Análise de conformidade com IA: mais eficiência na gestão de riscos e compliance

Para 85% das empresas, o principal desafio de compliance é “identificar, avaliar e monitorar os aspectos de conformidade e regulação aplicados ao negócio”. Este levantamento foi publicado na última pesquisa da KPMG sobre o tema, que avalia desde 2015 a maturidade da área de compliance nas organizações. A mesma publicação apontou a gestão de terceiros e contratos como o principal risco de compliance, representando 100% dos riscos analisados nas indústrias em 2021.

Esta análise de compliance relativa à governança é a mais comumente encontrada nas organizações, mas não é a única. Também chamada de análise de conformidade, ela pode ser aplicada a qualquer processo para identificar desvios a regras pré-estabelecidas ou a padrões esperados. Gargalos e erros em processamentos são exemplos de não conformidades em processos que aumentam os riscos para os negócios.

Neste artigo, vamos entender mais sobre análise de conformidade para gestão de riscos e compliance nas empresas.

Para entender o que é análise de compliance, vamos começar pelo seu objetivo: minimizar riscos e erros. Para isso, a análise visa elevar a transparência nas ações realizadas pela empresa, garantindo que tudo esteja em conformidade e dentro das regras. 

Desta forma, o compliance nas empresas tem o papel de criar mecanismos para evitar problemas maiores no futuro, reduzindo as chances de falhas que podem ser prevenidas. O objetivo é mitigar problemas que podem enfraquecer a empresa no mercado ou diminuir sua credibilidade.

É dentro da gestão de compliance que a análise de conformidade ganha força. Com as regras e diretrizes estabelecidas, sejam elas em nível de governança ou operacional, chega a hora de analisar e monitorar o cumprimento dessas regras. 

Cada vez mais os executivos das corporações estão investindo recursos em iniciativas para análise de conformidade, dando mais transparência aos negócios. No entanto, muitos erros cometidos durante as operações afetam esta análise, prejudicando a imagem das empresas e impactando em perdas, inclusive financeiras. 

Neste sentido, a tecnologia pode ser utilizada como um verificador de conformidade. Quando as empresas têm uma gestão eficiente de processos (com o mapeamento dos seus fluxos), entender onde estão os erros que desviam o trabalho da sua trajetória correta se torna mais simples. 

Isso porque as ferramentas tecnológicas permitem uma análise de conformidade a partir de um mapeamento dos processos, rastreando e entendendo onde estão os pontos de falhas que geram uma não-conformidade. 

Consequências da não conformidade na sua empresa

O compliance, ou conformidade, desempenha um papel crucial na gestão empresarial, minimizando riscos legais e operacionais. Também ajuda a promover maior eficiência em todos os níveis da organização. No entanto, quando uma empresa não segue as regulamentações e padrões estabelecidos, ela se expõe a uma série de riscos. A seguir, falamos sobre alguns deles.

Risco legal

A consequência mais óbvia da não conformidade é o risco legal. As empresas que não cumprem leis e regulamentos podem enfrentar penalidades severas, que variam de multas pesadas a sanções mais graves, como a perda de licenças de operação. Além disso, a não conformidade pode levar a processos judiciais dispendiosos que podem prejudicar financeiramente a empresa.

Imagine, por exemplo, uma empresa que não adere estritamente às suas políticas de aprovação de compras no processo de aquisição (P2P). Um funcionário pode se aproveitar dessa falta de controle ou agir por imperícia (falta de experiência) e fazer uma compra significativa sem necessidade ou sem a devida autorização. Isso não só resulta em um gasto desnecessário que afeta negativamente o fluxo de caixa da empresa, mas também pode levar a um excesso de estoque, desperdício e ineficiências operacionais.

Risco de reputação

A não conformidade também pode ter um impacto significativo na reputação de uma empresa. Em uma era onde a transparência é valorizada, as empresas que não seguem regras podem sofrer danos de imagem pública. Isso pode resultar em perda de confiança dos clientes, diminuição da lealdade à marca e significar até mesmo a perda de negócios.

Além disso, a não conformidade pode levar a ineficiências operacionais.

Quando os processos não estão em conformidade com os padrões estabelecidos, podem ocorrer erros e atrasos que afetam a produtividade e a eficiência. Isso pode resultar em custos operacionais mais altos e menor lucratividade.

Por exemplo, se uma empresa não estiver em conformidade com as leis de privacidade de dados, ela pode enfrentar multas pesadas. Além disso, a violação de dados resultante pode levar a danos significativos à reputação da empresa, pois os clientes podem perder a confiança na capacidade da empresa de proteger suas informações pessoais.

Proteger a confiança do cliente é uma das responsabilidades esperadas de uma gestão de riscos e compliance, o que faz a garantia de confirmidade ser essencial para o sucesso a longo prazo de qualquer empresa.

4 erros comuns na análise de compliance

Independentemente da forma como é feita, a análise de conformidade exige um trabalho minucioso de monitoração. Abaixo listamos 4 erros simples que podem colocar tudo a perder. 

1. Ter uma operação sem padronização: a conformidade nos processos das empresas se dá justamente no seguimento das diretrizes e regras estabelecidas. Para que essas regras sejam seguidas, é preciso que a organização crie padrões e processos. Esse tipo de conduta reduz o número de erros, mantém o time na mesma página e viabiliza uma análise de conformidade muito mais eficiente. 
2. Não estabelecer uma cultura organizacional: assim como nos processos de transformação digital ou na criação de novas diretrizes, preparar a equipe para as padronizações necessárias é crucial. Ao padronizar processos internos a organização precisa, necessariamente, orientar sua equipe sobre conformidades e não-conformidades. Quem está à frente das operações precisa entender, melhor do que ninguém, onde estão os erros e desvios para que eles possam ser corrigidos assim que acontecerem. 
3. Não fazer a gestão de dados: ter dados a favor do seu negócio melhora a tomada de decisão e permite criar soluções muito mais estratégicas. Além disso, contar com os dados permite que a identificação de não-conformidades seja feita de maneira muito mais rápida. Entender seus números e ter acesso a eles pode gerar bons indicativos sobre o que acontece realmente dentro do seu negócio. 
4. Achar que a tecnologia não é necessária: é um erro comum achar que a análise de conformidade de forma manual pode ser 100% segura e eficiente. Pode ser clichê, mas errar é humano e essas falhas podem causar um dano muito grande às corporações. Para fazer uma análise de conformidade inteligente e eficiente, o uso de uma ferramenta tecnológica faz toda a diferença para levantar informações, mapear processos e analisar dados.

Aqui estão algumas das principais funções de uma auditoria de conformidade:

1. Verificação de Conformidade
   A função principal de uma auditoria de conformidade é verificar se a empresa está cumprindo todas as leis e regulamentos aplicáveis. Métodos mais comuns de se fazer isso envolvem a revisão de documentos, a realização de entrevistas com funcionários e a observação direta das operações da empresa. Mas há maneiras de fazer isso automaticamente com a ajuda de ferramentas que utilizam IA.
2. Identificação de Lacunas de Conformidade
   Durante a auditoria, são identificadas lacunas de conformidade de quaisquer naturezas, ou seja, áreas onde a empresa não está cumprindo as leis ou regulamentos. Também podem ser identificadas áreas onde a empresa pode melhorar suas práticas de conformidade.
3. Recomendações de Melhoria
   Após a auditoria, é comum que forneçam um relatório detalhando suas descobertas. Ele incluirá recomendações sobre como a empresa pode melhorar suas práticas de conformidade e corrigir quaisquer lacunas identificadas. Com a transformação digital, essas oportunidades de melhoria podem inclusive ser identificadas sem precisar a necessidade da espera por relatórios de terceiros.
4. Monitoramento Contínuo
   A auditoria de conformidade não é um evento único, é parte de um processo contínuo de monitoramento e melhoria. Isso significa que a empresa deve realizar auditorias de conformidade regularmente para garantir que as áreas continuem cumprindo todas as leis e regulamentos aplicáveis.

No entanto, é importante notar que a auditoria de conformidade é apenas uma parte do processo de conformidade. Embora seja uma ferramenta valiosa para identificar e corrigir lacunas de conformidade, ela deve ser complementada por outras práticas, como a implementação de políticas e controles internos e a realização de análises de conformidade regulares.

Implementação de políticas e controles internos para garantir a conformidade

A implementação de políticas e controles internos é um passo fundamental para garantir a conformidade em uma organização. Essas políticas e controles servem como um roteiro para os funcionários, delineando as expectativas da empresa em relação ao comportamento e às práticas de trabalho. Aqui estão alguns exemplos:

1. Políticas de Privacidade e Segurança de Dados
   Estas políticas devem esclarecer como a empresa coleta, usa, armazena e protege os dados pessoais dos clientes e funcionários. Elas devem estar em conformidade com as leis de privacidade de dados aplicáveis, como o GDPR na Europa e a LGPD no Brasil.
2. Políticas de Recursos Humanos
   Estas políticas abrangem uma variedade de tópicos, incluindo contratação, treinamento, avaliação de desempenho, conduta no local de trabalho e procedimentos de demissão. Elas devem estar em conformidade com as leis trabalhistas e de igualdade de oportunidades.
3. Políticas de Conformidade Financeira
   Estas políticas devem estabelecer procedimentos para garantir a conformidade com as leis e regulamentos financeiros, como os requisitos de relatórios financeiros e os padrões de contabilidade.
4. Políticas de Saúde e Segurança
   Estas políticas devem estabelecer procedimentos para garantir a segurança dos funcionários no local de trabalho e estar em conformidade com as leis de saúde e segurança ocupacional.

Os controles internos, por outro lado, são procedimentos ou mecanismos implementados para garantir que as políticas sejam seguidas. Isso pode incluir:

1. Auditorias Internas: avaliações regulares das operações da empresa para garantir que as políticas e procedimentos estejam sendo seguidos.
2. Treinamento de Conformidade: programa de treinamento regular para funcionários para garantir que entendam e sigam as políticas da empresa.
3. Sistemas de Relatórios: que permitem aos funcionários relatarem violações de políticas ou preocupações de conformidade.
4. Monitoramento de Atividades: processo contínuo de monitoramento das atividades da empresa para identificar e corrigir violações de políticas.

A implementação eficaz de políticas e controles internos requer um compromisso da liderança da empresa. A alta administração deve estabelecer uma cultura de conformidade, enfatizando a importância de seguir as políticas e controles internos. Além disso, as políticas e controles devem ser revisados e atualizados regularmente para garantir que permaneçam relevantes e eficazes.

Como realizar uma análise de conformidade: passo a passo

Realizar uma análise de conformidade é um processo essencial para garantir que sua empresa esteja operando de acordo com as leis e regulamentos aplicáveis. No entanto, é um processo que pode ser complexo e desafiador, especialmente em um ambiente de negócios em constante mudança. Confira, a seguir, um passo a passo sobre como realizar uma análise de conformidade de maneira tradicional.

1. Identifique as Leis e Regulamentos Aplicáveis
   O primeiro passo é identificar todas as leis e regulamentos que se aplicam à sua empresa. Isso pode variar dependendo do setor em que sua empresa opera e do local onde ela está localizada. Por exemplo, uma empresa de saúde terá que cumprir as leis de privacidade de dados de saúde, enquanto uma empresa financeira terá que cumprir as regulamentações bancárias.
2. Avalie suas Políticas e Procedimentos Atuais
   Revise suas políticas e procedimentos atuais para determinar se estão em conformidade com as leis e regulamentos identificados. Isso pode envolver a revisão de manuais de políticas, procedimentos operacionais padrão e contratos de trabalho. Por exemplo, você pode precisar revisar suas políticas de privacidade de dados para garantir que estejam em conformidade com o GDPR ou a LGPD.
3. Identifique Lacunas de Conformidade
   Se suas políticas e procedimentos atuais não estiverem em conformidade com as leis e regulamentos, identifique essas lacunas. Isso pode envolver a identificação de práticas que precisam ser alteradas ou a criação de novas políticas e procedimentos. Por exemplo, você pode descobrir que sua empresa não tem uma política adequada para lidar com solicitações de acesso a dados pessoais.
4. Implemente Mudanças
   Depois de identificar as lacunas de conformidade, implemente as mudanças necessárias. Isso pode envolver a alteração de práticas existentes, a implementação de novas políticas e procedimentos e o treinamento de funcionários sobre as mudanças.
5. Monitore a Conformidade
   Após a implementação das mudanças, monitore continuamente a conformidade. Aqui, as auditorias internas e a revisão periódica de políticas e procedimentos entram em jogo.
6. Revise Regularmente
   As leis e regulamentos mudam regularmente, portanto, é importante revisar regularmente sua conformidade. Isso envolve a realização de análises de conformidade em uma base regular, como anualmente ou semestralmente.

Embora esses passos possam parecer diretos, a realidade é que a análise de conformidade pode ser um processo complexo e demorado. As leis e regulamentos estão sempre mudando, e manter-se atualizado pode ser um desafio. Além disso, as abordagens tradicionais para a análise de conformidade podem não ser adequadas para o mundo digital em rápida evolução de hoje. Nos próximos tópicos, abordaremos como se adaptar a essas mudanças e como a tecnologia pode ajudar na sua gestão de compliance.

Adaptação às mudanças regulatórias: como manter sua empresa atualizada

As leis e regulamentações que governam as empresas estão em constante evolução. Para uma empresa manter a conformidade, é crucial que ela esteja ciente dessas mudanças e se adapte a elas de maneira oportuna. Há algumas etapas que uma empresa pode seguir para se adaptar às mudanças regulatórias:

1. Monitoramento de Mudanças Regulatórias
   A empresa deve monitorar regularmente fontes de notícias legais e regulatórias, participar de associações de indústria relevantes e consultar advogados e consultores de conformidade para se manter atualizada sobre as mudanças nas leis e regulamentos.
2. Avaliação do Impacto
   Uma vez que uma mudança regulatória é identificada, a empresa deve avaliar o impacto que essa mudança terá em suas operações. Isso pode envolver a revisão de políticas e procedimentos existentes, a realização de uma análise de risco e a consulta com partes interessadas internas.
3. Atualização de Políticas e Procedimentos
   Depois que o impacto da mudança regulatória é compreendido, a empresa deve atualizar suas políticas e procedimentos conforme necessário. Isso pode envolver a revisão e atualização de manuais de políticas, a realização de treinamentos de conformidade para funcionários e a implementação de novos controles internos.
4. Monitoramento da Eficácia
   A empresa deve monitorar a eficácia de suas atualizações de conformidade. Algumas maneiras mais tradicionais que viabilizam esse monitoramento são formulários de auditorias internas, feedback dos funcionários e revisões manuais periódicas de conformidade. Mas existem formas muito mais atuais de monitorar a eficácia de seus processos (falaremos disso em breve).

Ferramentas para Análise e Gestão de Compliance

A análise e gestão de compliance podem ser tarefas complexas, mas existem várias ferramentas disponíveis que podem ajudar a simplificar esse processo. Aqui estão algumas das mais comuns:

1. Ferramentas de Auditoria
   As ferramentas de auditoria permitem que as empresas realizem auditorias internas de conformidade, identifiquem lacunas e implementem melhorias. Por exemplo, uma ferramenta de rastreamento de auditoria pode ajudar a garantir que todas as etapas da auditoria sejam concluídas a tempo e que todas as descobertas sejam devidamente documentadas e resolvidas.
2. Software de Gestão de Compliance
   Esses sistemas permitem que as empresas monitorem a conformidade em toda a organização, rastreiem mudanças nas regulamentações e gerenciem políticas e procedimentos. Por exemplo, um software de gestão de compliance pode alertar automaticamente a equipe de compliance quando uma nova regulamentação relevante é publicada, ajudando a garantir que a empresa esteja sempre atualizada.
3. Ferramentas de Análise de Risco
   Essas ferramentas ajudam as empresas a identificar e avaliar os riscos de conformidade. Por exemplo, uma ferramenta de mapeamento de risco pode ajudar a empresa a visualizar onde os riscos estão em seus processos de negócios e a priorizar quais riscos devem ser abordados primeiro.
4. Ferramentas de Treinamento
   O treinamento é uma parte crucial da gestão de compliance. As ferramentas de treinamento podem ajudar a garantir que todos os funcionários compreendam as políticas e procedimentos de conformidade da empresa. Por exemplo, um sistema de gestão de aprendizado pode ser usado para entregar treinamento de compliance online, rastrear a conclusão do treinamento e testar a compreensão dos funcionários.

Embora essas ferramentas possam ser úteis, elas têm suas limitações. No mercado existem milhares de soluções que prometem auxiliar organizações na análise de conformidade. E, de fato, para fazer uma monitoração robusta é preciso contar com essas soluções. No entanto, muitas dessas ferramentas fazem análises rasas, gerando dados que pouco revelam sobre o real panorama da organização. 

Muitas dessas ferramentas dependem de processos manuais e podem não ser capazes de lidar com a complexidade e o volume de dados no mundo digital de hoje. Além disso, elas podem não ser capazes de identificar proativamente as lacunas de conformidade. É aqui que as tecnologias emergentes, como Inteligência Artificial e Process Mining (Mineração de Processos), podem desempenhar um papel transformador na forma como se analisa e gerencia a conformidade.

Como vimos, empresas agora estão lidando com volumes maiores de dados e processos cada vez mais complexos. As abordagens tradicionais para a análise de conformidade, que muitas vezes envolvem a revisão manual de documentos e processos ou até mesmo softwares de gestão, geralmente não são aplicáveis em empresas com databases maiores. Isso pode levar a lacunas de conformidade, que podem resultar em penalidades legais e danos à reputação.

Por isso, é cada vez mais importante para as empresas considerarem novas abordagens para a análise de conformidade. UpFlux, líder em IA e Process Mining na América Latina, utiliza algoritmos de IA para analisar os registros de eventos digitais e construir um modelo visual dos processos de negócios, permitindo uma análise de conformidade mais precisa e eficiente. Aqui estão algumas das maneiras como o Process Mining da UpFlux está revolucionando a conformidade:

1. Automatização de Tarefas de Compliance: agiliza tarefas rotineiras associadas à conformidade, como a coleta e análise de dados. Isso não apenas economiza tempo, mas também reduz o risco de erros humanos.
2. Análise de Dados em Grande Escala: muito mais rapidamente do que um humano jamais poderia. Isso permite que as empresas identifiquem tendências, padrões e anomalias que podem indicar problemas de conformidade.
3. Visibilidade Completa do Processo: inclui todas as variações e exceções, o que pode ser extremamente útil para identificar áreas de não conformidade ignoradas por outros métodos.
4. Melhoria Contínua: identifica ineficiências e gargalos que podem ser resolvidos para melhorar o desempenho geral do processo.

Process Mining também possibilita a análise da causa raiz de problemas de conformidade, além de permitir às empresas monitorar o desempenho de seus processos ao longo do tempo e compará-los com os padrões da indústria.

Como dar o primeiro passo?

Bom, agora você já sabe que a solução de Process Mining, ou Mineração de Processos, simplifica o processo de compliance com IA, uma vez que a análise de conformidade é justamente um dos pilares dessa ferramenta. A inteligência dessa plataforma atua extraindo dados de CRMs, ERPs ou outros sistemas de informação que sua organização já utiliza. A plataforma de mineração de processos utiliza esses dados para fazer uma descoberta dos fluxos dos processos da sua empresa, desenhando mapas que espelham a realidade dos acontecimentos, na ordem e tempos em que ocorrem, como na imagem a seguir.

Depois que o mapeamento é feito pela solução, é hora de analisar a conformidade de cada caso. Fazendo a comparação com o modelo de referência do fluxo de trabalho, a plataforma entende os desvios e erros que acontecem na jornada. 

Assim, envia insights e alertas sobre o que está acontecendo para que você e sua equipe atuem em tempo real na correção desses desvios. Com inteligência e agilidade, a solução garante que as normas sejam devidamente seguidas e que sua empresa evite maiores problemas.

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