processo. E com o tempo padrão definido, determina-se a capacidade produtiva e possibilita a elaboração de planos para a produção.”
XXXVIII Encontro Nacional de Engenharia de Produção
Qual a diferença entre TAKT time, Cycle Time e Lead time?
TAKT Time é uma medida que representa quanto tempo um produto ou serviço deve ser produzido para atender à demanda do cliente. É calculado dividindo o tempo de trabalho disponível pela demanda do cliente. Frequentemente usado na fabricação enxuta, o Takt Time ajuda a sincronizar a produção com a demanda do cliente e evita a superprodução. O objetivo do takt time é determinar o tempo ideal de produção.
Já Cycle Time é o tempo que leva para completar um ciclo de uma atividade que compõe um processo. Em outras palavras, é o tempo entre a produção de duas unidades consecutivas. Exemplo: em uma determinada atividade, a cada 2 horas, 1 entrega é realizada. O objetivo do Cycle Time é analisar a frequência de produção.
Enquanto Lead Time é o tempo total necessário para um processo ser concluído, do início ao fim. Ele inclui todos as atividades do processo, como o tempo de espera, o tempo de processamento e o tempo de entrega. O objetivo do Lead Time é determinar a velocidade do processo.
Entretanto, apesar das diferenças, os três termos estão interrelacionados e são todos importantes para uma eficaz gestão dos processos. Ao entender e gerenciar o TAKT time, Cycle Time e Lead Time, as organizações podem melhorar a eficiência, reduzir os custos e atender melhor às necessidades dos clientes.
A escolha sobre qual medida utilizar depende do objetivo da análise. Organizações que têm processos bem estruturados e querem diferenciar suas operações no mercado têm no Lead Time uma importante métrica de acompanhamento diário.
Isso porque ele ajuda a entender como está a eficiência da equipe, a qualidade dos materiais e a demanda do cliente. As análises sobre o Lead Time também vão depender da complexidade do processo, que sofre alterações dependendo da sua respectiva área.
O que significa Lead Time no processo de cada área
O Lead Time pode variar dependendo da área da empresa. Por exemplo, o Lead Time de compras é o tempo que leva para uma empresa comprar um produto ou serviço e receber de um fornecedor. Na logística, é o tempo entre o pedido e a entrega ao cliente. Em vendas, é o tempo em que uma empresa vende um produto ou serviço a um cliente. Na produção, é o tempo total para se produzir um produto.
Vamos explorar como ele funciona em diferentes contextos.
O que é Lead Time de Compras
Lead Time de Compras é o tempo do momento em que um pedido de compra é feito até o momento em que o produto ou serviço é recebido na empresa. Isso inclui o tempo para processar o pedido, o tempo que o fornecedor leva para preparar e enviar o produto, e o tempo de transporte.
A otimização do Lead Time de compras pode envolver a negociação de prazos de entrega mais rápidos com fornecedores, a melhoria dos processos internos de processamento de pedidos, ou a utilização de tecnologias de automação para agilizar o processo de compra.
O que é Lead Time na Logística
Na logística, Lead Time é o tempo que compreende desde o pedido realizado até a efetiva entrega ao cliente. A análise de cada uma das etapas que compõem este período ajuda a gestão a identificar na cadeia logística todos os problemas decorrentes do processo.
O objetivo de acompanhar este indicador é resolver cada um desses problemas para que o Lead Time seja o menor possível, impactando em maior eficiência produtiva e melhor satisfação do cliente.
O que é Lead Time de Vendas
No contexto de vendas, é o tempo que leva desde o momento em que um pedido de venda é recebido até o momento em que o produto ou serviço é entregue ao cliente. Isso inclui o tempo para processar o pedido, preparar o produto para envio, e o tempo de transporte.
A otimização do Lead Time de vendas pode envolver a melhoria dos processos internos de processamento de pedidos, a redução do tempo de preparação do produto, ou a utilização de tecnologias de automação para agilizar o processo de venda.
O que é Lead Time de Produção
Na produção, o Lead Time é o tempo que leva para transformar matérias-primas em produtos acabados. Isso inclui o tempo para preparar os materiais, o tempo de produção real, e o tempo para inspecionar e embalar o produto acabado.
A redução do Lead Time de produção pode ser alcançada através da melhoria da eficiência operacional, a implementação de técnicas de produção enxuta, ou a utilização de tecnologias de automação e Inteligência Artificial (IA), para identificar e eliminar gargalos de produção.
Em todas essas áreas, a gestão eficaz do indicador pode resultar em melhorias significativas na eficiência operacional, satisfação do cliente e lucratividade do negócio. Além disso, a utilização de tecnologias avançadas pode fornecer insights valiosos que ajudam as empresas a identificar oportunidades para reduzir o Lead Time e melhorar o desempenho geral.
Como calcular o Lead Time de um processo?
O cálculo do Lead Time é realizado medindo o tempo entre o início e o fim de um processo. Primeiro, identifique qual o ponta a ponta a ser analisado. Depois, siga a este passo a passo para fazer a aferição:
1. Identifique o início e o fim do processo
O início do processo pode ser o momento em que um pedido é feito ou quando a produção começa. O fim do processo é quando o produto é entregue ao cliente ou o serviço é concluído.
2. Meça o tempo entre o início e o fim
Isso pode ser feito utilizando um cronômetro, um software de rastreamento de tempo ou qualquer outra ferramenta de medição de tempo. Certifique-se de medir o tempo em uma unidade consistente (por exemplo, minutos, horas, dias).
3. Repita a medição de vários ciclos de um mesmo processo
Para obter uma medida precisa do Lead Time, o ideal é medir o tempo para vários ciclos do processo, repetindo o cálculo para cada atividade e calculando a média geral.
O cálculo do Lead Time pode ser feito de forma automática ou manual. E existem várias maneiras de fazer isso. A seguir, vamos comparar uma abordagem manual e uma abordagem automática que são utilizadas nas indústrias.
Como calcular o Lead Time de forma manual com cronoanálise
A técnica de cronoanálise é uma das formas de garantir a aferição precisa do tempo que cada etapa do processo leva para ser concluída. Ela é realizada de forma manual, necessitando apenas de um cronômetro (que pode ser do celular) e um local para registrar (que pode ser papel e caneta ou uma planilha digital em computador, tablet ou celular). Para medir, é bem simples:
- Um profissional de cada operação é selecionado para executar uma tarefa do seu início ao fim.
- Ao iniciar a tarefa, o cronômetro é acionado.
- Ao finalizar, é marcado o tempo exato, exatamente como vemos nas provas olímpicas.
É importante pontuar que a execução da tarefa deve seguir uma velocidade que não seja considerada rápida nem devagar. Para aumentar a confiabilidade da medição, é ideal que a execução da tarefa seja medida por mais de uma vez pelo profissional responsável por aferir.
As anotações devem incluir a data e hora em que o pedido é feito, a data e hora em que o produto é iniciado e a data e hora em que o produto é entregue. Com os tempos anotados, é feito um cálculo da média da tarefa. O procedimento é repetido com cada operação correspondente a cada uma das etapas que compõe o processo que se pretende analisar.
Por isso, antes mesmo de começar a cronoanálise, é imprescindível que seja realizado o mapeamento de processos como passo anterior. Isso permitirá entender: quais processos existem? Qual a ordem de prioridade deles para fazer a cronoanálise? Ou seja, qual deles tem maior potencial de haver problema para uma intervenção imediata?
Pontos de atenção sobre a cronoanálise
Para empresas com numerosos processos de alta complexidade, esta solução de problemas tem menos chances de ser realmente imediata. Pois a alta quantidade de aferições manuais requeridas na cronoanálise tornam a aferição demorada em relação às expectativas de competitividade do mercado.
Mas isso não quer dizer que a cronoanálise não funciona. A técnica entrega, sim, resultados que ajudam a determinar o tempo de ciclo e estimar o Lead Time para um melhor planejamento da produção. No entanto, não é a melhor escolha para companhias que pretendem ter uma cultura data driven e gerar diferencial competitivo.
O tempo que demora para se chegar aos resultados com a cronoanálise já foi o suficiente para o mercado em outros períodos da história. Na atualidade, a eficiência requerida para a manutenção da competitividade requer ferramentas com características ágeis, como a Inteligência Artificial.
Como calcular o Lead Time de forma automática com Inteligência Artificial
Associada à abordagem de Process Mining, a Inteligência Artificial permite o cálculo automático do Lead Time, pois atualiza os dados sobre processos em segundos. Isso é possível porque nas indústrias todos as etapas dos processos têm seu início e fim registrados em sistemas de informação.
Junto com dados que identificam a atividade e a qual processo pertencem, é possível criar instantaneamente um mapa de processos que mostra, dentre outros entregáveis, o Lead Time do processo.
Quais as principais diferenças entre a Inteligência Artificial e a cronoanálise
Com a Inteligência Artificial, não é necessário realizar de forma demorada e separada os estágios de mapeamento de processos e registro manual de tempos por atividade, como é prerrogativa na cronoanálise. Em uma única plataforma de IA e Process Mining, são extraídos dados, mapeados processos e calculados os Lead Times de cada um.
Além da velocidade, outro ganho de calcular o Lead Time de forma automática com Inteligência Artificial está nos rápidos insights para o negócio que são gerados a partir da tecnologia. Ela mostra de forma visual e destacada os gargalos dos processos, erros, ineficiências e todos os pontos de atenção em relação ao processo ideal configurado.
Já a cronoanálise requer um maior tempo para identificação de problemas, pois pressupõe preencher manualmente os dados dos processos para uma análise de todas as anotações, e não de forma destacada como já apontada automaticamente pela Inteligência Artificial.
Assim, ao utilizar esta tecnologia avançada para calcular o Lead Time, também há outros ganhos. IA e Process Mining geram acionáveis para diminuir atrasos no percurso, reduzir o Lead Time, aumentar a eficiência do processo e ainda ganhar em produtividade e redução de custos operacionais. Por isso, se torna cada vez mais obsoleta a utilização de meios manuais para cálculo e gestão do Lead Time, como a cronoanálise e outras técnicas.
O motivo? Não faz sentido usar uma abordagem de coleta demorada demorada de informações e com uma mera entrega de dados para análise igualmente demorada se as empresas têm à sua disposição uma tecnologia que captura os dados, analisa, mapeia e entrega insights acionáveis em segundos.
Estratégias para otimizar o Lead Time com IA
Como mencionado anteriormente, a tecnologia de IA e Process Mining permite atualmente uma análise profunda e precisa dos processos, revelando insights valiosos que podem ser usados para impulsionar a eficiência e a eficácia operacional.
Por isso, ao desenvolver estratégias para otimizar o Lead Time, a Inteligência Artificial é um item necessário para o sucesso deste que é um indicador chave de desempenho em muitas indústrias. Vejamos a seguir como a IA contribui para a redução do Lead Time e otimização de todo o processo.
Como reduzir o Lead Time?
Para reduzir o Lead Time, é crucial identificar os gargalos nos processos e implementar iniciativas de melhoria específicas para mitigar as ineficiências da área. Acompanhar regularmente o Lead Time e estabelecer metas claras também são práticas recomendadas.
Neste sentido, a Inteligência Artificial atua para aumentar a velocidade da identificação de gargalos e oportunidades de melhorias, realizar um contínuo monitoramento e avaliação de resultados, além de gerar alta confiabilidade dos insights gerados a partir de dados precisos de sistemas de informação das empresas.
A seguir, confira algumas formas pelas quais a IA contribui.
- Identificação de Gargalos e Oportunidades de Melhoria. O Process Mining permite às empresas analisar dados de logs de eventos de vários processos de negócios e extrair insights valiosos. Esses insights podem ser usados para identificar gargalos e oportunidades de melhoria nos processos existentes, incluindo aqueles que afetam o Lead Time. Por meio da análise de grandes volumes de dados, a UpFlux consegue identificar padrões e tendências que muitas vezes passam despercebidos a olho nu.
- Implementação de Iniciativas de Melhoria. Com base nos insights gerados pelo Process Mining, as empresas podem definir e implementar iniciativas de melhoria em atividades ou áreas específicas para otimizar seus processos. Essas iniciativas podem variar desde a remoção de etapas desnecessárias no processo até a reestruturação de toda a cadeia de suprimentos. Ferramentas como a UpFlux Process Mining não só permitem a implementação dessas iniciativas, mas também oferece a capacidade de monitorar a conformidade do processo em tempo real em um painel Kanban. Isso garante que as iniciativas de melhoria sejam implementadas corretamente e que quaisquer desvios ou não conformidades sejam prontamente identificados e corrigidos.
- Monitoramento e Avaliação de Resultados. Uma vez que as iniciativas de melhoria são implementadas, é crucial monitorar e avaliar seus impactos nos indicadores de desempenho do processo, incluindo o Lead Time. Ferramentas de Process Mining permitem que as empresas acompanhem esses indicadores ao longo do tempo, fornecendo uma visão clara do progresso e dos resultados das iniciativas de melhoria.
- Melhoria Contínua. Ferramentas como a UpFlux fornecem insights contínuos sobre o desempenho do processo, permitindo que as empresas implementem estratégias de melhoria contínua para otimizar ainda mais o Lead Time. Com a UpFlux, as empresas podem entrar em um ciclo de melhoria contínua, onde os processos são constantemente analisados, melhorados e monitorados para garantir a otimização contínua do Lead Time.
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