A gestão de leitos é um trabalho muito importante para a manter o hospital eficiente e a organização, competitiva. Seu principal objetivo é administrar a capacidade dos leitos, garantindo que estejam disponíveis para atender a demanda de pacientes.
Muitos hospitais enfrentam desafios culturais, políticos e de infraestrutura no gerenciamento de suas operações. Isso inclui a falta de tecnologias que possibilitem a transparência na informação sobre a ocupação dos leitos.
Neste artigo, você vai conhecer alguns desafios e as boas práticas para realizar uma gestão de leitos com excelência. Também terá dicas para melhorar a performance da gestão e cumprir os resultados esperados pelo hospital. Leia adiante para saber mais.
O que é Gestão de Leitos Hospitalares?
A gestão de leitos hospitalares é um processo que controla ocupação e provisionamento de camas para pacientes eletivos e ou de emergência.
Além de gerenciar a disponibilidade e condição desses espaços, a gestão de leitos prevê organizar todos os serviços necessários. É responsável por cuidar de tarefas administrativas, transação de documentos, liberação e atuação dos profissionais envolvidos.
Gerenciar leitos hospitalares é um processo complexo que envolve todo o ciclo do paciente, da sua admissão à liberação do leito. É necessário garantir que os equipamentos estejam em boas condições, manter a limpeza e a rouparia dos leitos, e tornar os utensílios disponíveis.
Quando feita de forma eficiente, essa gestão garante uma boa dinâmica para entrada e saída de pacientes. O impacto positivo é percebido na performance do hospital, estabilidade financeira e posição competitiva da organização.
A gestão eficiente de leitos hospitalares garante melhor atendimento aos pacientes e um uso mais adequado da capacidade do hospital. Isso é primordial porque, muitas vezes, os leitos são recursos escassos.
Pela portaria nº 3.390, o Ministério da Saúde trata e respalda o gerenciamento de Leitos em seu artigo 5°. Ele se refere ao Gerenciamento de leitos como “dispositivo para otimização da utilização dos leitos, aumentando a rotatividade dentro de critérios técnicos, visando diminuir o tempo de internação desnecessário e abrir novas vagas para demandas represadas”.
A gestão de leitos é afetada por diversos fatores diariamente. Assim, se torna essencial que os processos sejam muito bem definidos. Isso porque é necessário controlar a taxa de ocupação, contar com profissionais qualificados e sistemas de informação que simplifiquem o planejamento e monitoramento.
Qual é o objetivo da gestão de leitos?
A gestão de leitos é a administração da capacidade operacional e disponibilização de camas e espaços adequados para o cuidado ao paciente durante seu atendimento. A premissa básica é controlar a ocupação e direcionar esforços para otimizar o giro de leitos para atender a demanda de pacientes.
Para a eficiência desse processo, é preciso usar os leitos de forma adequada. Algumas formas são manter o paciente no hospital o tempo de permanência realmente necessário. Para isso, é preciso planejar e monitorar o uso de leitos, estabelecer protocolos claros para a admissão e desocupação de pacientes. E também fortalecer a comunicação entre os profissionais envolvidos na gestão de leito.
Já vimos que a gestão de leitos tem um objetivo claro. Mas o impacto da operacionalização desse gerenciamento é muito maior para todo o atendimento ao paciente, e vital para o hospital. A seguir você verá a importância desse controle.
Qual é a importância da gestão de leitos?
A gestão de leitos garante que o hospital consiga ofertar um atendimento eficiente e de qualidade ao paciente, com os recursos necessários para oferecer segurança e a melhor experiência.
Uma gestão ineficiente de leitos pode causar indisponibilidade de espaços adequados, que, por sua vez, prejudica a qualidade do atendimento ao paciente. Quanto mais tempo um paciente esperar por uma cama, mais sua condição de saúde é afetada. Isso pode decorrer do cancelamento ou adiamento de procedimentos eletivos, podendo até mesmo levar a complicações mais graves.
De acordo com um estudo publicado na Revista de Gestão em Sistemas de Saúde, intitulado “O Desafio de Mapear Variáveis na Gestão de Leitos em Organizações Hospitalares Privadas”, 29,1% dos procedimentos médicos são cancelados devido à falta de leitos disponíveis. Isso tem um impacto significativo na receita e no potencial competitivo das instituições hospitalares, já que sua reputação pode ser prejudicada.
Uma condição ainda pior que o adiamento das cirurgias eletivas é a admissão do paciente em um leito impróprio. Pois pode prejudicar sua segurança. Vimos que a falta de leitos para pacientes de Covid-19 evidenciou a escassez de leitos principalmente na rede pública. E que esse é levantado como um dos fatores que causaram a perda de muitas vidas.
A garantia de leitos hospitalares comprova a excelência no atendimento. Pois assim o hospital consegue acompanhar o paciente de forma humanizada.
Também sabemos que o tempo de atendimento é o principal indicador de qualidade na percepção do paciente. Somado a isso, o tratamento aplicado e as condições físicas das instalações e do leito. Em resumo, a gestão de leitos eficiente garante ao hospital:
- Redução do tempo de espera para internação
- Otimização do uso da capacidade instalada
- Redução de custos: se o uso for otimizado, investimentos desnecessários para ampliação são evitados
- Redução do tempo de permanência do paciente
- Redução da ansiedade, estresse e frustração dos profissionais da saúde
- Segurança e boa experiência ao paciente
- Maior agilidade para liberar leitos
A gestão de leitos é essencial para a vantagem competitiva de uma organização, assim como para sua sustentabilidade financeira e eficiência operacional. Mas para isso, os profissionais precisam estar atentos aos desafios e principalmente, às soluções para superá-los.
Leia também:
- 4 maneiras de melhorar o giro de leitos com tecnologia
- Como reduzir o tempo de permanência hospitalar?
- Ciclo de receita hospitalar: como tornar seu processo mais eficiente?
Principais desafios da gestão de leitos
Você já viu que o processo de gerenciamento de leitos é complexo. E para tornar esse cenário ainda caótico na grande maioria dos hospitais, algumas situações desafiam as operações estratégicas da gestão.
A gestão de leitos é um processo que muitas vezes não se desenvolve com a operação mais adequada. Isso se deve a desafios culturais, políticos e de infraestrutura.
A organização dos processos e busca por informação são fundamentais para o seu funcionamento. Mas, muitas vezes, essas tarefas são realizadas de forma manual ou através de planilhas. A seguir, listamos alguns dos principais desafios enfrentados na gestão de leitos:
Profissionais qualificados
Os profissionais à frente da gestão de leitos precisam contar com competências específicas. Entre elas, o conhecimento multidisciplinar. É ideal que entendam sobre liderança, gestão de contratos, planos de saúde, legislação aplicada a saúde, cadeia de suprimentos e sistemas de informação.
Imagine encontrar alguém com todas essas habilidades necessárias para ser um gestor de leitos hospitalares! Com o conhecimento também sobre gestão de processos, este profissional tem grandes chances de realizar uma gestão eficiente.
Organização dos processos
Se o processo já é complexo, imagine se estiver desestruturado. Além da gestão, a equipe deve ter de forma clara a operação adequada de todos os processos envolvidos. Isso permite oferecer um atendimento ao paciente com excelência. Processos claros são primordiais.
Ter consistência no registro e compartilhamento de informações sobre cada leito é essencial para evitar má interpretação e erros na operação.
Descubra algumas dicas para organizar os processos da gestão de leitos mais abaixo.
Disponibilidade e integração da informação
Ter informação descentralizada e dispersão no registro de dados da organização é um dos principais desafios da gestão. Isso causa a dificuldade para compreender o processo e a previsão de ter leitos disponíveis. Ou seja, prejudica o planejamento de procedimentos.
O processo de gerenciar leitos é dependente de diversas áreas do hospital, como administrativas, cirúrgica e médica. Para que toda a equipe tenha as informações necessárias, a comunicação entre todas os setores deve ser fluída e em tempo real.
Com a tecnologia certa é possível monitorar os indicadores da gestão de leitos, como a disponibilidade e os tempos para liberação.
Como fazer gestão de leitos?
Mesmo complexa, a gestão de leitos pode seguir um plano envolvendo pessoas, processos e tecnologias. Confira abaixo!
Invista tempo para o planejamento
Todo processo eficiente precisa de planejamento. É o que definirá objetivos e metas para guiar a implementação de ações e organização dos recursos físicos, digitais e humanos.
O planejamento é importante para documentar os profissionais envolvidos e suas atribuições, os recursos disponíveis ou ainda necessários, definição de processos e fluxos.
Faça o mapeamento dos fluxos
Mapear o processo de gestão de leitos é fundamental para acompanhar admissão, movimentações e alta de pacientes. Também ajuda no controle da higienização e manutenção dos leitos. Dessa forma, é possível entender e estabelecer os procedimentos necessários para garantir eficiência e qualidade na gestão.
O mapeamento permite identificar também as falhas que acontecem de forma recorrente. Desta forma, possibilita adequar os fluxos de acordo com a rotina das equipes e profissionais envolvidos. Com o fluxo bem mapeado é possível padronizar processos para ter uma operação mais eficiente.
Identifique os principais problemas atuais
Com os fluxos e processos mapeados, é o momento de reconhecer os gargalos para realizar mudanças e melhorias. É possível avaliar também a origem de demanda e diferenciar o volume (por exemplo, UTIs pediátricas normalmente demandam menos leitos que as demais). A análise do processo facilita direcionar as resoluções.
Defina indicadores de desempenho
“O que não é medido não é gerenciado”. A frase de Robert Kaplan e David Norton mostra que estabelecer metas e objetivos não é o suficiente para alcançar a excelência operacional. Uma boa gestão de leitos precisa mensurar o desempenho do processo para saber como aperfeiçoá-lo.
Alguns Indicadores-Chave de Desempenho (KPI) devem ser monitorados de perto para medir a performance da operação. Para a gestão de leitos, os mais comuns são:
- Ocupação de leitos: a taxa de ocupação hospitalar é calculada com o volume de pacientes/dia e de leitos/dia de um período. Segundo referências internacionais, o valor adequado para esse indicador deve estar próximo a 85%. Mas é sempre necessário avaliar o contexto de cada hospital.
- Média de permanência: é encontrada com o número de pacientes em um período dividido pelo número de saídas no mesmo período. Entenda saídas como altas, transferências ou óbitos, e considere que a média de permanência é influenciada por cada condição específica de saúde.
- Intervalo de substituição: é o tempo médio em que um leito fica desocupado. Compreende o tempo entre a saída de um paciente e a entrada de outro. Para chegar a esse número, basta multiplicar a taxa de desocupação pela média de permanência em dias. E, ao final, dividir o resultado pela taxa de ocupação.
- Giro ou rotatividade de leitos: o giro de leitos hospitalares representa o nível de utilização em um período específico. Seu cálculo leva em consideração a divisão o volume de saídas de pacientes no período analisado pelo número de leitos do mesmo período.
Invista em tecnologia de gestão
Imagina ter que calcular e acompanhar todos os indicadores necessários e, ainda, verificar a disponibilidade de leitos de forma manual. Sem dúvida, é impossível ter uma instituição saudável e competitiva sem contar com tecnologias para auxiliar na gestão hospitalar.
Uma tecnologia inteligente para a gestão de leitos facilita o acesso à informação, simplifica o controle do processo e ao monitoramento dos indicadores. Ela agiliza atendimentos e melhora a eficiência do hospital.
Gestão de leitos: como escolher um software?
Um software adequado para a gestão de leitos permite o funcionamento pleno e eficiência do processo, além de garantir transparência sobre a disponibilidade de leitos.
Os profissionais poderão contar com a integração e centralização de dados da organização, o que ajuda a tomar decisões de forma mais assertiva e dar agilidade nos processos de atendimento. A escolha de um software levará em conta os objetivos, metas e necessidades de cada hospital e gestão.
Em um cenário com pouca transparência sobre o desempenho e disponibilidade dos leitos, uma solução que permite o entendimento e controle dos indicadores e dá autonomia para obtenção dos dados e apoio a tomada de decisão é o ideal. É o caso de Process Mining, solução que entende dados e trás transparência para o acompanhamento dos processos, além de controlar os status de forma automatizada.
Gestão de leitos: como escolher um software?
Um software adequado para a gestão de leitos permite o funcionamento pleno e eficiência do processo. Também garante transparência sobre a disponibilidade de leitos.
Ao utilizar um software, os profissionais podem contar com a integração e centralização de dados da organização. Esta organização os ajuda a tomar decisões de forma mais assertiva e dar agilidade nos processos de atendimento. A escolha de um software levará em conta os objetivos, metas e necessidades de cada hospital e gestão.
Vivemos em um cenário com pouca transparência sobre o desempenho e disponibilidade dos leitos. Por isso, é ideal contar com controle dos indicadores e dados para apoio à tomada de decisão. É o caso da tecnologia de Inteligência Artificial e Process Mining. A solução entende dados e entrega transparência para o acompanhamento dos processos, além de controlar os status de forma automatizada.
Como IA e Process Mining apoia a Gestão de Leitos?
Process Mining é a solução para gerenciar o processo de forma inteligente. A plataforma da UpFlux conta com esta tecnologia. Ela permite o conhecimento do processo com base em dados, monitoração dos indicadores de desempenho e implementação de regras para controle automatizado.
UpFlux é a plataforma #1 de Inteligência Artificial e Process Mining da América Latina. Tem ajudado grandes hospitais a alcançarem um nível superior de eficiência em processos.
A partir de uma conexão com o ERP ou prontuário eletrônico do hospital. A solução de IA e Process Mining entende e organiza dados para oferecer transparência total sobre a disponibilidade dos leitos. Também oferece maior autonomia para a tomada de decisão da equipe.
Kanban para gestão de leitos
O kanban da UpFlux apoia na gestão a vista dos leitos hospitalares, permitindo a visualização em tempo real da disponibilidade de leitos. As regras configuradas na plataforma movimentam automaticamente o leito pelas colunas de status do kanban.
Algumas das etapas podem ser: Leito Livre; Leito em Uso; Aguardando Higienização; Em higienização; Paciente com Alta Médica e sem Alta Hospitalar; e Manutenção/Isolamento.
Dashboards
A UpFlux possui dashboards para acompanhamento da eficiência do cenário dos leitos hospitalares. A partir desses painéis de análise, é possível monitorar e avaliar os indicadores de desempenho e acompanhar os tempos entre cada etapa do processo. Também é possível visualizar em tempo real o volume de leitos com status de disponibilidade, perfil da utilização, e muito mais.
Entendeu como UpFlux ajuda a melhorar a performance da gestão de leitos?
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