A redução de custos é um desafio comum para gestores de empresas de diversos setores. No entanto, essa questão se torna ainda mais complexa nos hospitais, onde é fundamental que as decisões de gestão não comprometam a segurança e a qualidade do atendimento ao paciente.
Para aumentar a eficiência da gestão financeira hospitalar, gestores estão recorrendo a tecnologias para aumento da visibilidade dos processos. A Inteligência Artificial, associada ao Process Mining (ou Mineração de Processos), permite uma visão detalhada do processo e o monitoramento contínuo e em tempo real das atividades.
Para a gestão financeira, esse acompanhamento possibilita monitorar custos e identificar oportunidades de redução de desperdícios sem interferir no cuidado ao paciente. A seguir, entenda como a tecnologia atua para apoiar gestores e hospitais na otimização de recursos financeiros.
Como a visão do processo ajuda a monitorar custos hospitalares?
Todo os investimentos em um hospital constituem os custos hospitalares. Isso significa que todos os processos necessários para que o hospital mantenha seu funcionamento devem ser observados pela gestão de custos.
Esses investimentos incluem materiais de limpeza e higienização, custos dos profissionais, energia elétrica, medicamentos, insumos e equipamentos. Também se referem a todos os gastos com itens necessários para que a instituição proporcione o melhor atendimento ao paciente. Ou seja, também diz respeito a processos assistenciais e atividades de apoio.
O uso de materiais para assistência e os procedimentos realizados também impactam diretamente no custo de uma linha de cuidado. Por isso, este acompanhamento faz parte de uma boa gestão de custos hospitalares.
Uma boa gestão de custos hospitalares envolve analisar quais procedimentos geram mais custos do que rendimentos.
Por este motivo, o objetivo de uma gestão de custos hospitalares é organizar as despesas e administrá-las da forma correta para que isso não afete a sustentabilidade financeira do hospital. Mas tudo isso precisa ser realizado considerando a manutenção ou melhoria da qualidade no cuidado ao paciente e das condições de trabalho dos colaboradores.
Para alcançar uma gestão que contemple todas essas especificidades, hospitais têm adotado a perspectiva de gestão de processos. Aplicada no processo financeiro, ela permite uma visão detalhada das oportunidades para reduzir custos hospitalares enquanto aponta a causa raiz de valores excedentes aos planejados.
Quais são os custos hospitalares?
Para compreender como cada ação impacta na saúde financeira de um hospital, primeiramente precisamos entender melhor alguns conceitos que fazem parte desse tema.
- Gastos: se aplicam a todos os bens e serviços recebidos, representando todo consumo financeiro da organização para obter bens e serviços, mediante pagamento;
- Investimentos: gastos realizados em função da utilidade futura de bens ou serviços obtidos, ou seja, o valor investido em sua aquisição é amortizado pelo benefício da utilização;
- Custos: são os gastos relativos a bens ou serviços utilizados na produção de outros bens ou serviços, sendo relacionados à prestação de serviços, o que faz com que englobem custos fixos e variáveis;
- Perdas: são bens ou serviços consumidos de forma anormal, involuntária e imprevista.
Desta forma, para que a gestão de custos hospitalares seja eficiente, é preciso entender esses conceitos. Na prática, sejam materiais que geram custos diretos ou indiretos no cuidado ao paciente, fixos ou variáveis, tudo precisa estar disponível e organizado para que o serviço seja executado da melhor maneira pelos profissionais.
Como gerir custos hospitalares?
Para maior controle sobre as despesas, a separação dos gastos por departamento pode ser uma boa ideia. Essa organização confere melhor panorama dos custos hospitalares, além de permitir a visualização comparativa entre eles. Após esta organização, siga estes 5 passos:
- Identifique os custos da sua instituição, reunindo e organizando uma lista de itens, e contando com outros colaboradores para realizar esse trabalho. Opte pelo meio digital para não ter retrabalhos.
- Identifique as linhas de cuidado que geram maior custo, quais têm o melhor retorno financeiro e quanto custa sua atuação em cada uma delas;
- Classifique despesas e reconheça o papel de cada gasto dentro da instituição. Tudo é importante, mas é preciso classificar o que é de extrema importância e o que é secundário.
- Trace suas metas de acordo com os custos hospitalares indispensáveis, determinando o que é atingível e como será o caminho para chegar até esse objetivo.
- Reduza custos hospitalares de forma inteligente e sustentável, baseado em dados e informações concretas.
Observe que traçar as melhores oportunidades para a otimização dos custos hospitalares não é uma tarefa fácil. Por isso, contar com tecnologias aplicadas à saúde otimiza tempo da gestão e garante processos mais organizados. Neste sentido, a Inteligência Artificial não apenas organiza processos, mas gera alto impacto na administração hospitalar.
5 benefícios da Inteligência Artificial para a gestão de custos hospitalares
A Inteligência Artificial em conjunto com a tecnologia de Process Mining tem ajudado instituições na descoberta, monitoração e melhoria de processos a partir da extração de dados de prontuários eletrônicos e sistemas ERPs que essas organizações já utilizam no seu dia a dia. A partir desses dados, a plataforma mapeia processos e oferece insights para dar mais confiabilidade à tomada de decisão.
Conheça a seguir 5 benefícios que as instituições de saúde têm ao adotar essas tecnologias para otimizar custos hospitalares.
Redução de desperdícios com materiais
Questionar erros e desvios em materiais usados após o seu desperdício é uma medida pouco eficiente. Mas olhar para trás e conseguir visualizar quais foram os erros e desvios na utilização de materiais fornece insumos para a melhoria do percurso.
A Inteligência Artificial faz essa varredura e ainda permite identificar padrões e processos relacionados ao mau uso de materiais e outros recursos. Além de direcionar ações corretivas para que processos inteiros sejam melhorados, a tecnologia sinaliza riscos de custos desnecessários para que as melhores decisões sejam tomadas antes que desperdícios ocorram.
Assim, a equipe assistencial consegue visualizar onde o problema está ocorrendo em tempo real para resolvê-lo na mesma hora. Isso é possível porque IA e Process Mining realizam um mapeamento automático de processos, apontando gargalos, desperdícios e desvios ao longo de uma jornada, e sua relação com custos.
Ao fornecer insights para a redução de ineficiências, a gestão hospitalar consegue direcionar planos de ação para eliminar a causa raiz de problemas que causam custos excedentes e não planejados.
Redução de custos com tempo gasto a mais dos profissionais
Na plataforma de IA, é possível definir regras de automação que indicam ao usuário sempre que um processo foge do padrão, como o desvio de um paciente de seu protocolo gerenciado. Isso permite que o profissional consiga distinguir quais tarefas merecem a sua atenção e reparo, bem como as que estão em pleno funcionamento, em um simples painel de gestão à vista.
Dessa forma, com as regras determinadas e automatizadas, o time assistencial consegue visualizar um quadro para gestão por Kanban, onde as operações com não conformidade ficam destacadas em vermelho, enquanto as em conformidade ganham um destaque em verde. Nesse formato de monitoração, é possível melhorar a produtividade e, consequentemente, reduzir custos hospitalares decorrentes do gasto de tempo dos profissionais.
Veja abaixo como o Kanban da plataforma de IA evidencia para a equipe os casos que sofreram violações de acordo com as regras estabelecidas (em vermelho), das que seguiram corretamente (em verde).
Monitoramento dos custos durante o tratamento dos pacientes
Analisar custos hospitalares de forma contínua é essencial. Para isso, é imprescindível saber de onde eles vêm e quais processos envolvem cada investimento. A IA oferece análises e relatórios contínuos sobre a eficiência dos processos de uma instituição.
Assim, a gestão pode acompanhar os custos durante o tratamento do paciente e não ter acesso aos valores gastos somente quando há a alta hospitalar. Isso é possível porque a tecnologia permite analisar continuamente a jornada do paciente para que os hospitais possam antecipar problemas e resolvê-los antes que causem prejuízos.
Diferentemente de uma solução de Business Intelligence (BI), a plataforma de IA e Process Mining não só disponibiliza essas análises e relatórios como também gera insights sobre os processos em questão. Ou seja, o nível de análise é mais profundo, apontando erros e problemas que ocorrem pelo caminho.
Veja abaixo um painel gerado com a IA para monitorar a realização de cirurgias:
Redução do número de glosas
As glosas impactam diretamente no faturamento hospitalar, acarretando custos não planejados. Uma das causas dos erros que implicam nesse tipo de problema é justamente o uso de planilhas e cadernos para fazer cadastros e cálculos manualmente, que geralmente não batem com as informações da operadora de saúde. Além disso, esse tipo de trabalho demanda um tempo desnecessário dos profissionais.
Primeiramente, digitalizar esse processo é primordial. Depois, contar com tecnologias que ajudem a monitorar e identificar erros e desvios nas autorizações de procedimentos, pode ajudar a instituição a reduzir custos hospitalares decorrentes de glosas.
Identificação da causa raiz dos custos
Muitas vezes as instituições querem cortar gastos, mas sem se basear em dados e informações concretas. Esse corte sem embasamento pode gerar falhas graves que afetam o funcionamento da organização. Desse modo, entender a causa raiz de alguns problemas pode ser exatamente o que a instituição precisa.
Isso é possível devido ao mapeamento dos processos feitos dentro da plataforma, que permite compreender o caminho traçado e o desejado em cada fluxo. A partir dessas análises e os insights gerados pela IA, a gestão chega ao melhor resultado para estabelecer quais cortes devem ser evitados e quais devem ser mantidos.
Lembra quando falamos que com IA e Process Mining é possível ter uma análise mais profunda de processos? A ferramenta da UpFlux vai muito além dos dashboards para monitoração de KPIs. Com a solução, os hospitais conseguem analisar cada caso de atendimento com o ponta a ponta da jornada de cuidado.
Outro aspecto que deve ser considerado para uma gestão eficiente é a monitoração de processos por uma visão de custo. Contar com a tecnologia certa para isso é fundamental. Veja abaixo a visão de processo com a perspectiva de custo na ferramenta de IA da UpFlux:
Esses são apenas alguns dos benefícios da tecnologia, que tem sido utilizada por hospitais com diferentes focos, principalmente:
- para que profissionais da saúde acompanharem a jornada do paciente e aumentem a inteligência de decisão sobre cuidados, procedimentos e altas;
- para que a gestão possa garantir uma adequada ocupação da capacidade instalada com um eficiente giro de leitos;
- e também para o acompanhamento do ciclo de receita hospitalar, em que gestores financeiros podem otimizar o fluxo de caixa com o apoio da IA.
Todos esses usos da tecnologia contribuem para otimizar a gestão de custos hospitalares, que é um dos componentes essenciais para a sustentabilidade financeira da instituição. Outro aspecto que deve ser considerado neste sentido é o tempo de faturamento hospitalar. A IA da UpFlux tem uma solução específica para aumentar a inteligência do Ciclo de Receita Hospitalar e acelerar o faturamento.
Como fazer uma gestão inteligente do Ciclo de Receita Hospitalar com IA
A IA da UpFlux tem ajudado hospitais a desenvolver uma gestão inteligente do Ciclo de Receita Hospitalar.
A plataforma reduziu o tempo de faturamento de contas médicas em 68% em um Centro de Saúde de Referência no Brasil, melhorando o fluxo de caixa e gerando o custo evitado de R$2 Milhões ao ano.
Além de tornar o fluxo de caixa mais rápido e contínuo, e reduzir o tempo total de faturamento, a tecnologia de ponta da UpFlux contribui para:
- Controle e orquestração de ponta a ponta do processo;
- Minimização de perdas de prazo e recursos de glosa;
- Detecção instantânea e gestão de pendências de faturamento;
- Integração da plataforma com calendário de envio para convênios.
Fale agora com um especialista da UpFlux e descubra como podemos contribuir na prática para a sustentabilidade financeira da sua instituição:
