A farmácia hospitalar é um dos setores mais importantes das instituições de saúde e seu funcionamento é fundamental para o bom resultado do tratamento ao paciente. A farmácia é a área onde acontece a gestão de medicamentos hospitalares, sendo o espaço responsável por promover o cuidado farmacêutico e manter o controle sobre as medicações.
Dessa maneira, a farmácia hospitalar tem o objetivo de fazer com que esses recursos sejam utilizados de forma adequada. No entanto, fazer a gestão de medicamentos hospitalares de forma sustentável é um grande desafio para as instituições de saúde. Isso acontece principalmente porque a maioria dos hospitais não tem um controle automatizado da jornada do paciente, visualizando seus consumos, e nem um controle do estoque baseado nisso.
Nesse texto vamos falar sobre como a gestão de medicamentos hospitalares e a administração da farmácia podem ser mais positivas, evitando desperdícios, gerando melhores processos e proporcionando um melhor faturamento. Para isso, respondemos cinco perguntas sobre o tema. Continue a leitura!
Como fazer a gestão de medicamentos hospitalares?
Para que a gestão de medicamentos hospitalares seja realmente eficiente é preciso ter processos muito bem definidos e uma equipe muito bem treinada. Manter um controle rígido sobre esses insumos reflete diretamente no rendimento da instituição, impactando em diversos setores.
Primeiramente, para que esse trabalho seja eficaz, mapear processos e entender profundamente a disponibilidade e uso de recursos é indispensável. Ou seja, primeiro é preciso se preocupar com o controle do estoque e com o consumo do paciente durante a sua jornada.
Dessa maneira é possível ter mais clareza sobre as operações da farmácia hospitalar. Com a automação de processos, a instituição consegue mapear produtos, custos e tempo de entrega dos fornecedores, além de controlar o uso e suas variabilidades por parte dos pacientes de maneira aprofundada.
Como evitar desperdícios e falta de medicação na farmácia hospitalar?
Adotar processos manuais para gerir uma farmácia é impossível na gestão de medicamentos hospitalares. E isso não quer dizer apenas controlar estoque. Visualizar a jornada do paciente e entender todo uso de medicamento durante esse processo fornecerá as informações necessárias sobre os consumos durante a internação, para que o time faça um planejamento adequado dos pedidos e nada falte ao paciente.
Ao analisar a jornada do paciente ponta a ponta de forma automatizada, a equipe assistencial consegue mensurar o uso de medicamentos e avaliar o consumo, entendendo de forma clara quando paciente precisará de uma nova dose, ou quando essa medicação pode ser cessada. Por meio de um Prontuário Eletrônico (PEP), o time também pode controlar substâncias com mais ou menos uso, aumentando ou não o número de pedidos do produto.
Esse controle eletrônico também consegue mapear as doenças que aparecem com maior frequência e requerem um medicamento específico em grandes quantidades. Esse tipo de entendimento garante que o hospital compre o estoque necessário para aquele período de uso, reduzindo o desperdício ou o vencimento de medicamentos no estoque e melhorando a gestão de medicamentos hospitalares.
Além disso, montar um planejamento estratégico baseado em custos e consumos da farmácia hospitalar ajudará a entender o fluxo da mesma, dando mais clareza sobre os processos da instituição. Isso gera maior controle sobre as demandas, evitando a falta de medicação na farmácia e esse planejamento também irá auxiliar na redução de custos e em possíveis negociações com fornecedores.
Como controlar estoque, vencimento e rastreabilidade dos medicamentos hospitalares?
Controlar o vencimento e estoques é básico e extremamente necessário na gestão de medicamentos hospitalares. Em centros oncológicos, por exemplo, que se faz uso de medicações fracionadas, também é preciso manter um controle. Isso aumenta o aproveitamento, evita desperdícios e reduz custos. Para isso, garantir a rastreabilidade dos medicamentos é uma ação que toda farmácia deve fazer. Essa rastreabilidade ajuda a prevenir a falta de algum medicamento, caso ele não tenha sido solicitado ao setor de compras.
Ela também é essencial durante a jornada do paciente. Imagine só se a Anvisa suspendesse o uso de um determinado lote de medicamento por ele estar causando um problema específico em pacientes. Como o profissional irá saber qual paciente tomou aquele lote de medicamento? Como será possível retirar os lotes de uso se não há rastreabilidade no processo? Esse controle bem-organizado determina o dia, hora e quantidade utilizada para garantir também a segurança do paciente.
Além disso, a rastreabilidade também reduz diretamente o desperdício. Rastreando esses medicamentos a gestão tem maior controle sobre as datas de vencimento de cada item. Em boa parte dos casos esse rastreamento é feito de forma manual, ocasionando erros e ineficiências, fazendo com os medicamentos sejam descartados ou desperdiçados e, consequentemente, tornando a gestão de medicamentos hospitalares ineficiente.
Como reduzir custos da farmácia hospitalar?
Garantir que o medicamento certo, na quantidade certa, chegue ao paciente certo é uma das principais formas de reduzir os custos da farmácia de um hospital e a variabilidade entre atendimentos. Isso porque, como falamos anteriormente, a gestão de medicamentos hospitalares se torna complexa quando feita de forma manual, o que gera erros que fazem com que muitos recursos sejam descartados e desperdiçados durante o tratamento.
Rastrear medicamentos, fazendo um controle adequado e monitorando seu uso durante a jornada do paciente na instituição tende a ser a melhor ação para a redução de custos. Ou seja, todo esse controle permite que a compra seja feita de forma antecipada, evitando que haja faltas no estoque, o que pode prejudicar o enfermo e ainda causar uma péssima experiência do paciente.
Um programa que pode auxiliar também na redução na gestão de medicamentos hospitalares é o Antimicrobial Stewardship (AMS). Esse programa busca o controle do uso de antimicrobianos, para que eles sejam prescritos de maneira adequada, garantindo a segurança do paciente. O uso descontrolado inadequado desses medicamentos causa milhares de mortes todos os anos, segundo a OMS.
Um dos desafios da gestão hospitalar é controlar de forma automática esse processo, sistematizando seu uso em busca do combate à resistência microbiana e maior resultado no tratamento do paciente. A redução de custos não é a maior finalidade desse processo, mas uma consequência. Um estudo da UFMS mostra uma redução de mais de 70% do custo terapêutico com a adoção desse programa.
Além desse ponto, é permitido também controlar a sazonalidade das medicações. Por exemplo, em algumas épocas do ano é possível “prever” quais doenças e problemas sazonais requerem um medicamento específico em maior escala. Assim, a farmácia hospitalar consegue fazer a compra mais precisa de medicamentos a serem usados em determinado período e a redução do seu pedido fora daquela época. Essa é uma medida que ajuda na redução de custos e potencializa a gestão de medicamentos hospitalares.
Como a tecnologia de Process Mining auxilia na gestão de medicamentos hospitalares?
Process Mining é uma tecnologia que ajuda instituições na melhoria da gestão de processos, analisando ponta a ponta os fluxos da organização e oferecendo insights para melhorias. Tudo isso, baseado em padrões ideais criados pelo time de gestão, pensados para que os processos seguidos sejam os melhores possíveis.
Nas instituições de saúde, Process Mining colabora ativamente em diversas áreas e também na melhoria dos fluxos de farmácia. Na gestão de medicamentos hospitalares é possível contar com Process Mining para:
Monitoração da jornada do paciente
Como falamos, monitorar a jornada do paciente é ter subsídios para entender o consumo de medicamentos e estabelecer padrões de uso. As análises dos consumos e custos de medicamentos, exames e materiais das linhas de cuidado custam muito tempo da equipe assistencial. Automatizar esse processo é essencial na gestão de medicamentos hospitalares.
Observando a trajetória do usuário de maneira automatizada, os profissionais podem determinar gatilhos para reduzir desperdícios, controlar o uso e também receber alertas quando determinada quantidade for consumida ou estiver em falta.
Essa jornada é facilmente entendida dentro da plataforma de Process Mining, permitindo uma visualização prática de tudo que acontece com o paciente. Com a utilização de um kanban o profissional pode entender quais casos estão em conformidade com as regras estabelecidas, em verde, e quais não estão, em vermelho.
Mas não é só isso. Outras funcionalidades da plataforma oferecem insights e informações relevantes para que a equipe assistencial consiga entender a jornada do paciente e, nesse caso, a administração de medicamentos. Com relatórios completos e o mapa de processos é possível obter dados e informações concretas sobre cada estágio da permanência do paciente na instituição.
Padronização das linhas de medicação
Cada instituição de saúde tem sua padronização de medicamentos, geralmente composta por uma comissão que determina a melhor linha de medicação para compor o receituário hospitalar. Essa linha tem como objetivo racionalizar o uso de medicamentos, adquirindo apenas produtos com valor terapêutico comprovado.
Além disso, algumas diretrizes determinam ainda que o número de medicamentos em estoque seja reduzido, mas de forma a cumprir com a demanda necessária. Para isso, é preciso aumentar seu controle de consumo e racionalizar o armazenamento.
Com a criação de regras dentro da solução de Process Mining também é possível estabelecer diretrizes que ajudem a organização a cumprir essa padronização de medicamentos. É possível controlar os estoques, determinando alertas sobre vencimentos, consumos, compras que seguem as normas, ou outras regras que o hospital julgar necessárias para manter essa padronização.
Controle de estoque
Controlar o estoque é um dos pontos mais importantes da gestão de medicamentos hospitalares. Fazer esse controle de forma adequada e automatizada irá garantir a redução de custos, a organização de processos e também a melhoria da experiência e segurança do paciente na instituição.
Para que esse processo seja feito de maneira eficiente, a solução de Process Mining colabora com a monitoração dos consumos, validade e rastreabilidade dos medicamentos. A partir dos dados coletados dos sistemas de informação que sua instituição já usa, a ferramenta de mineração de processos mapeia automaticamente os fluxos e como eles acontecem na prática, em tempo real, e avalia a conformidade dos mesmos, baseada nos modelos ideais estabelecidos previamente.
Assim, sempre que um medicamento estiver a ponto de vencer, em falta ou em grande quantidade no estoque, sua equipe será informada diretamente, de forma prática, por meio da solução.
Quer saber de que outras maneiras a tecnologia de Process Mining pode colaborar com a gestão de medicamentos hospitalares e tornar sua farmácia mais eficiente? Entre em contato com a UpFlux.
